淺析檔案管理的信息化建設(shè)

程然

（灤平縣人社局勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì) 河北 承德 068250）

淺析檔案管理的信息化建設(shè)

程然

（灤平縣人社局勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì) 河北 承德 068250）

工作業(yè)績(jī)和資料整理歸納都是通過檔案管理體現(xiàn)出的，是日常工作的重點(diǎn)之一。檔案管理需要建立良好的管理規(guī)章制度，采用書寫、影像以及電子書的形式進(jìn)行規(guī)范管理。隨著社會(huì)信息化不斷進(jìn)步，信息技術(shù)在不斷促進(jìn)檔案管理的深化改革，想要將檔案管理更加信息化，就必須要提高工作人員積極自主信息化管理學(xué)習(xí)的新方法，努力提升積累學(xué)習(xí)知識(shí)，也要求相應(yīng)的工作單位增加所需要的硬件設(shè)施，提升檔案管理信息建設(shè)水平，有助于形成全新的檔案管理觀念和水平。

檔案管理；信息化建設(shè)；硬件設(shè)施

伴隨著網(wǎng)絡(luò)的愈加普及化，信息技術(shù)不斷發(fā)展，中國正式進(jìn)入信息化社會(huì)。檔案是相應(yīng)工作單位最重要的組成部分，而檔案管理則是每個(gè)工作單位最為重要的內(nèi)容，以前傳統(tǒng)式的人工書寫管理已經(jīng)不再能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐。就如今而言，信息化檔案管理是通過利用當(dāng)代信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行管理、儲(chǔ)存以及開發(fā)，在此過程中對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理和使用，這是信息化檔案建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)。在信息社會(huì)發(fā)展同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了很大作用。在信息化發(fā)展背景下，檔案管理對(duì)學(xué)校、企事業(yè)單位管理起到了很大的作用，是學(xué)校、企事業(yè)單位工作中不可缺少的一部分。

一、在信息化下檔案管理內(nèi)涵及分類

在信息化下的檔案管理主要是利用以電腦為主的智能工具進(jìn)行加強(qiáng)資料的整理、采集、運(yùn)用和開發(fā)研究。檔案信息創(chuàng)建主要包含了：網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用、數(shù)字儲(chǔ)存以及標(biāo)注化建設(shè)。中國現(xiàn)如今正處在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)下，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)對(duì)中國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。

二、檔案信息管理具有哪些意義及作用

（一）檔案信息管理能體現(xiàn)資源共享

在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，檔案資料信息化創(chuàng)建也被提上了日程，這是實(shí)踐檔案資料共享的實(shí)際需求。檔案信息創(chuàng)建可以打破信息用戶之間堵塞的通道，快速促進(jìn)信息資源的運(yùn)用、儲(chǔ)存、傳遞及開發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。

（二）檔案信息是發(fā)展檔案工作新標(biāo)志

過去傳統(tǒng)檔案管理的方法是用手書寫，而這種方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)今信息快速發(fā)展需求，現(xiàn)在無論是檔案管理事業(yè)從內(nèi)在需要或者是外觀條件全都在發(fā)生著巨大轉(zhuǎn)變，要改變“管檔案，收檔案”這種傳統(tǒng)做法已經(jīng)勢(shì)在必行。工作人員應(yīng)當(dāng)在工作中，主動(dòng)減少對(duì)檔案信息化發(fā)展負(fù)面影響的弊端，采用對(duì)檔案管理適用的工作方式，促使社會(huì)發(fā)展和檔案信息管理工作相結(jié)合的一體發(fā)展。

（三）檔案信息是信息改革的新需求

過去傳統(tǒng)的檔案管理事業(yè)，重點(diǎn)是在于需要工作人員對(duì)檔案進(jìn)行人工書寫、采集、整理、保存及應(yīng)用，人力投入比較大，但是效率欠佳，然而在檔案信息化管理之后，具有明顯的優(yōu)勢(shì)。不僅提升了檔案存儲(chǔ)數(shù)量，并且可以減少對(duì)人力注入，可以更加節(jié)約資源，提升工作人員的工作效率，這一改革更加適合于對(duì)信息建設(shè)迅速發(fā)展的當(dāng)下。

