淺談人事檔案統(tǒng)計(jì)分析

趙金卓?熊珊珊

摘 要：檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案事業(yè)中一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)，檔案事業(yè)的改革發(fā)展、開(kāi)拓創(chuàng)新都離不開(kāi)基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)可以從不同層面的樣本來(lái)分析、研究人事檔案管理理論，把檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從各個(gè)方面有效地拓寬人事檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：淺談；人事檔案；統(tǒng)計(jì)分析

本文為2013年度湖北省教育廳人文社科研究項(xiàng)目“論高校人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作”（項(xiàng)目編號(hào)：13y062）成果之一。

人事檔案統(tǒng)計(jì)工作是人事檔案目標(biāo)管理的基礎(chǔ)性工作，是人事檔案事業(yè)中一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)，檔案事業(yè)的改革發(fā)展、開(kāi)拓創(chuàng)新都離不開(kāi)基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)可以從不同層面的樣本來(lái)分析、研究人事檔案目標(biāo)管理理論，把檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，有利于分析判斷人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確程度，有利于研究改進(jìn)人事檔案管理目標(biāo)中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞，有利于完善人事檔案統(tǒng)計(jì)分析手段，提高人事檔案目標(biāo)管理的整體水平。

1 人事檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作拓寬服務(wù)的新手段

統(tǒng)計(jì)分析是在統(tǒng)計(jì)調(diào)查和整理的基礎(chǔ)上，根據(jù)統(tǒng)計(jì)研究的目的，綜合運(yùn)用有關(guān)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和方法，將數(shù)字資料與具體情況結(jié)合起來(lái)，對(duì)所研究的醫(yī)療衛(wèi)生現(xiàn)象分析研究，從而掌握其發(fā)展規(guī)律[1]。運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)分析方法，對(duì)人事檔案管理工作目標(biāo)中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞進(jìn)行分析研究，可以為有關(guān)部門(mén)制定人事檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律。通過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析掌握檔案工作目標(biāo)管理信息，也可以更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，拓寬人事檔案管理手段，從不同角度提升服務(wù)。

2 利用人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，突出檔案資料收集重點(diǎn)，提高人事檔案管理工作效率

建立資料的收集方案，明確調(diào)查目的和指標(biāo)，是人事檔案工作的基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量的好壞，不僅直接影響到人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)，而且對(duì)全面和準(zhǔn)確地選人、用人起著重要的作用。檔案人員在收集、歸檔、編目等一系列工作中，要經(jīng)常利用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來(lái)判斷各階段各類(lèi)別資料是否齊全，做到通觀全局，心中有數(shù)，從而保證檔案的書(shū)寫(xiě)合格率、歸檔

率、完整率[2]。在實(shí)際工作中按照資料的來(lái)源，將人事檔案分為兩類(lèi)：一類(lèi)是經(jīng)常性資料，

另一類(lèi)是一時(shí)性資料。經(jīng)常性資料包括：人員調(diào)入、調(diào)出，考察、考核，任免，人員填寫(xiě)的履歷表等材料（干部人事調(diào)配科負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)稱(chēng)1組）；自傳材料，加入黨、團(tuán)的材料，政治歷史有關(guān)材料，黨員登記表，獎(jiǎng)勵(lì)材料，違紀(jì)材料（組織、統(tǒng)戰(zhàn)科負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)稱(chēng)2組）；學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料，干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果，繼續(xù)教育學(xué)歷認(rèn)定，（人才、培訓(xùn)科負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)稱(chēng)3組）；人事工資待遇，津、補(bǔ)貼呈報(bào)審批表，職工辭、退、離呈報(bào)審批表（工資科負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)稱(chēng)4組）；一時(shí)性資料包括：實(shí)行《公務(wù)員制度》中形成的招、考、錄等方面的材料；黨代會(huì)、人大會(huì)政協(xié)等會(huì)代表登記表；獎(jiǎng)懲材料；出國(guó)、出境人員登記表等?，F(xiàn)以2012年人事檔案經(jīng)常性資料的收集為實(shí)例進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握人事歸檔材料在單位時(shí)間段中的收集重點(diǎn)：

表1 經(jīng)常性檔案資料收集時(shí)間統(tǒng)計(jì)表 單位：份

分析：通過(guò)（表1）“經(jīng)常性檔案資料收集時(shí)間統(tǒng)計(jì)表”可以觀察到： 2010 年度人事調(diào)配科（簡(jiǎn)稱(chēng)1組）人員調(diào)入、調(diào)出，考察、考核，任免，人員填寫(xiě)的履歷表等，1月-3月材料收集數(shù)量為1135份，高于其他科室，第一季度為收集重點(diǎn)；工資科（簡(jiǎn)稱(chēng)4組）人事工資待遇，津、補(bǔ)貼呈報(bào)審批表，職工辭、退、離呈報(bào)審批表4月-6月材料收集數(shù)量為為1183份，高于其他科室，第二季度為收集重點(diǎn)；人才、培訓(xùn)科（簡(jiǎn)稱(chēng)3組）學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料，干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、繼續(xù)教育學(xué)歷認(rèn)定，7月-9月材料收集數(shù)量為173份，高于其他科室，第三季度為收集重點(diǎn)；組織統(tǒng)戰(zhàn)科（簡(jiǎn)稱(chēng)2組）自傳材料，加入黨、團(tuán)的材料，政治歷史有關(guān)材料，黨員登記表，獎(jiǎng)勵(lì)材料，違紀(jì)材料；材料形成均衡，第三季度略高于其他季度，收集方法平穩(wěn)。

