企業(yè)檔案管理面臨的困惑和策略解析

摘 要：隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)檔案管理工作面臨的壓力也越來越大的，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中最基本的一項工作，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的重要基礎，是記錄企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)劣得失的重要手段。做好企業(yè)檔案管理工作，是每一個企業(yè)在發(fā)展過程中都必須要做到的工作，然而在當前企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在著不少的問題。如何適應企業(yè)不斷發(fā)展的背景，做好企業(yè)檔案管理工作，解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，發(fā)揮出企業(yè)檔案的重要性，是企業(yè)日常經(jīng)營中應該重視的一個問題。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；面臨困惑；解決策略

企業(yè)檔案，指的是在企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中形成的對國家、社會、企業(yè)和個人形成的具有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程中的原始文獻記錄，是培養(yǎng)企業(yè)文化的重要內(nèi)容之一，也是企業(yè)知識管理的重要組成部分。企業(yè)檔案全面反映了企業(yè)在發(fā)展過程中的管理、財務、人事等一系列的活動內(nèi)容，包括文書檔案、技術檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財務檔案、人事檔案等等。企業(yè)檔案管理工作正是對上述的企業(yè)信息進行日常的收集、整理和提取，當前檔案管理隨著時代的變化已經(jīng)逐漸進入了一個新的時期，電子檔案的誕生給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的變化，也導致了現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的安穩(wěn)有序進行。

1 企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理工作的基礎內(nèi)容之一，但許多企業(yè)在日常管理的過程中都只將管理的重點放在日常的經(jīng)營生產(chǎn)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標制定的工作上，并不將檔案管理工作這項基本工作當成管理目標，一直認為檔案管理工作是一項可有可無的工作，在這種錯誤的思想指導下，從企業(yè)的領導層到企業(yè)的員工基層，人員上下都不重視相關的檔案管理工作，給檔案管理工作造成了很多不利的影響。這種情況也導致了企業(yè)對檔案管理工作分配的資源較少，人員和機器設備都不到位，造成檔案管理工作難以得到有效的資源配置，在日常管理工作中出現(xiàn)了較多問題，例如檔案記錄不全、檔案保存措施不當、檔案丟失、檔案記錄失誤等等問題的出現(xiàn)。

1.2 檔案管理設施不齊全或者落后

正如上文所說，部分企業(yè)對于檔案管理工作不夠重視，在對待企業(yè)檔案管理工作的資金分配上也配置資源較少，對于檔案管理工作很少投入太多的資金，造成了在檔案管理工作的過程中管理設施不夠齊全或者已經(jīng)遠遠落后于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。以檔案的保管工作為例，在部分紙質(zhì)檔案的保存過程中，由于檔案辦公室面積太多狹小，導致檔案無法完全放入，只能選擇性的丟棄一部分，同時由于檔案辦公室經(jīng)年潮濕或者擁擠，導致檔案在保存的過程中得不到很好的保養(yǎng)，出現(xiàn)腐爛等情況；此外，當進行電子檔案的保存時，由于保存檔案所用的電腦已經(jīng)太久得不到更新，啟動緩慢或者殺毒軟件太久未曾更新，很容易造成電子檔案的丟失或者被竊，或者導致很多電子檔案找不到相應的存儲空間。這些情況都是由于對待檔案管理工作的投入資金較少，檔案管理的設施不齊全或者落后造成的。

1.3 檔案管理制度不夠健全和完善

首先是在國家層面上，在我國的法律中沒有對各個企業(yè)的檔案管理工作作出明確的和相關的檔案管理規(guī)定，其次是在企業(yè)的層面上，各個企業(yè)缺乏對檔案管理工作的制度標準的要求，這種情況很容易造成檔案管理工作人員的心理松散，對檔案管理工作流程的遵守不夠嚴格，外人很容易就查看或者借閱企業(yè)內(nèi)部檔案，造成企業(yè)檔案信息的流失，嚴重者甚至會給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟損失。

1.4 檔案的開發(fā)利用不夠深入

企業(yè)進行檔案管理工作的目的并不僅僅只是對以往發(fā)展的過程進行一種記錄，事實上，企業(yè)檔案的存在關系著企業(yè)文化的建立、企業(yè)品牌形象的創(chuàng)建、企業(yè)人事變動、企業(yè)財產(chǎn)流入和支出情況等一系列有形或者無形的企業(yè)經(jīng)濟效益。當前企業(yè)在對檔案的開發(fā)利用工作上利用的不到位，只是簡單的將企業(yè)檔案作為日常工作的記錄，沒有對企業(yè)檔案的內(nèi)容進行深度的總結(jié)和提取，欠缺關于檔案內(nèi)容利用的敏感性。

