有關醫(yī)院檔案的管理及風險預警和控制的探討

趙鵬

摘 要：本文主要是對醫(yī)院進行分類，并且對醫(yī)院的檔案管理過程中存在的問題進行了分析，進而提出了對檔案管理以及風險預警控制的有關措施。要想能夠培養(yǎng)出高質量的檔案管理人員，必須要求對《檔案法》進行加強學習，以此來提高依法歸理檔案的自覺性，同時也能夠實施檔案的統(tǒng)一管理。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；風險預警；措施

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院的發(fā)展以及建設過程中的一個真實記錄。對于醫(yī)院檔案管理的工作做好就是對國家醫(yī)療衛(wèi)生政策的更好貫徹，同時也能夠更好的保障人民健康的需求。對于檔案的不斷完善不僅能夠更為真實反引出醫(yī)院的發(fā)展，同時也能夠對醫(yī)院工作的連續(xù)性更好的保證。

1 關于醫(yī)院檔案分類

主要是能夠分成為六類：第一是文書檔案；第二是業(yè)務檔案；第三是科技檔案；第四是醫(yī)療法規(guī)定的檔案；第五是事物檔案；第六是特殊檔案。

文書檔案主要是包括文件檔案以及人事檔案。這類檔案能夠在一定程度上為醫(yī)院工作計劃以及決策提供可靠的依據(jù)，為各項工作正常運行的協(xié)調作為有效的參考資料。業(yè)務檔案主要包括醫(yī)院醫(yī)療教學檔案、業(yè)務教學檔案以及科研檔案等?？萍紮n案主要包括醫(yī)院財務檔案、基建檔案以及藥品目錄檔案等，其中管理過程中比較重要的一項就是財務檔案管理。醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有的病案檔案和醫(yī)療司法鑒定檔案，這兩類檔案在一定程度上都具有一定的法律效力，專室管理，依法使用[1]。由于醫(yī)患關系的變化，在一定程度上導致病案受到了前所未有的重視。聲像、電子以及實物檔案包括：醫(yī)院重大事件、醫(yī)療教學教材聲像資料、實物資料等。特殊檔案包括：醫(yī)院在一定程度上作為保障人民群眾健康以及生命安全的主戰(zhàn)場，在一些特殊的時期也會產(chǎn)生特殊檔案，并且在一定程度上具有專門研究的價值以及使用價值，其中有：計劃生育檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、傳染病檔案以及防洪抗旱檔案等。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1醫(yī)院管理相對比較落后，并且檔案具有不高的收集效率，在一定程度上使檔案管理不夠規(guī)范，并且醫(yī)院檔案管理業(yè)不是很主要的業(yè)務，所以在一般情況下，專業(yè)高素質檔案管理人員相對來說是比較缺乏的，檔案缺少科學分類管理，不僅管理模式上比較落后，其設施也是落后的，部分檔案資料出現(xiàn)了嚴重缺失的狀況。醫(yī)院在管理的過程中，相關的各級醫(yī)院在一定程度上制定了適合本院的并且教學健全的醫(yī)院醫(yī)療和后勤管理制度等，但是對檔案管理制度的涉及缺失很少。醫(yī)院目標在管理考核的方案中，沒有把檔案管理納入目標考核，在一定程度上導致檔案的收集效率不是很高，檔案不齊全[2]。

2.2檔案管理在內容上界定不清，管理的范圍相對來說也不是很明確。

2.3檔案管理意識不是很強，具有著比較低的檔案利用效率。

2.4檔案在管理的過程中，比較分散，并且在一定程度上不利于檔案的安全和完整。

2.5檔案相關的管理人員其業(yè)務水平并不是很高。

2.6檔案工作硬件投入是不足的，檔案的現(xiàn)代化管理水平相對來說不是很高。

3 醫(yī)院檔案管理工作措施

3.1高質量培養(yǎng)相關的檔案管理人員，醫(yī)院在一般情況下對醫(yī)療技術人員素質提高以及繼續(xù)教育是比較重視的，但是沒有把檔案管理人員的素食納入計劃和要求，應該在一定程度上給檔案管理人員進行學習進修的機會，進行系統(tǒng)的檔案知識培訓，在一定程度上深入臨床一線進行研究和調查醫(yī)療、教學以及科研對檔案信息的需求，對檔案管理工作進行不斷的總結和探索，適應檔案企業(yè)的發(fā)展，提高檔案管理水平，不僅讓檔案管理人員的思想觀念能夠適應時代的步伐，同時也讓檔案的管理水平跟上時代的發(fā)展，檔案相關的管理人員一定要慎重的選擇以及培養(yǎng)，對檔案管理的知識一定要掌握，并且對醫(yī)療知識進行了解，不僅要學會分類管理，同時也要進行綜合的利用，對傳統(tǒng)的紙質檔案整理要懂得，對現(xiàn)代化信息技術進行了解，對電子檔案的保管使用要搞好[3]。

