文書檔案收集工作中存在的問題及對策分析

黃惠玲

摘 要：隨著時代的進步，我國社會經(jīng)濟的進步，各種企業(yè)的規(guī)模得到迅速的擴大，企業(yè)檔案管理工作越來越受到人們的重視，文書檔案收集工作在企業(yè)檔案管理中占有非常重要的作用，提高文書檔案收集工作能有效的提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文結(jié)合我國文書檔案收集工作現(xiàn)狀，對其存在的問題作簡要分析，并提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵字：文書檔案；檔案收集；存在問題；解決方案

文書檔案收集工作的效率和質(zhì)量是衡量一家企業(yè)檔案管理水平的重要標準，也是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中最基本的一個環(huán)節(jié)。如果文書檔案收集工作的水平得不到提高，那么企業(yè)檔案管理工作將無法正常、高效的進行，對企業(yè)整體的發(fā)展也會造成非常巨大的影響。因此，采取有效的的解決方案對文書檔案收集工作中存在的問題加以修改和完善，能夠有效的提高企業(yè)檔案管理工作的水平，促進企業(yè)日常工作效率的提高，進一步促進企業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展。

1 我國文書檔案收集工作現(xiàn)狀分析

1.1 收集工作不及時

企業(yè)的檔案資料對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，如果檔案資料的收集工作不及時，就很有可能造成相關(guān)資料的遺失。一些資料的遺失可能會對企業(yè)后期工作的開展造成很大的困擾，不僅會降低企業(yè)的工作效率，甚至會給企業(yè)造成難以估量的經(jīng)濟損失。例如：在醫(yī)院機構(gòu)中，如果文書的檔案收集工作不及時，前期病人的治療方案和使用藥物等數(shù)據(jù)遺失，就很可能增加醫(yī)生對病人后期治療的難度，甚至會因此造成一些醫(yī)療事故的發(fā)生，給病人和醫(yī)院帶來巨大的損失。

1.2 資料整合能力不強

文書檔案的收集工作，除了要求工作人員應(yīng)該對相關(guān)資料及時收集之外，對工作人員的整合能力也有較高的要求。根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，目前我國文檔的收集工作中，工作人員經(jīng)常因為對資料的分類整理不明確導(dǎo)致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個檔案管理效率，造成企業(yè)辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。例如：如果檔案資料沒有進行明確的分類整理，當工作中需要一些資料時，相關(guān)人員很難快速、準確的將資料找出，我們都知道“時間就是金錢”，很有可能就是因為在資料的整理時工作人員沒有進行合理的分類整理，耽誤了會議的時間，失去一些商業(yè)機會，從而造成企業(yè)的經(jīng)濟損失，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

1.3 對材料的真?zhèn)伪鎰e不明

一般來說，企業(yè)的文書檔案收集工作應(yīng)該按照一定的工作流程進行，在檔案的收集時應(yīng)該認真仔細的對相關(guān)資料進行真?zhèn)舞b定。如果收集的資料失去了真實性，那么整個收集、歸檔等工作都屬于無用功，沒有實際的工作意義，也失去了檔案的利用價值。在進行文檔的收集工作中需要注意的是，應(yīng)當對文檔資料的原件和復(fù)印件分開存放，以避免資料的遺失造成企業(yè)工作無法正常的運行。

總而言之，我國目前的文書檔案收集工作中還存在著很大的不足，最為主要的三個問題就是：收集資料不及時、對文檔的整理能力不強以及對材料的真?zhèn)伪鎰e不明。檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此加強檔案收集工作的管理，完善檔案收集工作中的不足，對我國企業(yè)的發(fā)展、社會的進步有非常重要的作用。

2 針對我國文書檔案收集工作提出相關(guān)的解決方案

2.1 建立健全的檔案收集管理制度

文書檔案收集工作應(yīng)該有嚴格的管理制度，嚴格根據(jù)國家檔案管理工作指導(dǎo)方針，完善企業(yè)檔案管理制度，針對檔案收集工作中的不足，要提出具有針對性的管理條例。從而保證文書檔案收集工作的科學(xué)性、規(guī)范性、可靠性和真實性，文書檔案收集的相關(guān)工作人員應(yīng)該嚴格的根據(jù)管理條例執(zhí)行，確保檔案收集工作正常、高效的進行。

2.2 加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)

因為文書檔案的收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，對企業(yè)的檔案管理水平和企業(yè)的辦事效率以及企業(yè)的發(fā)展都有著非常重要的影響，因此，企業(yè)應(yīng)該充分的重視檔案收集工作這一職位。工作人員在正式上崗前一定要進行相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，考核合格以后方能進入正式的工作中，并且對在職員工應(yīng)該進行定期的考核，考核內(nèi)容包括對工作職責的認識以及工作表現(xiàn)等等，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員 ，應(yīng)當給予適當?shù)谋頁P和嘉獎，反之，對于在工作中玩忽職守的工作人員，必須給予嚴厲的懲處，例如：適當?shù)目鄢糠止べY，通報批評或者進行再學(xué)習教育等等。這樣能夠有效的保證新入職的工作人員降低因為對工作流程的不熟悉而導(dǎo)致工作的失誤，也能促進在職員工對工作有一份認真負責的態(tài)度，強化文書檔案收集工作的質(zhì)量，提高工作效率。

2.3 完善檔案分類工作，提高利用效率

檔案收集工作如果工作人員沒有嚴格的文檔分類意識，就會大大的降低檔案管理工作的效率，影響檔案管理的質(zhì)量。因此，針對如今文書檔案收集中存在的資料分類不明等現(xiàn)象，各大企業(yè)應(yīng)該切實加強文書管理工作人員的分類和備份意識，通過對工作人員進行理論知識的學(xué)習，以及在公司進行相關(guān)新聞、實例的宣傳等等，旨在時時刻刻的提醒工作人員應(yīng)該注意對檔案的歸納和整理。文書檔案收集的檔案如果能夠得到有效的歸納和整理，將會在一定程度上有效的提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，對企業(yè)的發(fā)展和社會的進步也有非常積極地作用。

3 結(jié)語

綜上所述，文書的檔案收集工作在企業(yè)的檔案管理中占有非常重要的地位，高效率、高質(zhì)量的文書檔案收集工作對企業(yè)的發(fā)展，社會的進步都有一定的促進作用。但是我國文書檔案收集工作普遍都存在著一定的問題，本文根據(jù)我國文書檔案收集現(xiàn)狀提出了一些解決途徑，希望能夠改善我國文書檔案收集工作現(xiàn)狀，促進各企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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