淺論學(xué)校校檔案信息化的應(yīng)用

張莉英

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺論學(xué)校校檔案信息化的應(yīng)用

張莉英

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

伴隨著我國信心技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)非常重要了。建立高校檔案信息化管理是當(dāng)今高校檔案管理的必要的。學(xué)校檔案的信息化理克服了以往復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)。本文則針對學(xué)校傳統(tǒng)師生檔案管理系統(tǒng)的缺點(diǎn)，提出了實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化管理的方法，以及對現(xiàn)在高校檔案的信息化應(yīng)用存在的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究。

檔案管理；信息化；特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案進(jìn)行了快速的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理存在一些缺點(diǎn)與不足，這樣已經(jīng)無法滿足人們的需求。檔案的信息化管理變得越來越重要了。同時(shí)，對學(xué)校檔案管理的要求也變高了。信息化管理加快了檔案管理進(jìn)行的速度，減輕了檔案管理人員的壓力，重要的是方便了人們的信息的查找。與此同時(shí)，還能達(dá)到人們對檔案管理保密性的要求。改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，這樣使我國檔案管理更進(jìn)一步。

1.傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理的不足

學(xué)生檔案管理在一個(gè)教育單位非常重要的，也是不可或缺的。它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都非常重要，所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該為使用者提供非常多的信息，以供他們選擇，同時(shí)還有簡單方便的查詢手段。然而，從古以來，人們都是使用傳統(tǒng)人工的方式來管理學(xué)校檔案，這種方式存在著很多的不足和缺陷：

1.1 低效率

傳統(tǒng)的方式來整理學(xué)生檔案會花費(fèi)很多的時(shí)間，因?yàn)榇罅康男畔⑷藗冋砥饋矸浅ＦD難，嚴(yán)重降低檔案管理工作人員的工作速度。

1.2 易透漏信息

以前，人們使用傳統(tǒng)的方式來整理資料，由于接觸的人比較多，這就使學(xué)生檔案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3 查找，更新不容易

使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，一旦文件積累時(shí)間長，將會積壓大量的檔案文件，對于工作人員來說，增加了查找與更新信息的難度。

2.信息化檔案管理的特點(diǎn)

2.1 信息化管理的方便性

現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)用是用電腦來處理的，可以對檔案進(jìn)行分類，使人們更方便的查詢，以獲得自己所需要的信息。同時(shí)電腦內(nèi)有大量的內(nèi)存，可以存儲大量的檔案信息，并可以通過電腦技術(shù)對檔案進(jìn)行修改，從而使管理工作更加有效。

2.2 對檔案管理工作人員的要求變高

學(xué)校檔案工作人員必須喜歡自己的工作，熟悉自己的工作內(nèi)容，這樣才能做好自己的工作。更重要的是心細(xì)，具有保密意識。除上述之外，這項(xiàng)工作還要求工作人員具有熟練地掌握計(jì)算機(jī)的能力，并且對所需軟件能熟練地使用?，F(xiàn)在是信息化的時(shí)期，信息化管理是至關(guān)重要的。要想跟上社會發(fā)展，必須解決其發(fā)展過程中的問題，必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，使管理人員的知識面加大，調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)。這樣才能提高檔案工作者知識水平以適應(yīng)這份工作。

2.3 檔案管理信息化應(yīng)用的缺陷

現(xiàn)代化檔案管理工作尚處于早期發(fā)展階段，并不完善，還需要在管理過程中不斷的改進(jìn)并加以適應(yīng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用。新檔案的產(chǎn)生伴隨很多新載體的產(chǎn)生，因此出現(xiàn)了新型檔案載體歸檔和保管的問題。國家目前沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒有從法律上予以明確規(guī)定。

3.信息化檔案管理的意義

現(xiàn)在我國學(xué)生的檔案管理還是使用紙質(zhì)版，并沒有什么其他形式。然而，這樣的形式并不適應(yīng)現(xiàn)在的社會了，因?yàn)楹馁M(fèi)了大量的人力，同時(shí)也需要大量的物力。在現(xiàn)在的社會，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被信息化的管理逐步取代了。進(jìn)行信息化的學(xué)校檔案管理有著及其重要的意義。信息化的檔案管理系統(tǒng)有著很大的內(nèi)存，可以存儲很多的學(xué)生檔案，并且能夠有效的管理學(xué)校檔案，并且更具安全性.

4.實(shí)現(xiàn)信息檔案管理應(yīng)用的方法

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)近快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，使用檔案管理信息化。

4.1 提高學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

檔案信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化滯后，同時(shí)應(yīng)用軟件太多，讓人們無法選擇。這些都嚴(yán)重影響了信息化檔案的應(yīng)用。檔案管理的信息化應(yīng)用在各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。那么掌握好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范這兩者相輔相成互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

4.2 建成學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫

目前檔案信息管理仍處于由文件處理向信息管理的過渡時(shí)期，建設(shè)數(shù)據(jù)庫的含義是以先進(jìn)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

4.3 保證檔案管理工作人員良好的素質(zhì)

檔案管理工作涉及到很多豐富的知識內(nèi)容，為此要求管理工作人員必須具備豐富的知識含量。同時(shí)檔案管理工作人員還必須喜歡學(xué)習(xí)，能夠及時(shí)的吸收和借鑒信息化管理的一些成功的例子，及時(shí)的改變自身的管理方式，順應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。除此之外，檔案管理工作人員還需要比較高的領(lǐng)悟能力，服從管理，腳踏實(shí)地，認(rèn)真實(shí)施學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決定，保證學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)用的順利進(jìn)行。

4.4 加強(qiáng)學(xué)校各部門的溝通合作

檔案室與學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)中心有密切的關(guān)系，通過資源整合，可以增加檔案室的信息量，特別是一些特殊的信息，尤其是具有學(xué)校文化底蘊(yùn)的信息。用這些資料對學(xué)生進(jìn)行教育。此外，檔案室也與學(xué)校各科室組室有很多的聯(lián)系，將各種資料及時(shí)上交，并且盡量將檔案資料進(jìn)行專業(yè)化的處理。全校各部門進(jìn)行及時(shí)的溝通與合作，把每個(gè)人平時(shí)工作中生成的信息資料及時(shí)地輸送到信息庫里，信息化管理檔案這項(xiàng)工作才能更加順利地進(jìn)行。

5.結(jié)語

我國信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，人們對學(xué)校檔案管理工作有著的新的要求，并且要求越來越高。由于傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理已經(jīng)不能滿足人們的要求，很多學(xué)校兜使用信息化來管理學(xué)生檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式，使用一支高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍，是信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用的基礎(chǔ)。促進(jìn)學(xué)校檔案管理，學(xué)校檔案的信息化應(yīng)用是檔案工作發(fā)展的需要，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍，檔案管理信息化必將成為學(xué)校檔案管理的一個(gè)必要的趨勢，一個(gè)主要的發(fā)展方向。

[1]高力，高校檔案管理信息化建設(shè)的思考，中外企業(yè)家，2011

[2]張永軍，淺析圖書館員的信息素養(yǎng)和信息素養(yǎng)人，情報(bào)雜志，2004