歸檔文件整理的組織工作要求探析

張偉

[摘 要]歸檔文件整理工作涉及到機(jī)關(guān)形成文件的各個(gè)部門，因此這項(xiàng)工作必須進(jìn)行周密的組織和有效的監(jiān)督，以保證這項(xiàng)工作能夠高質(zhì)高效地完成。

[關(guān)鍵詞]歸檔文件；整理；組織工作

一、確定整理環(huán)節(jié)

要根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，以最大限度地保證歸檔文件的齊全完整，便于及時(shí)整理和利用，保證整理質(zhì)量，節(jié)省人力、時(shí)間，提高工作效率為前提。

（一）文書處理部門立卷制度

文書部門立卷制度是我國機(jī)關(guān)文書工作中實(shí)行的一項(xiàng)基本制度。所謂“文書部門立卷”是與機(jī)關(guān)檔案室直接擔(dān)負(fù)立卷工作任務(wù)相對(duì)而言的。“文書部門”有時(shí)也稱“文書處理部門”，是一個(gè)比較籠統(tǒng)的概念，實(shí)際上，機(jī)關(guān)中的歸檔文件整理工作是由機(jī)關(guān)、部門內(nèi)從事文書處理工作的人員具體承擔(dān)的。因此，我們所說的文書部門在實(shí)際工作中有可能是一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)，也有可能是某些文書、業(yè)務(wù)工作人員。

1.檔案室整理的弊端

由檔案室整理歸檔文件會(huì)產(chǎn)生以下弊端：由檔案室整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案室的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解檔案業(yè)務(wù)工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯(lián)系，因此立卷的工作難度大、案卷質(zhì)量也難以保證。同時(shí)，文件由業(yè)務(wù)部門隨辦隨歸檔是不可能的，這勢(shì)必造成文件的散失，歸檔文件不能保證齊全完整、另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時(shí)要到檔案室查閱，這就給文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案室年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時(shí)文件存在個(gè)人手里，極易丟失，他人又無法利用。

2.文書部門整理的優(yōu)點(diǎn)

（1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)工作情況，了解文書處理過程的長處，提高整理的質(zhì)量和工作的效率。（2）文件在本部門隨時(shí)歸卷、可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。（3）文件部門暫存當(dāng)年文件，方便了本部門工作人員對(duì)文件的查閱，也便于平時(shí)文件的收集。（4）有利于檔案室工作的全面開展。

（二）整理環(huán)節(jié)的選擇

1.集中式

即將歸檔文件整理工作集中在綜合部門或檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行：這種形式一般適用于小機(jī)關(guān)和基層單位；小機(jī)關(guān)因內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和層次少，辦公地點(diǎn)集中，文件形成數(shù)量不多，工作人員少，文件處理和檔案工作都集中在綜合部門（辦公室，秘書處、科），有的往往由同一人承擔(dān)。這種機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作自然集中在綜合部門或檔案部門，各部門辦理完畢的文件材料定期或不定期交由綜合部門的文書或檔案人員統(tǒng)一整理。

2.分散式

即將整理工作分散在形成歸檔文件的各部門進(jìn)行。此種形式一般適用于大中型機(jī)關(guān)和單位。這些機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)有二三層機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)分工明確，文件形成量也較大，而且各部門往往沒有收發(fā)或秘書人員，可以承擔(dān)起歸檔文件整理工作。采用分散式整理工作的優(yōu)點(diǎn)是：

（1）可以充分發(fā)揮各部門內(nèi)收發(fā)或承辦人員熟悉本部門業(yè)務(wù)工作、了解文件處理情況的長處，提高整理工作質(zhì)量和效率。（2）歸檔文件在本部門可以隨時(shí)辦理完畢隨時(shí)整理，既可以防止文件散失，又可以減輕年終集中整理的壓力；（3）集中歸檔之前，由文書部門或業(yè)務(wù)部門暫存當(dāng)年形成的文件，方便部門內(nèi)查閱利用；（4）檔案部門可以有更多的時(shí)間進(jìn)行編錄、提供利用等工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的全面開展。

歸檔文件整理工作采用分散式組織形式時(shí)，應(yīng)特別注意明確綜合性會(huì)議文件和跨部門聯(lián)合承辦的文件由誰負(fù)責(zé)整理。

3.集中與分散結(jié)合式

即將整理工作一部分集中在綜合部門或檔案部門，一部分分散在業(yè)務(wù)部門。此種形式一般適用于中型機(jī)關(guān)和單位。這樣的單位有一定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，形成的文件較多，文件處理及檔案人員多為兼職人員。具體做法是：行政、綜合性的文件集中在辦公室或秘書部門，年終在檔案室的協(xié)助下，進(jìn)行整理編目：對(duì)一些業(yè)務(wù)件比較特殊的部門，如紀(jì)檢、人事、信訪、會(huì)計(jì)等形成專門檔案的部門，由其自行整理，向檔案室歸擋。

二、重視平時(shí)積累

（一）嚴(yán)格登記

收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口。因此，把好這一關(guān)，就能保證機(jī)關(guān)單位主要文件的齊全完整。通過登記，對(duì)來往于機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等均逐件登記建賬，可以做到“家底清楚”、有據(jù)可查，是保證機(jī)關(guān)單位文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，不僅要對(duì)通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對(duì)外出開會(huì)、檢查工作等有關(guān)人員帶回本單位的文件材料也要認(rèn)真登記，以使“賬外文件”也能及時(shí)收回，免出漏洞。

（二）及時(shí)收集

及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。收集工作不要等到年底要整理了才進(jìn)行，而應(yīng)區(qū)分不同情況，明確歸檔時(shí)限。因?yàn)橛行┪募牧显谵k文部門中留存時(shí)間太長，遇上機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整時(shí)，很容易散失，造成歸檔文件不齊全、不完整。對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到辦完—件收集—件；也可以采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行；此外還可進(jìn)行一些臨時(shí)性的收集工作，如與保密檢查、節(jié)日清點(diǎn)文件以及人員、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等相結(jié)合；對(duì)于一些臨時(shí)性的大型活動(dòng)，特則是跨部門舉辦的會(huì)議、展覽等，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)，應(yīng)將歸檔的文件及時(shí)收集起來：

（三）嚴(yán)格檢查

對(duì)收集來的各種文件材料，應(yīng)針對(duì)以下各方面情況進(jìn)行撿查。首先，同一事因的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齊全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括機(jī)關(guān)內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)的文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。再次，這些文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。

（四）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，應(yīng)按照整理工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章等前期基礎(chǔ)性工作，使收集來的零散文件系統(tǒng)化，以便于日常工作的查閱，并為年終整理歸檔打下基礎(chǔ)?？梢允孪雀鶕?jù)機(jī)關(guān)檔案部門統(tǒng)一的分類方案，準(zhǔn)備好不同檔案盒，分別存放已辦理完畢但未整理的文件。

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