從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理

于富

（牡丹江市事容環(huán)境衛(wèi)生科學(xué)研究所 黑龍江 牡丹江 157000）

從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理

于富

（牡丹江市事容環(huán)境衛(wèi)生科學(xué)研究所 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案管理既作為機(jī)構(gòu)參與工作考核的主要憑證，又反映出了計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)和計(jì)量活動(dòng)的達(dá)成狀況。通過各個(gè)檔案文件我們能夠重現(xiàn)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的各種計(jì)量活動(dòng)過程。檔案管理和機(jī)構(gòu)運(yùn)行是相互關(guān)聯(lián)而存在的，二者缺一不可。在機(jī)構(gòu)運(yùn)行的基礎(chǔ)上做好相關(guān)檔案的管理工作，除了可以顯示出技術(shù)機(jī)構(gòu)運(yùn)行的情況，方便工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整運(yùn)行過程中存在問題的體系，使所有工作有序進(jìn)行以外，還為日常檢定工作的溯源和改進(jìn)提供了主要憑證和強(qiáng)大動(dòng)力。在計(jì)量事業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案管理也發(fā)揚(yáng)著其日益重要的作用。該篇文章將圍繞計(jì)量技術(shù)單位該怎樣安排有限的人力資源，做好各項(xiàng)檔案管理工作，保證在使常規(guī)工作有條不紊的進(jìn)行的同時(shí)，能妥善保管各種工作檔案來談?wù)勛约旱睦斫狻?/p>

機(jī)構(gòu)考核；計(jì)量技術(shù)；檔案管理

1.明確人員職責(zé)，確保崗位進(jìn)一步落實(shí)

因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人力、資金等多方面因素的影響，一人身兼數(shù)職，一名檢定員身兼多個(gè)計(jì)量項(xiàng)目的情形時(shí)有發(fā)生。一些重要崗位必須按照計(jì)量機(jī)構(gòu)考核規(guī)范的要求來設(shè)立質(zhì)量管理體系而不能因?yàn)闄C(jī)構(gòu)中人員的缺乏去減少崗位的數(shù)量，指定好主要的技術(shù)質(zhì)量管理人員并使他們對自己的崗位職責(zé)有所了解，對于不同文件的編制、審核和批準(zhǔn)既要明確相關(guān)的人員又要對他們簽字授權(quán)的范圍進(jìn)行規(guī)定。只有這樣才能保證體系的正常運(yùn)行。

通常情況下由業(yè)務(wù)部門的主管來對計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理，因?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制質(zhì)量體系文件的主要依據(jù)之一就是充裕的檔案信息，所以檔案管理部門必須任命一名做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作的專職（或者兼職）人員來提示檔案管理的相關(guān)人員在檔案管理的環(huán)節(jié)中有哪些疏忽的地方以此來保證檔案管理工作在運(yùn)行的過程中準(zhǔn)確無誤。

2.建立完善的文件控制程序，確保各種文件得以有效控制

計(jì)量技術(shù)單位用來表明該單位在施行質(zhì)量管理體系時(shí)將所做工作的文件疊加在一起就叫做管理文件。它除了涵蓋質(zhì)量手冊（包括質(zhì)量方針和目標(biāo)是怎樣構(gòu)成文件的）、程序文件以外，還包括記錄表式、作業(yè)指導(dǎo)書和其它管理性質(zhì)的文件。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)舉行各種質(zhì)量活動(dòng)都以文件管理為基礎(chǔ)，因此，機(jī)構(gòu)內(nèi)部職員都必須遵循各自的工作法規(guī)。機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系是否有效和適宜是根據(jù)體系有沒有達(dá)到其所規(guī)定的質(zhì)量方針和目標(biāo)以及是否為進(jìn)行質(zhì)量更新提供保障來評價(jià)的。

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)以計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范為條件，按照每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)置的文件集（涵蓋規(guī)程規(guī)范、技術(shù)報(bào)告和證書記錄以及制度等主要文件）就叫做技術(shù)文件。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)以機(jī)構(gòu)設(shè)置的各個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)來展開各個(gè)工作。機(jī)構(gòu)開展量值傳達(dá)工作以技術(shù)文件為技術(shù)憑據(jù)，在確保保持計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)狀態(tài)平穩(wěn)以及確立正常的工作秩序的同時(shí)，也詳盡的反應(yīng)了技術(shù)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況和檢定工作的進(jìn)展?fàn)顩r。