在中國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科技多種多樣的環(huán)境下，發(fā)展檔案管理工作這一重點(diǎn)事業(yè)，能夠使企業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到積極作用。而檔案管理的特點(diǎn)是：檔案是一些單位進(jìn)行管理及業(yè)務(wù)工作時(shí)的考察依據(jù)；是單位進(jìn)行生產(chǎn)研究的參考憑據(jù)；是進(jìn)行科學(xué)探究的條件基礎(chǔ)；是進(jìn)行宣講教育的鮮明材料。

三、新時(shí)代時(shí)期對(duì)檔案信息管理有哪些要求

網(wǎng)絡(luò)信息迅速發(fā)展的現(xiàn)在，檔案相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息創(chuàng)建具有著重大作用，更應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)信息化檔案意識(shí)，提升對(duì)檔案管理的工作效率，全面開展信息化管理的各項(xiàng)事業(yè)，可以促進(jìn)檔案管理信息化創(chuàng)建迅速有效地開展。就現(xiàn)在而言要提升檔案信息創(chuàng)建技術(shù)水準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)遵守這樣幾點(diǎn)：一、需要配置完善的信息硬件設(shè)備，例如，電腦、掃描機(jī)、打印機(jī)、交換器以及服務(wù)器等等之類，使用研究開發(fā)出的系統(tǒng)軟件，將檔案管理工作人員進(jìn)行集體培訓(xùn)，使工作人員對(duì)新系統(tǒng)軟件熟悉之后，從實(shí)際點(diǎn)出發(fā)為完善軟件提供合理且寶貴意見。二、將檔案內(nèi)容及目錄進(jìn)行有效地?cái)?shù)字管理，這是最基礎(chǔ)的電子檔案管理工作，對(duì)各個(gè)部門移交的資料進(jìn)行匯總并整理，從信息資料源頭開始，創(chuàng)建統(tǒng)一一體的數(shù)據(jù)資料，避免出現(xiàn)重復(fù)性，提升工作者的工作效率。三、對(duì)可能在網(wǎng)上可以查詢到的檔案資料進(jìn)行加密設(shè)定，以公開，內(nèi)部，秘密，機(jī)密以及絕密區(qū)分開來，這樣有助于公司的重要資料不被泄露。并且對(duì)查詢者的信息進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)名登記，根據(jù)不同的人提供不同程度的資料查詢權(quán)限，以此來保證上網(wǎng)查詢的安全性。四、檔案工作者及管理人員要培訓(xùn)全面的各項(xiàng)技能。管理檔案工作者應(yīng)當(dāng)明確自身的工作職責(zé)及責(zé)任，要對(duì)檔案工作這份事業(yè)非常重視，要調(diào)節(jié)自身，努力提升自己專業(yè)知識(shí)，更加適應(yīng)以后檔案管理工作信息化的不斷創(chuàng)新。檔案工作者不僅可以自學(xué)更可以利用業(yè)余時(shí)間去參加相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，充分利用各種方式，用較短時(shí)間快速全方位掌握和自身工作相關(guān)的技能與知識(shí)，為以后自己自身發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

四、結(jié)束語

綜上所述，就如今社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化也愈加普遍，檔案管理也更應(yīng)該要由傳統(tǒng)的管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾?。人事資料檔案管理信息也愈加繁瑣和復(fù)雜，但是卻具有重大意義，因此必須要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的信息化創(chuàng)建。在檔案管理概念基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)型的同時(shí)，更需要建立完善的管理檔案信息化制度規(guī)范，提升工作人員的工作效率，提高檔案管理的安全性，更充分的利用檔案管理的信息化作用和實(shí)效性，真正達(dá)到檔案信息化管理的目標(biāo)。

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