淺議高校檔案信息化管理建設(shè)

摘 要：闡述了信息化時(shí)代要求檔案管理必須實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式，高等院校的傳統(tǒng)的檔案手工管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要，則提出了加快高校檔案管理信息化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義以及信息化過(guò)程中注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；信息化；建設(shè)

“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”[1]，這是2008年9月1日起頒布施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出的明確目標(biāo)。

高校檔案管理信息化建設(shè)是指在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，把文字、圖紙、聲像、表格等檔案資源信息進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，利用現(xiàn)代高校計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)有效利用和共享，為社會(huì)發(fā)展提供現(xiàn)代化的服務(wù)。檔案信息化管理建設(shè)是高校檔案管理的一個(gè)質(zhì)的飛躍，是高校檔案管理的一個(gè)迫切需要和高校檔案管理建設(shè)和發(fā)展的必然選擇。

1 引言

1.1 高校檔案數(shù)量急劇增加，是適應(yīng)檔案管理的需求

高校檔案分黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事等許多類別和科目，由于高校的建設(shè)規(guī)?？焖贁U(kuò)張，以及一些高校管理體制改革后的機(jī)構(gòu)的先后進(jìn)行合并調(diào)整，加上大量二級(jí)學(xué)院的建設(shè)，檔案數(shù)量的急劇增加，這些因素都促成了高校檔案的信息化管理。

1.2 提高高校檔案管理效率和使用效率。

豐富的檔案館藏使工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度越來(lái)越大，檔案歸檔的整理、管理，分揀，分類，編目，保存，辦理調(diào)閱手續(xù)、回收、再保存、再利用保護(hù)工作等繁瑣的程序，傳統(tǒng)手段已經(jīng)無(wú)法圓滿完成，管理創(chuàng)新已經(jīng)成為一種必然。國(guó)內(nèi)唯一采用數(shù)字處理，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)檔案?jìng)鬏數(shù)燃夹g(shù)手段進(jìn)行資源采集，處理 以及傳輸，接入，各方和最終用戶之間的檔案信息化管理的交換信息化，可以大大提高檔案管理的效率和使用效益，大大提高了檔案的重復(fù)使用效率?？梢?jiàn)高校檔案信息化管理建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。

1.3 可以為高校檔案管理降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，電子文本檔案可以復(fù)制和重復(fù)使用，從而節(jié)省了檔案管理開(kāi)支資金，提高了檔案再加工的經(jīng)濟(jì)效率。手工檔案管理需要大量的成本，但現(xiàn)在，使原始的檔案管理通過(guò)財(cái)政需要撥出更多的資金，很多地方財(cái)政都難以支撐。只有通過(guò)檔案的信息化管理，它才可能以最低成本達(dá)到高校檔案管理的最高目標(biāo)，極大地節(jié)約人力與財(cái)力，減低管理成本，提高使用效率。

1.4 檔案信息化管理是高校檔案工作的必然選擇

高校檔案管理信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，也是國(guó)家建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)納入國(guó)家信息化體系。高校檔案管理信息化建設(shè)必須以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快檔案資源數(shù)字化信息管理規(guī)范化，檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，極大地促進(jìn)了高校檔案事業(yè)發(fā)展，也符合國(guó)家的數(shù)字化校園建設(shè)的要求。

2 高校檔案信息化管理建設(shè)的基本管理體系

2.1 高校檔案信息化管理提供服務(wù)的流程分析

首先，我們舉一個(gè)高校檔案信息化服務(wù)的應(yīng)用實(shí)例。某高校遠(yuǎn)離本部檔案館的二級(jí)學(xué)院新建一座圖書(shū)館，其圖書(shū)館排污管道需通過(guò)校園主干管道接入。圖書(shū)館處于密集校舍區(qū)，四周密布管道且已建成四年。該學(xué)院基建處處長(zhǎng)利用學(xué)校檔案信息化管理，以授權(quán)口令在學(xué)校基建類檔案市政工程子目下查閱到校區(qū)管網(wǎng)綜合圖電子文檔，很快設(shè)計(jì)出排污管道路線圖，避開(kāi)了原有自來(lái)水、燃?xì)夤艿?，利用周邊道路將圖書(shū)館排污管道順利接入了校園主干管。從上述實(shí)例，我們可看出，高校檔案信息化管理提供服務(wù)是一個(gè)由硬件、軟件、系統(tǒng)維護(hù)者和使用者構(gòu)成的一個(gè)完整流程。我們可從以上流程反饋的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，采取恰當(dāng)?shù)膶?duì)應(yīng)之策來(lái)建設(shè)好高校檔案信息化管理。

2.2 加大建設(shè)專項(xiàng)投入，實(shí)現(xiàn)檔案“數(shù)字化傳遞”