3.2對《檔案法》要加強學習，對依法歸檔的自覺性要進行不斷的提高。

3.3把檔案要進行集中統(tǒng)一的管理，不能夠進行分散的管理。

3.4對科學的管檔管理體系進行有效的建立，對檔案管理制度進行健全。

3.5建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，在一定程度上能夠為檔案的開發(fā)和利用提供可靠的依據(jù)。

3.6對醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式進行建立，為檔案開發(fā)和利用提供可靠的依據(jù)。

3.7對開發(fā)進行充分的重視，充分的利用，對檔案的社會效益進行有效的發(fā)揮。

4 對醫(yī)院檔案管理的風險預警以及控制工作進行充分的重視和搞好

4.1 檔案管理風險預警建立的意義

針對醫(yī)院檔案來說，它在一定程度上是醫(yī)院寶貴的財富，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設比較重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理工作過程中的有效憑據(jù)，醫(yī)學科學進行研究的主要基礎。所以檔案管理相對來說是極為重要的，并且其風險也比較大，風險預警在一定程度上是結合外部環(huán)境以及內部條件的變化，對未來的風險不僅能夠進行有效的預測，同時還能夠進行報警。醫(yī)院檔案管理在進行危機預警的過程中，主要是通過風險預警，只有這樣才能夠對保證檔案信息的完整，做到防患于未然。

4.2 對醫(yī)院檔案管理中的風險預警系統(tǒng)進行有效的構建

針對檔案管理風險預警系統(tǒng)而言，它主要有檔案數(shù)量、備份設備數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)在管理過程中的數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量有計算機、打印進以及光盤等。風險方面主要包括：自然災害；人為因素，責任心不強、操作失誤或者是非法聯(lián)網(wǎng)等等，環(huán)境因素有電源質量差、溫濕度不適應[4]?？勾艌龈蓴_、硬件以及軟件問題有網(wǎng)絡安全事件、病毒傳播、惡意信息刪增等，社會安全事件有戰(zhàn)爭或者是恐怖襲擊事件等。

4.3 醫(yī)院檔案應該按照分類對風險評估進行做出

醫(yī)院檔案管理應該依照檔案的分別作出風險評估，把各種檔案管理過程中的風險應該按照其性質以及嚴重的程度或者是影響范圍等相關的因素進行預警，并且把預警在一定程度上分為5級，分別為：特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害等。

4.4 風險在管理過程中控制的實施

一是對風險管理控制系統(tǒng)進行建立；二是定期對風險進行分析和評估；對可能存在的一些風險進行有效的分析和評估。第一，對風險的確定，對可能存在的威脅、危險以及可能出現(xiàn)的問題進行確定；第二如何才能管理好這些風險進行有效的確認，然后再開始行動；第三建立危機警報體系，對危機的級別進行有效的確定，檔案管理一定要危機定級，結合不同的危機級別對不同的處理方式進行有效的確定。第四，對工作人員要不定期的組織進行危機管理的訓練。

5 總結

隨著經(jīng)濟不斷的發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)營和國民經(jīng)濟聯(lián)系的比較緊密，所以應該在一定程度上對醫(yī)院所面臨的風險進行減少，對組織實現(xiàn)經(jīng)營目標的主要關鍵。檔案管理讓檔案能夠得到充分的利用，因此檔案管理人員應該樹立服務意識，進而提高檔案利用率，對社會效益進行充分的發(fā)揮。

參考文獻

[1]石勝軍.淺議醫(yī)院檔案的管理及風險預警和控制[J].新西部（理論版）.2013，12（24）：112-116

[2]許蘋.醫(yī)療風險影響因素分析及預警預控研究[D].第二軍醫(yī)大學.2013，12（24）；145-148

[3]張云霞.醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中外醫(yī)療.2008，12（24）：163-166

[4]徐淳.新時期醫(yī)院人事檔案管理工作重點的探討[J].{H}現(xiàn)代醫(yī)院.2007，12（24）；158-162