公共檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

張宇晴

（哈爾濱市南崗區(qū)教育局 黑龍江 哈爾濱 150009）

公共檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

張宇晴

（哈爾濱市南崗區(qū)教育局 黑龍江 哈爾濱 150009）

本文就當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展趨勢,以公共檔案館數(shù)字化事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀為題，從技術(shù)、管理、法律和服務(wù)等方面存在的問題和解決措施進(jìn)行論述分析，并說明了我國公共檔案館數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀。

公共檔案館；數(shù)字化；服務(wù)；技術(shù)；管理；法律

在數(shù)字信息化的時代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字化成果與我們的生活和工作有著千絲萬縷的聯(lián)系。公共檔案館作為與現(xiàn)代化技術(shù)緊密相關(guān)的事業(yè)，不能固守過去的服務(wù)模式和工作方法，應(yīng)適應(yīng)社會發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，與時俱進(jìn)，不斷豐富和完善理論和實踐，以能促進(jìn)公共檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

1.基本概念界定

1.1 公共檔案館

公共檔案館是一種開放型的檔案館，是以把檔案向社會開放，以滿足社會各方面利用需求為主要目的的公共機(jī)構(gòu)，包括為各級各類國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織和公民個人服務(wù)，既為黨和國家工作服務(wù)，也為一般的企事業(yè)單位、社會組織和普通百姓等社會其他方面的工作和生活服務(wù)。公共檔案館的根本特征就是全方位向社會提供服務(wù)，使館藏檔案資源為全體公民所共享。

1.2 數(shù)字化建設(shè)

“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理的一種網(wǎng)絡(luò)的、新興的檔案管理技術(shù)。

2.公共檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的主要問題

我國的公共檔案數(shù)字化事業(yè)在技術(shù)、管理、法律和利用服務(wù)等方面需要進(jìn)一步改進(jìn)完善。

2.1 技術(shù)因素

2.1.1 安全問題

在所有的信息資源中，檔案因其原始性、可靠性和憑證性，最具權(quán)威，涉及機(jī)密的檔案更是要求公共檔案館在為公眾開放提供服務(wù)的同時，需要做好安全保密工作。但在檔案網(wǎng)站中，安全問題不容小覷，主要有信息泄密、信息被篡改、傳輸非法信息、網(wǎng)絡(luò)資源錯誤使用、非法使用網(wǎng)絡(luò)資源、計算機(jī)病毒等問題。

2.1.2 標(biāo)準(zhǔn)問題

我國的數(shù)字化發(fā)展不均衡，或有或無，或優(yōu)或劣。頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)雖然有一定的針對性，但是涉及范圍小，數(shù)量少，而且只是對不同類型的檔案的數(shù)字化進(jìn)行了技術(shù)規(guī)范，各個地區(qū)因地制宜，制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)也只適用于本地區(qū)，不能滿足地區(qū)間數(shù)字資源的溝通交流的需要。

2.1.3 互聯(lián)性差

一個地區(qū)只有一個公共檔案館，其唯一性在保護(hù)其地方資源的同時，也造成了地區(qū)之間的檔案不能交流溝通的弊端。而檔案數(shù)字化恰能實現(xiàn)區(qū)際間的互動，

但公共檔案館的網(wǎng)站互聯(lián)性較差，只能實現(xiàn)部分地區(qū)之間的聯(lián)系，其影響范圍遠(yuǎn)不能滿足廣大用戶的需要和追求。

2.2 人員因素

檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與多媒體技術(shù)的結(jié)合，對管理人員的技術(shù)能力和水平有較高的要求。而我國檔案數(shù)字化事業(yè)起步較晚，專業(yè)檔案人員中少數(shù)能熟練掌握以上技術(shù)，而掌握較全面者又不甚熟悉檔案業(yè)務(wù)，致使管理人員的配備與其工作出現(xiàn)瓶頸。

2.3 法律因素

在法制時代，檔案工作對法律法規(guī)具有依賴性，法規(guī)的完善是確保工作有效開展的基礎(chǔ)。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點，《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)中的一些內(nèi)容已不能適應(yīng)，需要及時地對其進(jìn)行必要的補(bǔ)充和完善，才能更好地保證和促進(jìn)數(shù)字化工程的良性發(fā)展。

2.4 利用服務(wù)薄弱

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，公共檔案數(shù)字化的出現(xiàn)改變了檔案部門多年來封閉半封閉的服務(wù)方式，使其能夠更快、更好地為利用者服務(wù)，對促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展意義重大。