信息建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入，是切實(shí)做好高校檔案信息化管理一個(gè)很好的策略。先進(jìn)的數(shù)字處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)為高校檔案信息化管理和建設(shè)提供了基本技術(shù)支持，提高高校檔案信息化管理建設(shè)專項(xiàng)投資，發(fā)展了新的信息管理平臺(tái)，推動(dòng)新高校檔案信息化管理平臺(tái)就是將高校檔案利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行采集并以數(shù)字化形式分類存貯后，利用校園內(nèi)局域網(wǎng)和計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)服務(wù)設(shè)備進(jìn)行傳遞，在保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性的前提下，使用戶能以智能檢索為手段同步訪問(wèn)同一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的這樣一個(gè)系統(tǒng)集成。高校檔案信息化管理平臺(tái)就是學(xué)校檔案信息資源與學(xué)校公共信息傳遞系統(tǒng)結(jié)合而成的一個(gè)計(jì)算機(jī)服務(wù)平臺(tái)。

2.3 檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)問(wèn)題

（1）計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)。高校檔案信息化管理首先應(yīng)完成采購(gòu)檔案的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。它包含掃描儀、數(shù)碼攝影機(jī)、音視頻設(shè)備等各類輸入設(shè)備，打印機(jī)等輸出設(shè)備，服務(wù)器等中樞設(shè)備，聯(lián)機(jī)設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，終端查詢?cè)O(shè)備等，并配以各種檔案支持軟件，這是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳播的前提，是高校促進(jìn)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（2）按照信息化管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。為了使數(shù)字歸檔允許使用熟悉的方法和應(yīng)用，以用于查詢用戶搜索，然后存檔收集，整理，分類，編目，存儲(chǔ)和訪問(wèn)，必須進(jìn)行按規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的信息管理。計(jì)算機(jī)編碼標(biāo)準(zhǔn)格式必須與終端應(yīng)用軟件，使原有電子記錄檔案和目錄應(yīng)該是“一對(duì)一”。按照既定的規(guī)則準(zhǔn)備，模塊化的硬件系統(tǒng)有助于保持低故障率，降低維護(hù)成本，信息存儲(chǔ)單元化將滿足數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷擴(kuò)展和分級(jí)授權(quán)的需要，電子檔案存貯備份系統(tǒng)應(yīng)與主系統(tǒng)分開(kāi)放置以防止同時(shí)毀損。按信息化的管理平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，實(shí)施檔案信息化管理后，檔案管理將開(kāi)始由被動(dòng)值守向主動(dòng)快捷服務(wù)的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（3）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化管理的關(guān)鍵是人才。通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)和教育，造就了一大批復(fù)合型人才的重要性，已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息化管理骨干的隊(duì)伍，是一支計(jì)算機(jī)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，提高他們的素質(zhì)水平直接影響信息化水平。

（4）保證信息網(wǎng)絡(luò)的安全。保證網(wǎng)絡(luò)安全，檔案信息化管理建設(shè)中必須引起高度重視的問(wèn)題。它能使信息的利用更方便，同時(shí)也帶來(lái)安全信息。網(wǎng)絡(luò)的物理安全，是保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、其他媒體等免遭火災(zāi)、地震、水災(zāi)等環(huán)境事故以及人為操作錯(cuò)誤、失誤及各種其他計(jì)算機(jī)犯罪行為導(dǎo)致的破壞過(guò)程。計(jì)算機(jī)病毒應(yīng)該說(shuō)是現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)業(yè)發(fā)展中的最大危害，防不勝防。因此，我們要時(shí)刻防備病毒襲擊，日常做好檔案的備份工作，以防遭來(lái)不測(cè)。但是很多部門普遍缺乏基本的備份系統(tǒng)。尤其是基層檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，在建設(shè)過(guò)程中，由于資金的限制或?yàn)榱斯?jié)約資金，沒(méi)有進(jìn)行同步建立備份系統(tǒng)，建設(shè)完成后也沒(méi)有隨著產(chǎn)品的安全狀況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，導(dǎo)致系統(tǒng)長(zhǎng)期存在安全漏洞，一旦發(fā)生安全問(wèn)題則難以及時(shí)恢復(fù)。因此，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題必須引起足夠的重視，館庫(kù)安全是安全問(wèn)題的重中之重。

總之，高校檔案信息化建設(shè)具有豐富的內(nèi)容，具有廣闊的發(fā)展前景。二十一世紀(jì)的今天，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)非常重要的標(biāo)志。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演著越來(lái)越重要的角色，高校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，已經(jīng)成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》。

作者簡(jiǎn)介

徐秀娟（1973-），女，浙江杭州人，浙江科技學(xué)院檔案館，助理研究員、大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理