由此可見(jiàn)，將原始材料數(shù)據(jù)加以統(tǒng)計(jì)分析，從不同的側(cè)面、不同的時(shí)間和不同的類(lèi)別反映其不同的內(nèi)容，使枯燥的數(shù)字更直觀醒目了。

3 加強(qiáng)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案工作者的職責(zé)。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案的收集、整理、立卷、歸檔的程序完成后，便進(jìn)入了靜態(tài)的管理階段，檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息資源管理的目標(biāo)和歸宿。檔案信息資源管理的目標(biāo)是最大限度地提供社會(huì)實(shí)踐，在當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期，信息資源建設(shè)將是我國(guó)信息化工作的一個(gè)重點(diǎn)。信息是一種戰(zhàn)略性資源，是現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)力中最新、最活躍、最具有生命力的組成部分，如何將運(yùn)行機(jī)制中的人事檔案統(tǒng)計(jì)分析信息加以科學(xué)的開(kāi)發(fā)與利用，是信息化時(shí)代賦予我們必須加以研究的迫切命題。一方面從檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)入手，匯集檔案目錄資料，并使匯集的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)以查閱、了解、使用情況作為匯集重點(diǎn)，建立目錄內(nèi)容，如：姓名、出生年月、職稱(chēng)、從事專(zhuān)業(yè)、所在科室等方面，利用數(shù)據(jù)庫(kù)將人事檔案建立專(zhuān)任教師、中層人事和一般人事合為一體的目錄檢索，使查閱檔案更加方面、快捷；另一方面將數(shù)據(jù)信息作專(zhuān)題分析，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，按一定目的和要求對(duì)檔案信息分類(lèi)，并根據(jù)其特征進(jìn)行分析，以便相關(guān)部門(mén)有側(cè)重點(diǎn)地掌握所需要的某一專(zhuān)題情況。下面將人事檔案兩組（本科及以上、專(zhuān)科及以下）學(xué)歷利用情況作專(zhuān)題分析：

表2 兩組學(xué)歷人事檔案利用率的比較 單位：卷

以上資料利用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法中的X2進(jìn)行論證：

括號(hào)內(nèi)為相應(yīng)的理論數(shù)[計(jì)算過(guò)程略]分別為：576.78 、 139.22 、 90.22 、21.78

（1）、建立檢驗(yàn)假設(shè)和確定檢驗(yàn)水準(zhǔn)：

H0：兩組學(xué)歷人事檔案利用率相同。

H1：兩組學(xué)歷人事檔案利用率不相同。

（2）、計(jì)算X2：（計(jì)算過(guò)程略）

故：X2 =19.77

（3）、確定P值：先確定自由度（n），然后根據(jù)自由度（n）查X2界值表，確定P值。四格表資料自由度（n）等于1，

查X20.05（1）=3.84、 X20.01（1）=6.63

因?yàn)椋篨2≥X20.01（1） 所以：P≤0.01 有極顯著性意義

（4）、判斷結(jié)果：

根據(jù)：n=1時(shí)，X2值、P值與差別意義的關(guān)系表判斷X2≥X2 0.01（1），所以P≤0.01，拒絕 H0，接受H1，即認(rèn)為有極顯著性意義，接受H1檢驗(yàn)假設(shè)，兩組學(xué)歷人事檔案利用率不同。

分析：對(duì)（表2）“兩組學(xué)歷人事檔案利用率比較”資料進(jìn)行研究判斷：本科及以上學(xué)歷利用率明顯高于專(zhuān)科及以下人事檔案利用率。

4 人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作是檔案部門(mén)創(chuàng)新服務(wù)的新切入點(diǎn)

注重加強(qiáng)相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)，使人事檔案統(tǒng)計(jì)分析工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展，可以借助網(wǎng)上檔案信息系統(tǒng)交流檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提高人事檔案統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)的時(shí)效性和利用效益。檔案統(tǒng)計(jì)所提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和情況分析是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參考依據(jù)，有助于領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)地了解和掌握檔案工作的基本情況，為人事檔案工作的發(fā)展尋找正確的方法和途徑，為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。掌握檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及情況分析，可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供可靠的科學(xué)依據(jù)，為制定檔案發(fā)展計(jì)劃服務(wù)。檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作是相互聯(lián)系、相互依存的，通過(guò)人事檔案統(tǒng)計(jì)分析，可以了解和掌握人事檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，揭示其中存在的問(wèn)題和困難，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高人事檔案業(yè)務(wù)工作水平，充分發(fā)揮其在人事檔案事業(yè)中的積極作用，為人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳永益、何克春.統(tǒng)計(jì)學(xué)原理.中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.1991（492）

[2]趙金卓.“淺談統(tǒng)計(jì)在干部人事檔案中的應(yīng)用”.山西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)（基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)教育版）.2003（541）

作者簡(jiǎn)介

趙金卓（1963-），女，湖北隨州人，大學(xué)本科，研究館員，主要研究方向：人事檔案管理。

熊珊珊（1969-），女，湖北鄂州人，大學(xué)本科，副研究館員，主要研究方向：綜合檔案管理，為本文通訊作者。