在檔案信息數(shù)字化管理環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的社會(huì)化

摘 要：當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，信息資源的廣發(fā)傳遞與快速開發(fā)早已成為了社會(huì)發(fā)展的必然方向。在企業(yè)與社會(huì)服務(wù)過程中檔案信息的數(shù)字化管理所占有的位置已經(jīng)越來(lái)越重要。在檔案信息服務(wù)社會(huì)化的過程中檔案管理部門所起到的作用是越來(lái)越明顯，檔案管理部門能夠有效完善檔案信息資源的管理，讓檔案信息真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。本文主要分析了水電企業(yè)檔案信息社會(huì)服務(wù)與企業(yè)內(nèi)部服務(wù)等兩個(gè)方面，并探討如何讓檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

關(guān)鍵字：信息服務(wù)；社會(huì)化；檔案信息；數(shù)字化管理

我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，在一定程度上帶動(dòng)了我國(guó)信息化的進(jìn)程，在實(shí)現(xiàn)信息化的過程當(dāng)中，合理開發(fā)、整合與運(yùn)用檔案信息資源顯得尤為重要，要想推動(dòng)社會(huì)信息化的進(jìn)程就必須有效利用檔案信息資源，這樣才能推動(dòng)信息化的開展，擺脫“信息孤島”所帶來(lái)的困擾。要想實(shí)現(xiàn)這一美好的理念，就必須運(yùn)用先進(jìn)的管理理念來(lái)統(tǒng)領(lǐng)檔案的信息資源，制定相對(duì)應(yīng)的管理措施，對(duì)信息資源加以整合加工，從而讓檔案信息資源能夠朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與集合化的方向進(jìn)行，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理，才能實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的信息服務(wù)[3]。

因此，在現(xiàn)在信息化發(fā)展迅速的時(shí)代，人們對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)要求也是越來(lái)越嚴(yán)格，檔案信息的數(shù)字化與社會(huì)化功能也慢慢被人們所重視，這對(duì)于水電企業(yè)檔案工作而言無(wú)疑是一個(gè)挑戰(zhàn)同時(shí)也是一個(gè)機(jī)遇，這不僅僅給檔案管理部門提出了更高的要求，同時(shí)還要求相關(guān)管理人員要不斷開拓信息服務(wù)的范圍，以便更好地滿足企業(yè)自身的發(fā)展與服務(wù)社會(huì)的要求。

1 檔案信息數(shù)字化的概念

現(xiàn)階段，水電企業(yè)中大部分檔案都是使用紙質(zhì)檔案、聲像檔案與實(shí)物檔案為載體，其中紙質(zhì)檔案所占的比例是最大。在建設(shè)數(shù)字化檔案館中，檔案部門所收藏檔案的信息數(shù)字化處理已經(jīng)成為了其中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，建設(shè)數(shù)字化檔案信息就意味著面臨巨大的任務(wù)[2]，檔案部門也要結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)應(yīng)用不同的模式進(jìn)行建設(shè)，一般而言，館藏基礎(chǔ)比較好的大型綜合性檔案館，水電企業(yè)檔案部門可以適當(dāng)借鑒，將其先進(jìn)技術(shù)與管理理念合理地運(yùn)用于企業(yè)中來(lái)，成立專門的信息數(shù)字化部門，并依次逐步加大企業(yè)信息的數(shù)字化規(guī)模。

