淺議彩票行業(yè)檔案管理的思考

聶姍姍

[摘 要]隨著彩票事業(yè)迅速發(fā)展，行業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、玩法調(diào)整以及行政體制、人事管理等方面都發(fā)生了一系列的變化，同時(shí)對(duì)彩票銷售、管理行業(yè)的各種檔案收集、管理、歸檔、流向工作也提出了新的問題。基于對(duì)彩票行業(yè)檔案管理的雙重性原則，給業(yè)內(nèi)傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的課題，在新常態(tài)下，如何做好地市級(jí)體育彩票管理行業(yè)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的管理模式向現(xiàn)代電子檔案的轉(zhuǎn)變，勢(shì)在必行。

[關(guān)鍵詞]彩票；檔案管理；思考

一、傳統(tǒng)彩票行業(yè)檔案管理存在的問題

目前由于彩票管理行業(yè)的特殊性導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)檔案管理工作存在著不同程度的問題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）行政性與業(yè)務(wù)性高度結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理難度大

彩票是由彩票中心發(fā)行銷售，彩票中心屬于事業(yè)單位，檔案管理工作也就具有行政性與業(yè)務(wù)性高度結(jié)合的特點(diǎn)。目前我國(guó)的彩票行業(yè)在實(shí)踐過程中（以體育彩票為例）形成了體育主管部門、財(cái)政監(jiān)管部門和全國(guó)彩票發(fā)行機(jī)構(gòu)三個(gè)管理系統(tǒng)，全國(guó)彩票系統(tǒng)又分為中央、省、地三級(jí)管理層次。這種行業(yè)管理體制，對(duì)檔案的管理尤其是檔案的流向工作提出了特別高的要求，一方面要符合檔案管理的基本要求，另一方面要適應(yīng)彩票發(fā)行過程中游戲變革和營(yíng)銷方式、營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)的動(dòng)態(tài)變化。因此，彩票行業(yè)的檔案管理工作要想做好是需要與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新的。

（二）彩票玩法與彩票市場(chǎng)形勢(shì)不斷變化，導(dǎo)致彩票管理行業(yè)檔案種類多、數(shù)量大、變化頻

近年來由于彩票行業(yè)內(nèi)各項(xiàng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新、廣大群眾物質(zhì)生活水平不斷提高和社會(huì)主義精神文明建設(shè)的不斷深入，體現(xiàn)在彩票行業(yè)的現(xiàn)象就是電彩及即開彩票發(fā)行游戲種類的不斷增多，玩法更新頻率較快，催生技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，彩票的市場(chǎng)形勢(shì)也瞬息變化，任何新游戲的上市和舊游戲的退市、各種游戲促銷方案和發(fā)行方式的改變、樣票的收集、歸檔，銷售終端每次的系統(tǒng)更換和升級(jí)改造等等，都涉及到檔案的收集、歸檔、管理、流向等工作。彩票行業(yè)檔案類型多、數(shù)量大、更新快以及彩票市場(chǎng)形勢(shì)的瞬息萬變，勢(shì)必造成彩票管理行業(yè)檔案管理的復(fù)雜化。

（三）多種管理系統(tǒng)的不唯一性，導(dǎo)致檔案管理始終不夠規(guī)范

目前，就地市一級(jí)彩票銷售管理行業(yè)來講由于各地實(shí)際情況各異，導(dǎo)致彩票管理行業(yè)體制建設(shè)和管理部門也不盡相同。體現(xiàn)在檔案管理上存在的問題也就顯而易見，主要表現(xiàn)在：檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一如檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范；檔案的整理要求不相同，不同業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容交叉，經(jīng)常出現(xiàn)大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，數(shù)據(jù)之間不盡一致；從事檔案的保管工作主體調(diào)整后由于多種原因缺乏全面細(xì)致的工作交接容易引發(fā)檔案的組卷混亂無延續(xù)性。

（四）檔案保管標(biāo)準(zhǔn)不高直接導(dǎo)致檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

二、彩票行業(yè)中做好檔案管理工作的一些思考

（一）提高認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作的重要性

任何一項(xiàng)工作都是如此，只有被大家重視了才會(huì)有人去關(guān)注，才會(huì)從有無到有，從探索學(xué)習(xí)到逐步完善，不斷地開展起來。檔案工作也是如此，只有大家認(rèn)識(shí)到了檔案工作在彩票行業(yè)中的重要性，確定科學(xué)、與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作才會(huì)不斷的完善、發(fā)展。檔案管理人員不斷地努力，創(chuàng)新，才能適應(yīng)彩票事業(yè)高位運(yùn)行和檔案事業(yè)發(fā)展的檔案管理體制。健全規(guī)章制度，提高管理水平，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，夯實(shí)彩票事業(yè)快速發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷完善工作機(jī)制，提高工作水平使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、落在實(shí)處

辦公室作為負(fù)責(zé)檔案管理工作的職能部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的檔案工作，要加強(qiáng)對(duì)國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策的學(xué)習(xí)，科學(xué)的制定本單位檔案管理的規(guī)章制度，并對(duì)貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。每個(gè)部門指定專人具體負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔等工作。責(zé)任明確，各司其職，為單位檔案工作順利開展提供保障。

（三）實(shí)事求是，解決歷史遺留問題

彩票管理行業(yè)創(chuàng)始初期，人員少，任務(wù)重。因人員和硬件條件有限，檔案管理工作未做好，近年來，隨著行業(yè)的不斷發(fā)展，完善了檔案管理工作，調(diào)整并調(diào)入人員專門負(fù)責(zé)檔案管理，使檔案工作在人員、財(cái)力和技術(shù)上都得到了空前的加強(qiáng)。本著實(shí)事求是的態(tài)度對(duì)以前的檔案進(jìn)行了規(guī)范整理，整理過程中注重在科學(xué)化、規(guī)范化、制度化上下功夫，在文書檔案、電子文件、聲像、財(cái)會(huì)、人事等各類檔案的管理工作上做出了相應(yīng)的探索和完善。

（四）與時(shí)俱進(jìn)，積極推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)

為使檔案工作跟上彩票事業(yè)發(fā)展的需要，我們專門邀請(qǐng)專家指導(dǎo)，虛心向檔案部門及兄弟單位請(qǐng)教，結(jié)合彩票系統(tǒng)的特點(diǎn)，及時(shí)配置了檔案管理專用計(jì)算機(jī)，安裝了檔案管理軟件，對(duì)近十年的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，并建立全部檔案的電子目錄。同時(shí)，為將來通過網(wǎng)絡(luò)查詢和提供利用打下基礎(chǔ)。

目前彩票行業(yè)檔案工作信息化建設(shè)已經(jīng)走上正軌，但要想使檔案工作邁上一個(gè)新臺(tái)階不斷適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，還要進(jìn)一步去完善、鞏固和提高，繼續(xù)快速推進(jìn)檔案管理電子化，探索和建立檔案共享的制度與平臺(tái)，力爭(zhēng)將全部紙質(zhì)檔案掃描整理歸檔；努力探索出一套電子文件歸檔、保存、利用的新方法，將檔案管理的信息化融入到辦公自動(dòng)化的建設(shè)之中。通過建立健全檔案查閱、借閱制度，積極做好檔案服務(wù)工作，把便于檢索、方便利用作為確保檔案信息服務(wù)質(zhì)量的前提和條件，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作的聯(lián)系更緊密，共同為中國(guó)彩票事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中國(guó)產(chǎn)經(jīng)新聞報(bào)》2011.

[2]《科技風(fēng)》2008.