要想以文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和作廢等步驟來設(shè)立健全的文件控制程序?qū)ζ溥M(jìn)行有用的限制，就必須按照法定計(jì)量機(jī)構(gòu)考核規(guī)范的要求來做，更要保證它的完善性、準(zhǔn)確性和有效性。因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)文件管制主要在管理文件方面存在著薄弱環(huán)節(jié)，所以應(yīng)該在管理方面使文件的發(fā)放和作廢環(huán)節(jié)得到增強(qiáng)，以此來保證各個(gè)管理文件都是有用的版本，這樣做的目的是為了規(guī)避新版本發(fā)放后，作廢文件依舊還在投入使用并被混淆的狀況發(fā)生。

3.各項(xiàng)記錄隨日常工作進(jìn)行，盡可能避免完成工作后補(bǔ)記錄的現(xiàn)象

我們實(shí)施有效的采集、控制、保存和整頓等措施是因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)平常工作過程的痕跡是通過多樣的記錄來展現(xiàn)的。質(zhì)量和技術(shù)記錄是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)記錄的兩大構(gòu)成部分。管理性記錄、管理評定記錄、抱怨處置記錄、人員培訓(xùn)與考核記錄、預(yù)防改進(jìn)措施記錄等組成了質(zhì)量記錄，它記錄了機(jī)構(gòu)曾經(jīng)進(jìn)入過的質(zhì)量活動(dòng)，包含了計(jì)量活動(dòng)的所有步驟。與質(zhì)量記錄不同，檢測原始記錄、環(huán)境監(jiān)管記錄、能力考證記錄、計(jì)量穩(wěn)定性考核記錄、運(yùn)行檢測記錄等則組成了技術(shù)記錄。它是數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)記錄和成績的觀測記錄，它將計(jì)量檢驗(yàn)、考訂、測驗(yàn)工作的全部流程真實(shí)的反映了出來，技術(shù)記錄只有包含充裕的信息并和監(jiān)測過程同時(shí)進(jìn)行，才能將追溯和處理的根據(jù)提供給量值傳遞過程。

4.對照考核規(guī)范細(xì)則規(guī)范檔案的分類管理

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)加入實(shí)驗(yàn)室并得到認(rèn)可的根基就是檔案管理工作。它將全面的質(zhì)量和技術(shù)提供給了考核工作。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)除了設(shè)立質(zhì)量體系以外，還設(shè)立了一個(gè)專門的網(wǎng)絡(luò)來管理檔案。這樣做一方面使計(jì)量活動(dòng)工作的質(zhì)量得到了保障，另一方面也使檔案管理的工作質(zhì)量得到了保障。既在文件和記錄重要性的方面增加了職工對其的認(rèn)識(shí)，又在檔案方面提升了全體員工的意識(shí)。在文件和記錄的支配過程方面，實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可考核準(zhǔn)則對其提出了新的條件：技術(shù)機(jī)構(gòu)管理檔案時(shí)應(yīng)該按照相關(guān)的條例來進(jìn)行規(guī)范，以實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可考核細(xì)則和管理體系的目錄為準(zhǔn)繩來將檔案挨個(gè)編號(hào)并進(jìn)行分類，之后將不同的文件和資料分門別類的進(jìn)行填充，這樣我們按照考核細(xì)則目錄來搜索檔案時(shí)便一清二楚。

5.結(jié)語

質(zhì)監(jiān)部門的基礎(chǔ)崗位就是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)，它擔(dān)負(fù)著多項(xiàng)重要職責(zé)（如監(jiān)測企業(yè)計(jì)量工具、管理區(qū)域能源計(jì)量、計(jì)量管理等）。因?yàn)榭疾旃ぷ髂繕?biāo)和提升體系運(yùn)行情況都以工作的檔案資料中的憑證為基礎(chǔ)，所以我們要把工作的重心放到檔案的管理工作上來。要想讓檔案管理工作向質(zhì)量體系效勞，達(dá)成質(zhì)量目標(biāo)及方針的愿望從而使體系的運(yùn)作得到保障，就必須使檔案管理工作和各個(gè)平時(shí)實(shí)行的工作平起平坐。使檔案管理的水平切實(shí)提升，將質(zhì)量放在一個(gè)更高的水平點(diǎn)上，貫穿檔案管理的始終將是我們的長期目標(biāo)。

[1]申秀云.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器的穩(wěn)定性考核[J].品牌與標(biāo)準(zhǔn)化，2012，(10):10

[2]暢秋菊.從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理[J].中國計(jì)量，2011，(9):46-47