高等學(xué)校研究生學(xué)位檔案歸檔模式研究

鄧德成

摘 要：高等學(xué)校研究生學(xué)位檔案是證明研究生獲得學(xué)位的重要材料。隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，每年移交的研究生學(xué)位材料越來越多，研究生學(xué)位檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，本文根據(jù)目前高等學(xué)校在研究生學(xué)位檔案收集、整理中存在難點(diǎn)，提出一些具體的改進(jìn)辦法和建議。

關(guān)鍵字：研究生；學(xué)位檔案；歸檔模式；研究

研究生學(xué)位檔案是高等學(xué)校檔案的重要組成部分，它是證明研究生獲得學(xué)位的重要材料，但隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，每年移交的研究生學(xué)位材料越來越多，研究生學(xué)位檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，本人根據(jù)自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出一些具體的改進(jìn)辦法和建議與大家共同探討。

1 研究生學(xué)位檔案的特點(diǎn)

研究生學(xué)位檔案是培養(yǎng)和授予碩士、博士學(xué)位活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等文獻(xiàn)材料。具體包括： 學(xué)位論文、研究生學(xué)位申請(qǐng)書、授予學(xué)位決議書、學(xué)位論文專家評(píng)議書（多份）、論文學(xué)術(shù)評(píng)語、論文答辯評(píng)定票等。它是研究生培養(yǎng)過程中在教學(xué)與科研方面所形成的具有保存價(jià)值材料的總體，它記載了研究生在校期間的的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)思想和學(xué)術(shù)成果，它是高層次人才培養(yǎng)過程的結(jié)晶。它不僅反映了研究生個(gè)人的教育經(jīng)歷與學(xué)術(shù)水平，也反映了高等學(xué)校整個(gè)研究生教育與管理的基本概況與成就，因此高等學(xué)校研究生檔案管理是衡量一所高校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。

2 研究生學(xué)位檔案收集、整理中存在的難點(diǎn)

1、檔案意識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不重視。檔案工作在高等學(xué)校里面只是起著教學(xué)輔助作用，又不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，加之缺乏宣傳，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深、重視不夠是非常普遍的現(xiàn)象。往往在領(lǐng)導(dǎo)口中是“很重要”，實(shí)際做起來“很次要”，導(dǎo)致檔案經(jīng)費(fèi)投入不足，缺少必要的信息化設(shè)備。各院（系）兼職檔案員也經(jīng)常更換，很多兼職人員或由于事務(wù)過多，或責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)本院（系）的檔案工作往往是兼而不管，制約了研究生學(xué)位檔案的收集、整理工作的順利開展。

2、專職檔案工作人員編制少，任務(wù)重。高等學(xué)校檔案人員處在地位不高、收入偏低、責(zé)任重的工作環(huán)境中，隨著近年來高等學(xué)校擴(kuò)大研究生的招生規(guī)模，研究生學(xué)位檔案工作量大幅增長與檔案專業(yè)人員編制固定不變形成了日益突出的矛盾。工作量大、任務(wù)重、人力不足，大多數(shù)專職檔案工作人員都身兼多個(gè)門類檔案收集、整理工作，往往是忙了這頭，忙不了那頭，經(jīng)常處于疲于奔命的狀態(tài)。

3、研究生學(xué)位檔案歸檔管理制度建設(shè)、規(guī)范化管理有待有一步完善。高等學(xué)校依據(jù)國家的檔案法規(guī)，制定各自的研究生學(xué)位檔案管理辦法，但制度執(zhí)行不力的問題卻十分突出。一方面是研究生學(xué)位檔案管理辦法本身存在缺陷，許多規(guī)定過于原則、抽象、籠統(tǒng)、模糊，可操作性不強(qiáng)。另一方面只是強(qiáng)調(diào)“要如何做”，但對(duì)于違犯者普遍缺乏有效的約束和懲罰辦法。

3 改進(jìn)研究生學(xué)位檔案收集、整理過程的具體辦法

3.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，建立和完善研究生學(xué)位檔案歸檔管理制度

領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對(duì)于研究生學(xué)位檔案工作具有決定性的作用。首先，要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到研究生學(xué)位檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的重要性，才能給予研究生學(xué)位檔案信息化建設(shè)提供必要的資金支持，用于購買計(jì)算機(jī)和超高速文檔掃描設(shè)備。其次，必須建立和完善高等學(xué)校研究生學(xué)位檔案管理制度。要從國家有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)校具體情況出發(fā)，制定和完善《高等學(xué)校研究生學(xué)位檔案收集、整理的管理辦法》，形成分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員，兼職檔案員的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并建立一套由上至下、層層負(fù)責(zé)的監(jiān)督管理體制，明確各自崗位職責(zé)和實(shí)施檢查考核制度，切實(shí)地提高研究生學(xué)位檔案管理工作的水平。

3.2 積極推進(jìn)學(xué)院（系）立卷工作，定期組織兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高學(xué)位材料歸檔質(zhì)量