2.4.1 網(wǎng)站質(zhì)量低

一是檔案網(wǎng)站制作粗糙，缺乏技術(shù)創(chuàng)新。界面質(zhì)量低劣,結(jié)構(gòu)單一，視覺藝術(shù)不佳。二是檔案網(wǎng)站內(nèi)容、形式單一。從欄目的設(shè)置上看，數(shù)量偏少，缺乏層次感；內(nèi)容雷同。缺乏特色，檔案專業(yè)內(nèi)容不夠豐富；從查詢功能上看。多數(shù)檔案網(wǎng)站還沒有設(shè)立網(wǎng)上查詢功能，即使少數(shù)檔案網(wǎng)站有查詢功能。也只是用檔號等檔案專業(yè)方式來查詢，對普通利用者來說十分困難；從信息更新速度上看,多數(shù)檔案專業(yè)網(wǎng)站長期不予更新，不少附件內(nèi)容在地址更改后沒有及時更新鏈接．導(dǎo)致無法打開。

2.4.2 認(rèn)可度低

數(shù)字化的公共檔案館對于廣大用戶來說無疑是個新鮮事物，因為廣大用戶的認(rèn)知程度和學(xué)歷水平迥異，接受能力參差不齊，對數(shù)字化成果感到陌生和膽怯。這種現(xiàn)象不利于公共檔案館數(shù)字化的推廣和普及，使投入巨大的數(shù)字化成果沒有得到相應(yīng)的回報和效益。

3.解決措施和方法

3.1 技術(shù)措施

3.1.1 保證安全

在信息安全方面，要將公共檔案館的數(shù)字化成果做到具有保密性，保證網(wǎng)上數(shù)據(jù)和存儲器中數(shù)據(jù)不以非正當(dāng)方式被泄露；具有完整性；可用性；認(rèn)證性；可控性，防止非法利用信息和信息系統(tǒng)。

3.1.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范技術(shù)

注重數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相互借鑒和引用。在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還不完善的時候,通過借鑒檔案信息化的有關(guān)規(guī)范,還有對國際標(biāo)準(zhǔn)的借鑒、引用,另外各數(shù)字檔案館之間要開展深入溝通、學(xué)習(xí)和相互借鑒工作。

注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系建設(shè),形成一體化的管理模式。檔案的數(shù)字化建設(shè)要遵循各種標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,落實電子政務(wù)和檔案信息化的相互要求,形成一體化的管理模式。

注重數(shù)字信息系統(tǒng)的互操作性。我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)必須要充分考慮到我國現(xiàn)有的情況,要在已的有信息基礎(chǔ)設(shè)施之上建設(shè)通用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)更高層次信息服務(wù)協(xié)議的統(tǒng)一,從而解決異構(gòu)系統(tǒng)間的互操作問題。

3.1.3 準(zhǔn)確鑒定

檔案鑒定是文件轉(zhuǎn)化成檔案的重要標(biāo)志，是判定檔案價值大小的重要依據(jù)。鑒定工作可以保障最大限度地實現(xiàn)檔案數(shù)字化的核心目標(biāo)——提高檔案的利用效率；鑒定工作為建立高質(zhì)量的數(shù)字化信息資源庫把好質(zhì)量關(guān)；對原有檔案鑒定成果的修正補(bǔ)充；能夠提高檔案數(shù)字化工作的效益。

3.2 人員方面

3.2.1 重視掌握信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員轉(zhuǎn)化，同時，檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵專業(yè)技術(shù)人才，要通過評職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

3.3 法律方面

3.3.1 對檔案著作權(quán)進(jìn)行法律保護(hù)

要成功地實現(xiàn)公共檔案館的數(shù)字化，不僅要學(xué)好我國著作權(quán)法，而且要通曉當(dāng)前國際上有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的法律規(guī)定。在建設(shè)公共檔案館數(shù)字化過程中，必須首先理解和掌握我國的著作權(quán)法，并在此基礎(chǔ)上把著作權(quán)法運(yùn)用于實踐中。

3.3.2 對公共檔案館的數(shù)字化成果的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行法律保護(hù)

公共檔案館數(shù)字化建設(shè)中，對其中涉及到知識產(chǎn)權(quán)的檔案進(jìn)行數(shù)字化時應(yīng)防止侵權(quán)行為發(fā)生。為了最大限度地控制和防止侵權(quán)行為，保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的正當(dāng)權(quán)益，還必須嚴(yán)格制定法律法規(guī)，并設(shè)立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下知識產(chǎn)品的合法利用。