對(duì)于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案而言，想要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，一般會(huì)使用以下三種方式[4]：第一，使用掃描儀進(jìn)行掃描，讓OCR字符識(shí)別軟件進(jìn)行識(shí)別；第二，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行人工錄入；第三，把檔案文件看作是一組圖片，由掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)逐頁(yè)掃描或拍照同傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中制成圖形文件。這三種方法進(jìn)行對(duì)比，第三種方式顯得更加容易操作，企業(yè)中一般的檔案工作人員若能加以培訓(xùn)，就能夠?qū)W會(huì)如何運(yùn)用機(jī)器，工作也能定量化，進(jìn)而降低了差錯(cuò)率，不過圖形文件存儲(chǔ)空間大，若能運(yùn)用先進(jìn)的掃描儀進(jìn)行掃描，檔案信息數(shù)字化肯定能夠進(jìn)一步提高其效率。除此之外，由于圖像掃描能夠?qū)n案原件得以永久保存，也能夠讓利用者在瀏覽文字內(nèi)容的時(shí)候，也能夠看到其他紙質(zhì)檔案的相關(guān)特點(diǎn)，例如原件的圈點(diǎn)、印章、墨跡、之色、批注等等，讓使用者能夠?qū)ふ业礁嗑€索，進(jìn)而得以開展更近一層的研究。通過多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，將水電企業(yè)所有的館藏信息加以數(shù)字化，用數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，聲、圖、文并茂，讓檔案信息的顯示與記錄功能發(fā)揮到極致，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率[1]。

2 新時(shí)期檔案信息數(shù)字化的管理現(xiàn)狀

檔案信息數(shù)字化之后需要進(jìn)行有效的管理，這樣才能夠確保信息的維護(hù)與有效的運(yùn)用，因?yàn)椋覀兙捅仨氁ㄟ^專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行輔助。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化、數(shù)字化的應(yīng)用水平與應(yīng)用技術(shù)也在不斷提高與發(fā)展，按照發(fā)展的程度可大概劃分為以下三種情況：

第一，“文檔一體化”的管理。國(guó)家檔案局曾經(jīng)提出“文檔一體化”的管理理念，很多企業(yè)的檔案部門也曾經(jīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案與文件一體化管理，讓文件從形成時(shí)開始到歸檔的時(shí)候能夠進(jìn)行流水線的形式進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的手工操作與“文檔一體化”操作管理軟件相對(duì)比，能夠有效預(yù)防應(yīng)歸檔案的文件材料因人為原因而出現(xiàn)遺漏，提高了文件歸檔的準(zhǔn)確性與完整性，這樣文書立卷的效率也能夠得以提高，檔案的質(zhì)量也得以保證。

第二，建立與應(yīng)用檔案文件信息目錄檢索系統(tǒng)。運(yùn)用檔案文件信息目錄檢索系統(tǒng)，可以說(shuō)是最早的檔案工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。因?yàn)槠髽I(yè)檔案館所存儲(chǔ)檔案的信息量非常大，檔案的使用也是非常頻繁，為了能夠使得使用者更加便利，提高他們查詢的效率，檔案部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)專題文件或檔案目錄進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以便能夠讓使用者快速檢索出相關(guān)資料。

第三，建設(shè)檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)。實(shí)際上，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)就是一個(gè)能夠包括檔案業(yè)務(wù)管理、行政管理與檔案信息利用、開發(fā)等各個(gè)方面的系統(tǒng)的大型的工程，例如檔案的自動(dòng)檢索、自動(dòng)編目，檔案的自動(dòng)全文檢索、存儲(chǔ)，檔案業(yè)務(wù)工作的管理、輔助，檔案的自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)的輔助立卷、檔案部門的自動(dòng)化辦公，文檔的一體化自動(dòng)管理，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與維護(hù)，檔案庫(kù)房的現(xiàn)代化保護(hù)技術(shù)等等。這些除了是檔案管理最基本的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是檔案管理自動(dòng)化、智能化的具體體現(xiàn)，也是檔案數(shù)字化管理得以全面開展的重要奠基[6]。

3 企業(yè)檔案信息社會(huì)化服務(wù)

水電企業(yè)檔案信息服務(wù)社會(huì)化，是為了企業(yè)檔案部門能夠適應(yīng)社會(huì)不同領(lǐng)域?qū)λ娖髽I(yè)信息不斷快速增長(zhǎng)的需求，把靜態(tài)的檔案信息進(jìn)一步開發(fā)成動(dòng)態(tài)的、有價(jià)值的、系統(tǒng)的信息，全面為社會(huì)服務(wù)。

