提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

王蕾

（河北省區(qū)域地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查研究所 河北 廊坊 065000）

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

王蕾

（河北省區(qū)域地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查研究所 河北 廊坊 065000）

檔案是重要信息的集合處，因此對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理意義重大，可以幫助國(guó)家、地區(qū)或是單位更好的對(duì)信息作出處理。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的發(fā)展途徑，這也使得檔案管理水平進(jìn)一步提高。目前我國(guó)的檔案管理體系還不夠完善，有關(guān)部門(mén)并沒(méi)有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，管理系統(tǒng)中存在許多漏洞，制度也尚待完善，需要制定一系列的法律條文來(lái)規(guī)范管理行為，進(jìn)一步提升檔案管理者的工作素養(yǎng)。為此，首先要提高各部門(mén)對(duì)檔案管理的重視程度，完善相關(guān)體制，充分利用檔案，多管齊下以提高檔案管理水平。

檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

1.提升檔案管理科學(xué)化水平的意義

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不足以解決目前的檔案管理問(wèn)題，因此要采取科學(xué)的方法和手段提高檔案管理水平，建立健全相關(guān)機(jī)制，制定一系列的制度條文以規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理工作水平。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理是為了迎合時(shí)代發(fā)展的需求，互聯(lián)網(wǎng)將人類(lèi)帶入到信息時(shí)代，人們的生活已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，網(wǎng)絡(luò)滲透在生活的每一個(gè)領(lǐng)域。面對(duì)如此大批量的信息，僅靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是不夠的，必須提高工作效率，采用科學(xué)管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)快速完成管理任務(wù)，這樣一來(lái)不僅能夠降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，還能夠幫助人們進(jìn)行更加便捷的信息查詢(xún)，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。

2.目前我國(guó)的檔案管理體系存在的不足

2.1 重視程度有待提高

目前國(guó)家已經(jīng)意識(shí)到了檔案管理的重要性，但是許多小地方和單位卻對(duì)此不以為意，對(duì)于他們而言，檔案工作并不具有現(xiàn)實(shí)意義，無(wú)法產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)可觀的利益，無(wú)法推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以常常忽視檔案管理工作。主要表現(xiàn)在對(duì)文獻(xiàn)資料的保管不夠及時(shí)細(xì)致，甚至將檔案管理看作無(wú)用功，沒(méi)有給予檔案資料足夠的保護(hù)，致使許多信息無(wú)故缺失，這些都是檔案管理的弊病，也是檔案管理體系需要完善的地方。

2.2 檔案管理制度不夠健全

在很多人看來(lái)，檔案管理工作不具有實(shí)際意義，所以工作人員也只是應(yīng)付了事，而沒(méi)有根據(jù)規(guī)定的流程完成任務(wù)。在很多地方，檔案管理就是工作人員的個(gè)人極記憶，即便付出了實(shí)際行動(dòng)，也沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行歸檔和保存。制度的不健全主要表現(xiàn)在缺乏規(guī)范，只有用制度和規(guī)范進(jìn)行約束，才能夠推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和先進(jìn)化。

2.3 檔案管理員素質(zhì)有待提高

在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案管理員也因此成為一個(gè)邊緣職業(yè)，單位在安排人員對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都表現(xiàn)的比較隨意，常常會(huì)安排一些年紀(jì)比較大、不適合在原來(lái)的工作崗位上繼續(xù)勞動(dòng)下去的人來(lái)管理檔案，這些人對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的利用水平大多比較低，檔案管理技能和水平也一直停滯不前。再加上對(duì)檔案管理工作沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，不知道檔案管理的意義和目的是什么，也不知道如何做好歸納和整理，久而久之就導(dǎo)致檔案管理工作一團(tuán)糟。所以說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

2.4 檔案利用率不高

從我國(guó)目前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)檔案被保存下來(lái)之后很少被啟用，這導(dǎo)致檔案的利用率非常低。許多地方的檔案館都是封閉的，外來(lái)人員很難進(jìn)入其中，更別說(shuō)查詢(xún)相關(guān)信息了。即便對(duì)外開(kāi)放，也只是開(kāi)放一部分檔案，想要進(jìn)行細(xì)致查詢(xún)還是有一定難度的，這樣一來(lái)檔案的意義便不復(fù)存在，其價(jià)值無(wú)法得以體現(xiàn)。檔案存在的意義在于利用過(guò)去的資料解決當(dāng)下的問(wèn)題，亦或是對(duì)未來(lái)做出合理化的預(yù)測(cè)，倘若這些檔案無(wú)法得到利用，那么它的存在就是沒(méi)有意義的。

3.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

3.1 給予檔案管理足夠的重視

就一個(gè)單位而言，要提高全員對(duì)檔案管理工作的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)層首先要起到示范作用和主導(dǎo)作用，建立健全單位內(nèi)部的檔案管理機(jī)制，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。對(duì)于專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，要強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)，幫助他們樹(shù)立正確的管理觀念，用心完成檔案管理工作，避免出現(xiàn)紕漏，提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化程度。檔案管理工作流程復(fù)雜、任務(wù)繁多，為此需要各個(gè)部門(mén)的配合。為此，要提高全員參與熱情，鼓勵(lì)全體員工在日常的工作學(xué)習(xí)中自覺(jué)的保存資料，降低檔案管理人員的工作壓力。

3.2 建立健全檔案管理制度

高水平的管理有賴(lài)于制度的規(guī)范，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理模式也得到了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。要想做好這一工作，就必須制定一系列的規(guī)范來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束，細(xì)化對(duì)入檔的范圍、內(nèi)容、方式、環(huán)節(jié)的規(guī)定，盡可能的做到面面俱到，不留漏洞，對(duì)檔案的入檔、存檔以及出檔進(jìn)行明確的規(guī)定，建立科學(xué)有序的管理模式。在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的情況下，檔案的管理工作也要順勢(shì)而行，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行大刀闊斧的改革，對(duì)空白處進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

3.3 采用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理

時(shí)代的進(jìn)步帶來(lái)了大批嶄新的技術(shù)，要想做好檔案管理工作，就需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新，采用更加現(xiàn)代化的模式進(jìn)行管理。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改進(jìn)，用技術(shù)推動(dòng)管理工作的進(jìn)步，保證檔案得到安全的保管。與此同時(shí)，還要有效利用多媒體、電子文本等媒介，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，將信息輸入到更為穩(wěn)定的環(huán)境中。

3.4 強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高管理者的素質(zhì)

要想做好檔案管理工作，就要培養(yǎng)一支水平高、技術(shù)強(qiáng)的管理隊(duì)伍。為此，需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行定期或不定期培訓(xùn)教育，讓他們意識(shí)到檔案管理的重要性，意識(shí)到自己肩負(fù)的責(zé)任，這樣才能保證在實(shí)際工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)。為此，要從兩個(gè)方面對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，要幫助他們提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解檔案管理的基本知識(shí)，具備相應(yīng)的能力，在此基礎(chǔ)上提高對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用程度，在制度規(guī)范下對(duì)檔案進(jìn)行管理。此外，要進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)他們?nèi)硇牡耐度氲竭@項(xiàng)工作中。

[1]王育蘭.對(duì)有效提高檔案管理科學(xué)化水平的探討[J].辦公室業(yè)務(wù). 2014(11).

[2]張曉玲.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù). 2014(11).