升本背景下的高職院校檔案管理工作實(shí)踐探索

摘 要：本文在闡述當(dāng)前高職院校檔案管理工作存在問題的基礎(chǔ)上，通過明晰升本建設(shè)要求對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，提出了提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；升本建設(shè)；信息化

2012年，國(guó)家制訂了《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)規(guī)劃（2012-2020年）》，明確提出示范性?？茖哟胃叩嚷殬I(yè)院校部分專業(yè)經(jīng)批準(zhǔn)后可以培養(yǎng)本科層次技術(shù)技能人才，到2020年形成大多數(shù)省份都有若干所本科層次高等職業(yè)院校的格局。面臨這一重大政策機(jī)遇，升辦本科高等職業(yè)教育已成為示范性高職院校當(dāng)前所面臨的重大課題。而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要示范性高職院校在學(xué)院管理的各個(gè)方面做好頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。高職院校檔案管理工作對(duì)高職院校提升辦學(xué)水平優(yōu)化育人模式工作等方面起著基礎(chǔ)性的信息服務(wù)作用。在高職院校不斷深化改革的進(jìn)程中，檔案的作用越來(lái)越突出。高職院校在發(fā)展過程中形成的一系列有價(jià)值的檔案，已經(jīng)成為當(dāng)下高職院校不斷調(diào)整步伐和改革發(fā)展力度的有力借鑒，并對(duì)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著不可替代的作用。因此，當(dāng)前高職院校的檔案管理工作對(duì)高職院校的升本建設(shè)來(lái)說有著特殊的意義，我們應(yīng)當(dāng)在對(duì)其重要性的給予充分認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，不斷在實(shí)踐中探索和創(chuàng)新，完善檔案管理工作，為升本建設(shè)提供有力的保障。

1 高職院校檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案信息內(nèi)容分散、不全面

當(dāng)前高職院校的教職工檔案大多以人事檔案的形式存放。人事檔案中反映個(gè)人經(jīng)歷、資歷、科研成果的材料由于種種原因未能及時(shí)補(bǔ)充和更新，無(wú)法準(zhǔn)確地反映教職工的業(yè)績(jī)、學(xué)術(shù)水平等情況。高職院校是專業(yè)人才聚集的地方，反映教師學(xué)術(shù)、科研等業(yè)務(wù)情況的材料并非只保存在人事檔案，而是被分別存放學(xué)校相應(yīng)的管理職能部門，如果要查這部分材料，就要到多個(gè)地方去查閱。一旦有人事調(diào)動(dòng)，往往會(huì)造成只將人事檔案轉(zhuǎn)走，而業(yè)務(wù)檔案、科研成果以及其他與其有關(guān)的檔案材料留在原單位的情況。在學(xué)生檔案方面，由于院系兩級(jí)管理，部分學(xué)生的檔案分散保存在系部和學(xué)生處，尤其是一些學(xué)生黨員檔案，長(zhǎng)期存放在系部，直到學(xué)生畢業(yè)才會(huì)統(tǒng)一放入學(xué)生處規(guī)定的檔案袋內(nèi)。而由于系部缺乏專人保管檔案，在這一過程中，學(xué)生黨員檔案極易發(fā)生缺失、丟失的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理制度不規(guī)范

許多高職院校是由幾所大中專學(xué)校合并而成，由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一、質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的材料甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。

1.3 檔案現(xiàn)代化管理程度低

當(dāng)前大部分高職院校都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案部門雖然配備了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但是檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，僅僅歸檔目錄由計(jì)算機(jī)打印，沒有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，人事檔案從收集整理到保管利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，主要依靠手工操作，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用，工作進(jìn)度慢、勞動(dòng)強(qiáng)度大、利用效率低，這種狀況與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)。

1.4 檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

目前高職院校各部門檔案管理人員大多數(shù)都是兼職檔案管理員，缺乏受過專業(yè)培養(yǎng)的專職檔案管理員。高校檔案管理人員屬于教輔人員，而由于許多高職院校主要致力于引進(jìn)教學(xué)一線老師，限制引進(jìn)教輔人員，因此檔案室的編制有限，這就導(dǎo)致專職的檔案管理人員十分缺乏。兼職管理人員檔案專業(yè)知識(shí)水平較低，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，欠缺使用現(xiàn)代科學(xué)管理手段的能力，尤其在要求檔案信息化、電子化的當(dāng)前，懂得檔案管理和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的復(fù)合型人才較少，特別是缺乏這方面的專職信息技術(shù)員，一些工作人員沒有接受過檔案信息化建設(shè)的專業(yè)教育，缺少專業(yè)理論知識(shí)和基本技能等。人員結(jié)構(gòu)的不合理嚴(yán)重制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。

2 升本背景下高職院校檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

國(guó)家對(duì)示范性高職院校提供的升本機(jī)會(huì)，不僅為許多示范性高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃提供了新的機(jī)遇，也為高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

2.1 借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化成為必然趨勢(shì)