3.1 檔案證明服務(wù)

在水電企業(yè)中，人事勞資等檔案的數(shù)量肯定不在少數(shù)，而檔案證明中絕大一部分都為認(rèn)識(shí)的入職、離職、科研項(xiàng)目等等證明，其服務(wù)的對(duì)象也針對(duì)為企業(yè)的內(nèi)部員工。企業(yè)的檔案部門要根據(jù)實(shí)際要求，為證實(shí)某件事情的事實(shí)而在檔案部門中有無(wú)記載從而出具具體的證明，這樣才能發(fā)揮檔案的憑證作用[5]。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用與共享信息資源，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)

檔案信息只有在共享與傳遞的過程中才會(huì)體現(xiàn)出其真正的價(jià)值。過去信息只留著檔案的原件或者處理過的二次文獻(xiàn)中，企業(yè)內(nèi)部員工或企業(yè)外部群眾要是查看相關(guān)的檔案信息，就必須親臨企業(yè)的檔案部門，通過靜電復(fù)印、閱讀摘錄或拍攝等方式來(lái)獲取相關(guān)的信息。但數(shù)字化之后的檔案信息就能夠在傳遞的時(shí)候同時(shí)往多個(gè)方向進(jìn)行傳遞，方便企業(yè)與企業(yè)，企業(yè)與群眾的交流，從而形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，并且隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息與信息之間能夠進(jìn)行快遞的遠(yuǎn)程傳遞，不再局限于空間與時(shí)間，使用者不用親自來(lái)到企業(yè)檔案部門進(jìn)行查閱，就能夠在任何地點(diǎn)與任何時(shí)間通過計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)捷便利地運(yùn)用檔案信息。但是在建立檔案信息傳輸平臺(tái)的時(shí)候，要注意建立檔案部門的局域網(wǎng)，俗稱內(nèi)網(wǎng)，即用戶通過局域網(wǎng)來(lái)確認(rèn)自己的身份，檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)等等的形式來(lái)獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息；除此之外，構(gòu)建公眾網(wǎng)、外網(wǎng)等等將一些能夠開放的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相互交流，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案信息的共享與傳遞實(shí)質(zhì)上就是為了能夠服務(wù)大眾，讓檔案信息資源得以網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化與系統(tǒng)化，從而滿足社會(huì)在各個(gè)方面日益增長(zhǎng)的檔案信息的利用需求。同時(shí)檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，只有不斷篤實(shí)創(chuàng)新，量力而行，才能使得檔案信息管理工作有條不紊的進(jìn)行。

3.3 培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息方面的人才

在建設(shè)數(shù)字化檔案信息的時(shí)候，新技術(shù)、新知識(shí)的運(yùn)用是非常重要的，因此一定要重視培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息方面的人才?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案專業(yè)的教育中，不管是高等教育還是技能教育，對(duì)于這方面的知識(shí)仍然是較為貧乏，因此檔案信息數(shù)字化進(jìn)程也在不斷滯后，因此，企業(yè)一定要重視培養(yǎng)這方面的人才，這樣才能適應(yīng)企業(yè)檔案信息數(shù)字化的建設(shè)需求。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化是我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的趨向，企業(yè)檔案管理工作的方式有了翻天覆地的變化，這對(duì)檔案管理工作無(wú)疑是革命性的劃分，檔案信息數(shù)字化作為高科技的衍生物，也是未來(lái)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。在“信息高速公路”與高科技信息技術(shù)的共同影響下，我國(guó)企業(yè)的檔案信息數(shù)字化建設(shè)要努力加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，為企業(yè)數(shù)字化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，完善相關(guān)的技術(shù)與設(shè)施軟件，這樣才能真正推動(dòng)我國(guó)檔案信息數(shù)字化進(jìn)程的大力發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

田開谷（1970-），女，湖南張家界人，土家族，大專學(xué)歷，大唐華銀張家界水電有限公司檔案工作人員，檔案信息數(shù)字化管理方向。