新時期檔案工作規(guī)范化管理的若干探究

丁峰

（魚臺縣就業(yè)辦公室 山東 濟寧 272300）

新時期檔案工作規(guī)范化管理的若干探究

丁峰

（魚臺縣就業(yè)辦公室 山東 濟寧 272300）

檔案管理是現(xiàn)代管理中的一個重要組成部分，它是一個企業(yè)、工程乃至國家能否有序運行的重要保證。當前我國檔案管理工作在一定程度上還存在一些問題，阻礙了檔案管理工作的正常開展。因此，加強檔案工作的規(guī)范化管理迫在眉睫，本文簡要探討檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的改進措施。

檔案工作；規(guī)范化管理

引言

檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強檔案工作的規(guī)范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動檔案管理工作持續(xù)、有序的進行。要做好檔案工作，需要利用相關的法律法規(guī)規(guī)范化管理檔案的征集工作。因此，新時期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時，應出臺和完善相關的檔案征集管理條例和辦法，對檔案進行有效地利用和保護，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。

1.檔案工作中存在的問題簡析

1.1 嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統(tǒng)觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2 缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區(qū)也根據(jù)實際情況制定了相應的規(guī)定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發(fā)展進度。

1.3 檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規(guī)范化管理的探討

為了對檔案工作加強規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規(guī)范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。

2.1 制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經(jīng)費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據(jù)征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2 提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯(lián)系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3 召開專家鑒定會

檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業(yè)務檔案管理部門。

3.結論

檔案征集工作是檔案工作的一個重要組成部分，它相對于檔案工作中的其他環(huán)節(jié)來說，具有較強的技術性和政策性，也存在著一定的偶然性和隨機性。上文簡要的對檔案征集工作的規(guī)范化管理提出了不成熟的建議，希望能對檔案工作的整體規(guī)范化管理起到一些作用，更好地便于檔案征集人員按照既定程序有效的開展檔案征集及檔案管理工作。

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