1.5 企業(yè)檔案管理的手段較為落后

當前大多數(shù)企業(yè)采取檔案管理的手段仍然是原始的手工記錄和查閱，少部分企業(yè)已經(jīng)開始實行電子檔案的記錄方式。在某些檔案主體的移交過程中，會存在相當程度上的沖獨行，如何在這些檔案信息中曬選出有利用價值的企業(yè)信息，對這些信息資源進行合理有效的加工利用，實現(xiàn)企業(yè)和職工的共享，是企業(yè)檔案管理工作中忽視的重點。

2 企業(yè)檔案管理工作中問題的解決措施

2.1 加強對檔案管理工作的重視程度

首先是在企業(yè)領導以及管理的層面上，企業(yè)的領導層和管理層應該加強對檔案管理工作的重視程度，注重對企業(yè)相關檔案信息的整理、保存、記錄和瀏覽，制定相關的檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠在企業(yè)內(nèi)得到有效的資源分配；其次是在基層員工的層面上，基層員工也應該加強對企業(yè)檔案管理工作的重視程度，確保配合檔案管理工作的進行，為做好企業(yè)檔案管理工作的提供有效的內(nèi)容支撐。依照這種方法，由上至下的提高對企業(yè)檔案管理工作的重視程度，從而保證企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)日常管理工作中的地位。

2.2 建立相關的檔案管理工作規(guī)定制度

對于企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)領導層應該在收聽基層員工的意見以后，根據(jù)企業(yè)當前的實際檔案管理情況做出細致、有效、合理、科學、標準的檔案管理工作規(guī)定，要求企業(yè)的檔案管理工作能夠有章可依、依章管理，對檔案管理工作過程中的工作人員的工作內(nèi)容、檔案的借閱以及瀏覽過程、檔案的收集和整理以及信息整理的過程、檔案的保存過程等都作出細致的規(guī)定，從根本上規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容。

2.3 提高對企業(yè)檔案的效益發(fā)揮程度和綜合利用程度

企業(yè)檔案不應該只是被企業(yè)束之高閣，企業(yè)內(nèi)部應該加強對企業(yè)檔案信息的進一步深化利用，使其發(fā)揮更深更廣的效益。企業(yè)可以從相關的檔案信息中提取有關企業(yè)發(fā)展歷程中的優(yōu)劣對比，從企業(yè)發(fā)展信息中判定企業(yè)將來的戰(zhàn)略布置，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略建立相關的企業(yè)文化標志和企業(yè)形象，為在企業(yè)發(fā)展過程中立下汗馬功勞的員工建立榮譽墻，對企業(yè)發(fā)展歷程中的關鍵節(jié)點做出描述等等，這些都可以是對企業(yè)檔案的深化利用，為建立企業(yè)文化，培養(yǎng)員工企業(yè)認同度有很大的幫助。

2.4 加強企業(yè)檔案管理信息化的進程

當前世界已經(jīng)是信息化的世界，任何工作在將來都離不開對計算機技術的應用，企業(yè)檔案管理工作也是如此，企業(yè)應該加強檔案管理工作的信息化，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中原始的記錄方式和管理理念，認同計算機技術給檔案管理工作帶來的種種優(yōu)勢，從而利用先進的計算機技術和網(wǎng)絡技術使企業(yè)檔案管理工作變得更加快捷、先進、科學和安全。同時，加快檔案管理工作的信息化進程，還有助于工作人員對檔案信息的收集和提煉變得更加快捷，有助于檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)的價值得到最大的實現(xiàn)，方便企業(yè)更深層次的對檔案進行利用。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理工作中的基礎內(nèi)容，也是不能忽視的工作內(nèi)容之一。隨著時代的而發(fā)展，檔案管理工作的難度也在不斷增大，企業(yè)應該加強對檔案管理工作的重視程度，加強對檔案管理工作的資源分配和資金投入，加強對檔案信息的深化利用，從而更好的適應現(xiàn)代檔案管理工作的需要，提升檔案管理工作的質(zhì)量，幫助企業(yè)實現(xiàn)更加優(yōu)秀的內(nèi)部控制。

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作者簡介

胡曉紅（1968-），女，中級（館員）申報副高（副研究員），湖北省楚天視訊網(wǎng)絡有限公司黃石分公司（原黃石有線電視臺）。