高職院校升本建設(shè)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要建立規(guī)范的檔案管理制度，更要滿足社會(huì)對(duì)高職院校檔案資源與日俱增的需求。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日益成熟，很多高職院校已經(jīng)在著手建設(shè)自己的數(shù)字檔案館，有些檔案館提供的一些全文檔案信息和目錄信息已經(jīng)可以通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱和閱覽。檔案信息的利用方式將會(huì)借助現(xiàn)代信息技術(shù)不斷得到廣泛拓展，更加新穎、實(shí)用、方便的信息利用方式將會(huì)更多地運(yùn)用于高職院校檔案管理工作實(shí)踐中。

2.2 建立健全統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度勢(shì)在必行

主觀上，升本需求要求高職院校具有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度；客觀方面，要做好高職院校的檔案管理工作，首先必須制定科學(xué)合理的檔案管理制度，使檔案管理工作有制度可循。另外，高職院校必須依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》來(lái)進(jìn)行檔案管理，使檔案管理有法可依，有法可循。

2.3 高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)亟待提高

提高檔案管理人員的素質(zhì)不僅是高職院校升本建設(shè)的要求，也是高職院校檔案發(fā)展和建設(shè)的客觀要求。信息背景下，高職院校檔案管理人員扮演者雙重角色，檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要扮演著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、廣泛傳播、利用和開發(fā)數(shù)字化資源的重要角色，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，具備靈活運(yùn)用信息技術(shù)知識(shí)的能力。只有具備雙重角色的能力，才能完全適應(yīng)本科高等職業(yè)院校的檔案管理工作。

3 提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

3.1 廣泛宣傳，增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)

高職院校升本建設(shè)不僅要求檔案管理人員提高檔案意識(shí)，更要力保全體教職工高度重視檔案管理工作，并積極參與到檔案工作中去。因此，學(xué)校要在全校范圍內(nèi)大力宣傳檔案知識(shí)，培養(yǎng)全體教職員工的檔案意識(shí)，讓他們?nèi)媪私馍霞?jí)的檔案政策、方針，學(xué)習(xí)掌握檔案知識(shí)、法律和法規(guī)，在工作中遇到的有價(jià)值的檔案信息要及時(shí)按照各種檔案標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行儲(chǔ)存，自覺的保存檔案信息資源的有效性，積極維護(hù)檔案的完整性和安全性。

3.2 統(tǒng)一制度，構(gòu)建完善的檔案管理體系

建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度，完善檔案管理體系是高職院校升本建設(shè)對(duì)檔案管理工作的基本要求。學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門，上到院領(lǐng)導(dǎo)，下到檔案室、各教輔部門、各系部，都應(yīng)為學(xué)院發(fā)展、改革、人才培養(yǎng)服務(wù)，充分認(rèn)識(shí)改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和重要性。學(xué)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定統(tǒng)一的檔案管理制度，各職能部門和各系部也應(yīng)制定相應(yīng)的部門檔案管理制度。各職能部門和各系部都要配備兼職檔案員，檔案室全面負(fù)責(zé)管理，制定專門的檔案類別，對(duì)兼職檔案員實(shí)施分類指導(dǎo)。

3.3 加大投入，推進(jìn)檔案管理的信息化

高職院校在升本建設(shè)中對(duì)其他項(xiàng)目大量投資的同時(shí)，也要加大檔案部門建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。當(dāng)傳統(tǒng)的手工管理方式逐步被計(jì)算機(jī)技術(shù)取代后，一些必需設(shè)備的裝配和相關(guān)人員的能力培訓(xùn)等都需要大量的經(jīng)費(fèi)。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，高職院校只有投入適量經(jīng)費(fèi)，及時(shí)改變檔案管理模式，及時(shí)更新設(shè)備，最大限度地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極推進(jìn)高職院校檔案管理信息化的建設(shè)，建立數(shù)字化的檔案室，才能不斷提高檔案工作信息化水平，從而大大提高檔案資料工作的效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于學(xué)院的升本工作。

3.4 強(qiáng)化培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校檔案管理人員應(yīng)樹立終身不斷學(xué)習(xí)的觀念，同時(shí)其素質(zhì)的提高不僅需要管理者自己的努力，也需要上級(jí)檔案部門的栽培和為其提供學(xué)習(xí)的條件。為適應(yīng)高職院校的升本需要，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過自學(xué)和培訓(xùn)不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)能力和信息處理能力，強(qiáng)化創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，真正成為既掌握現(xiàn)代技術(shù)手段又適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理的專門人才。

參考文獻(xiàn)

[1] 揚(yáng)友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

[2] 新時(shí)期高校檔案規(guī)范化管理工作實(shí)用手冊(cè)[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2007.

[3] 于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（7）.

[4] 秦美峰.信息時(shí)代下加強(qiáng)學(xué)院檔案管理之探討[J].職教通訊，2013（5）.

[5] 羅慧芳.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（6）.

[6] 向桂芳，計(jì)娜.加強(qiáng)高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（8）.

作者簡(jiǎn)介

童靜（1968-），女，漢族，湖南常德人，現(xiàn)任職于常德職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室，從事檔案管理工作。