高等學(xué)校各學(xué)院（系）的兼職檔案人員調(diào)整比較頻繁，有的兼職檔案人員剛參加培訓(xùn)不久，又調(diào)到其他工作崗位，新接手的兼職檔案人員業(yè)務(wù)不熟，難以正常開展檔案工作。因此每年開展研究生學(xué)位材料歸檔工作前，應(yīng)對(duì)各學(xué)院（系）的兼職檔案人員舉辦相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括：（1）明確歸檔內(nèi)容：確定哪些材料應(yīng)歸檔，哪些材料不應(yīng)歸檔；（2）歸檔要求：主要包括檔案材料內(nèi)容和整理的質(zhì)量規(guī)范，要求所移交的每位研究生的檔案材料應(yīng)齊全、完整。（3）立卷方法。結(jié)合研究生學(xué)位檔案的成套性特點(diǎn)，檔案部門首先應(yīng)明確“以研究生個(gè)人為案卷，個(gè)人具體材料為卷內(nèi)文件”的立卷方法，每位研究生的材料為一盒，卷內(nèi)文件要以時(shí)間和材料形成的邏輯關(guān)系為先后順序排列。（3）拆除裝訂：研究生學(xué)位檔案需要進(jìn)行數(shù)字化工作，對(duì)影響掃描工作進(jìn)行的紙質(zhì)材料，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)紙質(zhì)材料不受損害。（4）歸檔時(shí)間：一般要求次年的4月份前完成立卷工作并移交。

3.3 精心設(shè)計(jì)學(xué)位檔案的歸檔流程

（1）建立研究生學(xué)位檔案工作群。利用QQ等即時(shí)網(wǎng)絡(luò)通訊工具建立“研究生學(xué)位檔案工作” 群，開展檔案收集、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以此加強(qiáng)與各學(xué)院（系）之間的協(xié)調(diào)和溝通，積極主動(dòng)了解各學(xué)院（系）正在或者將要進(jìn)行的與研究生學(xué)位相關(guān)的工作情況。

（2）設(shè)計(jì)研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)采集模板。近年來，隨著高等學(xué)校研究生畢業(yè)人數(shù)也增加，每年產(chǎn)生的研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)量也逐年遞增。2014年成都理工大學(xué)的研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)達(dá)到9000余條，傳統(tǒng)的手工錄入信息工作已不能滿足檔案管理的要求。專職檔案員一定要根據(jù)高校檔案管理系統(tǒng)中的學(xué)位檔案數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容、要求與格式，設(shè)計(jì)出研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)采集模板。該數(shù)據(jù)采集模板建議采用簡單易操作EXCEL數(shù)據(jù)表格式，并發(fā)布在“研究生學(xué)位檔案工作”QQ群文件中，要求各院（系）兼職檔案人員下載，并根據(jù)數(shù)據(jù)采集表的要求詳細(xì)填寫內(nèi)容，因?yàn)樵揈XCEL數(shù)據(jù)采集表的內(nèi)容是作為高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源使用，所以一定要求數(shù)據(jù)詳實(shí)、準(zhǔn)確。

（3）研究生學(xué)位檔案的數(shù)據(jù)整理。各院（系）兼職檔案人員按照歸檔要求立卷后，將數(shù)據(jù)錄入研究生學(xué)位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表，將該EXCEL表通過QQ等即時(shí)網(wǎng)絡(luò)通訊工具傳送給專職檔案員。由專職檔案員對(duì)學(xué)位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的每條數(shù)據(jù)編寫檔號(hào)，檔號(hào)是由全宗號(hào)+畢業(yè)年度+分類號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)構(gòu)成。案卷號(hào)以各學(xué)院（系）傳送研究生學(xué)位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的先后流水排序；件號(hào)則是研究生個(gè)人檔案材料的卷內(nèi)順序號(hào)。如201 4屆第一位碩士研究生學(xué)位檔案的第一份材料的檔號(hào)為4-201 4-JXl612-1.0001。并利用高校檔案管理系統(tǒng)的批量導(dǎo)入功能，將編好檔號(hào)的學(xué)位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的信息批量導(dǎo)入高校檔案管理系統(tǒng)，并打印出案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷背脊等，通知各學(xué)院（系）移交研究生學(xué)位材料。

（4）研究生學(xué)位檔案移交工作。在移交學(xué)位過程中，由各學(xué)院（系）兼職檔案員負(fù)責(zé)在每份文件首頁上端右上角的空白的位置蓋上歸檔章，并根據(jù)卷內(nèi)目錄的內(nèi)容填寫檔號(hào)和卷內(nèi)序號(hào)，再由專職檔案人員對(duì)每份材料的內(nèi)容與卷內(nèi)目錄進(jìn)行檢查核對(duì)，簽字確認(rèn)，最后進(jìn)行全文掃描。

（5）研究生學(xué)位檔案數(shù)字化工作。數(shù)字檔案具有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢(shì)——在檔案利用過程中可以避免對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，不受時(shí)間和空間限制通過網(wǎng)絡(luò)傳播實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和利用等。該項(xiàng)工作主要由檔案部門提供計(jì)算機(jī)和超高速掃描設(shè)備，各學(xué)院（系）兼職檔案員負(fù)責(zé)安排人員進(jìn)行學(xué)位材料檔案數(shù)字化掃描，通過超高速文檔掃描儀將每份紙質(zhì)文檔快速掃描成PDF文檔。為保證數(shù)字學(xué)位檔案的打印質(zhì)量和使用，掃描像素設(shè)置不應(yīng)低于300dpi，掃描完成后利用高校檔案管理系統(tǒng)的批量導(dǎo)入功能，直接將PDF文檔批量導(dǎo)入高校檔案管理系統(tǒng)，與學(xué)位檔案數(shù)據(jù)條目進(jìn)行自動(dòng)掛接，實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢和利用一體化服務(wù)。

以上是本人針對(duì)當(dāng)前高校研究生學(xué)位檔案管理工作中存在的一些難點(diǎn)，結(jié)合自身的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)提出了一些改進(jìn)的方法。希望能夠?yàn)橹鸩酵晟聘咝n案管理制度，創(chuàng)新工作方法，大力應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，使高校的研究生學(xué)位檔案管理工作健康發(fā)展做出一點(diǎn)貢獻(xiàn)，共同提高高等學(xué)校檔案管理的工作水平。

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