大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理與利用探討

張峻山

（西安科技大學(xué) 陜西 西安 710054）

大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理與利用探討

張峻山

（西安科技大學(xué) 陜西 西安 710054）

檔案管理正逐步邁進(jìn)大數(shù)據(jù)時代，給整個高校的檔案工作帶來深遠(yuǎn)的影響，高校的學(xué)生檔案工作正面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校學(xué)生檔案工作應(yīng)從檔案數(shù)據(jù)收集、管理、利用和保護(hù)的角度出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)的理念和技術(shù)，使學(xué)生檔案發(fā)揮最大的效益。

大數(shù)據(jù)；高校學(xué)生檔案管理；保護(hù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息存儲和服務(wù)技術(shù)手段如：物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和云存儲等開始廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)的檔案時代的來臨。大數(shù)據(jù)的思想和技術(shù)手段有效促進(jìn)了檔案利用，也對高校的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。對高校學(xué)生檔案管理來說，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求，有助于高校全面、及時、準(zhǔn)確地了解大學(xué)生學(xué)習(xí)和發(fā)展的各種情況，提高學(xué)生管理效率，推動其科學(xué)決策提供依據(jù)，但也對學(xué)生信息的檔案數(shù)據(jù)的充分錄入及學(xué)生個人隱私保護(hù)等提出了新的挑戰(zhàn)。因此，對高校檔案館的學(xué)生檔案管理提出了新的要求。

1.大數(shù)據(jù)的檔案管理時代來臨

大數(shù)據(jù)一般指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料量規(guī)模巨大，在合理時間內(nèi)進(jìn)行擷取、管理、處理、整理成為有效信息的數(shù)據(jù)[2]，借助云計(jì)算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，獲得現(xiàn)狀和預(yù)測的各種信息，滿足現(xiàn)代社會對信息的日益多樣化、高效化、個性化、專業(yè)化的需求。大數(shù)據(jù)對高校學(xué)生檔案工作同樣產(chǎn)生了深刻的影響，從高校管理部門的角度來講，從大量的學(xué)生檔案中挖掘出來的大數(shù)據(jù)有利于高校管理部門比以往更加全面了解高校學(xué)生的現(xiàn)狀，并根據(jù)這些數(shù)據(jù)從中進(jìn)行更準(zhǔn)確的分析并作出更精確的決策；對高校檔案館而言，大數(shù)據(jù)意味著高校學(xué)生檔案管理的工作的重點(diǎn)發(fā)生改變，從以往單純注重學(xué)生檔案工作的記錄和保管轉(zhuǎn)向?qū)W(xué)生檔案工作的記錄、管理、保護(hù)、數(shù)字化輸入和有效利用等多方面并重，在全面充分利用高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的同時保護(hù)學(xué)生私人檔案信息。

2.大數(shù)據(jù)時代高校對學(xué)生檔案工作需求和挑戰(zhàn)

2.1 高校對學(xué)生檔案需求的變化

大數(shù)據(jù)時代，高校對學(xué)生檔案工作的需求更加細(xì)化，深入，準(zhǔn)確，以求實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)的管理和決策。其需求發(fā)生了以下三點(diǎn)改變。

2.1.1 學(xué)生檔案數(shù)據(jù)需求的改變

雖然在傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理中，為高校其他部門提供相關(guān)的管理數(shù)字統(tǒng)計(jì)一直處于舉足輕重的作用。但隨著學(xué)生人數(shù)和學(xué)生個人信息量的迅速增長，相關(guān)的檔案也迅速的增長[1]，巨大的信息采集量使得傳統(tǒng)學(xué)生檔案統(tǒng)計(jì)所采取的靜止、局部抽樣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式已經(jīng)無法滿足需求，學(xué)生管理工作日益需要更加全面的、動態(tài)的數(shù)據(jù)，這類的數(shù)據(jù)具有數(shù)量巨大，類型繁多的特點(diǎn)，并且時效性強(qiáng)，具有很強(qiáng)的預(yù)測性，從數(shù)據(jù)來源的范圍看，必須達(dá)到“樣本=總體”的要求。這需要檔案館在很短的時間根據(jù)動態(tài)的需求提供最全面的的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，因此需要檔案館在圈校范圍內(nèi)建立有效全面的學(xué)生數(shù)據(jù)和分析系統(tǒng)，來滿足信息用戶的需求。

2.1.2 更加迅速快捷的需求

為了保證檔案信息的安全，信息用戶獲取檔案信息需要較為復(fù)雜的程序和教長的時間。而在信息技術(shù)迅速發(fā)展的條件下，信息用戶對信息的時效性的要求越來越高，對信息獲取流程也要求簡化。雖然，高校檔案館已經(jīng)開始了檔案數(shù)字化的進(jìn)程并做出了很多成績，但并未始終未形成與圖書館系統(tǒng)相似的信息管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的檔案信息獲取方式并不利于信息用戶自動生成和統(tǒng)計(jì)所需要的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。信息用戶希望有途徑通過網(wǎng)絡(luò)迅速快捷的獲取所需要的檔案信息，檔案館應(yīng)在檔案信息快捷獲取方面做出更多的努力。

2.2 大數(shù)據(jù)條件下高校學(xué)生檔案館工作的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，高校信息用戶對檔案館的需求越來越多，這些需求給現(xiàn)今高校檔案館的學(xué)生檔案工作提出新的要求，能否應(yīng)付這些挑戰(zhàn)將成為高校檔案館能否成功邁入大數(shù)據(jù)時代的關(guān)鍵，這些挑戰(zhàn)包括：

2.2.1 數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)

（1）數(shù)據(jù)存儲與記錄的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案的記錄工作一般由學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)，一般內(nèi)容包括學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、獎勵狀況等。雖然近年來高校檔案歸檔范圍有所拓寬，如：學(xué)生心理狀況檔案和社會實(shí)踐檔案，但這記錄遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足大數(shù)據(jù)條件下高校信息用戶的需求?，F(xiàn)代大學(xué)生管理要求掌握更為細(xì)致的學(xué)生狀況。如，學(xué)生日常表現(xiàn)，學(xué)生個人圖書閱讀傾向等以往非歸檔范圍的數(shù)據(jù)。這些記錄必然導(dǎo)致檔案資料數(shù)量的指數(shù)增長。而目前相當(dāng)多的高校檔案館依然采用手工管理和紙質(zhì)階段，這種管理方式已經(jīng)無法滿足這種迅速增長的檔案存儲和記錄的需求。大規(guī)模檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化勢在必行。

（2）數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)

海量的數(shù)據(jù)存儲也帶來了高校檔案館在數(shù)據(jù)處理上的問題。在大數(shù)據(jù)時代，信息用戶對數(shù)據(jù)的要求是隨機(jī)的，全面的和時效的，即在要求高校檔案館能夠從自己所儲存的海量數(shù)據(jù)中，按照客戶的需求提供交互式的，實(shí)時的、有價值的信息。這要求檔案館必須建立有效的數(shù)據(jù)檢索和分析系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動統(tǒng)計(jì)，徹底擺脫傳統(tǒng)手工處理檔案的方式。

2.2.2 檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案數(shù)據(jù)處理和用戶服務(wù)要求的提高，檔案服務(wù)將從當(dāng)今的“供給導(dǎo)向”向未來的“需求導(dǎo)向”發(fā)展，高校檔案館在管理學(xué)生檔案的時候，應(yīng)將滿足學(xué)校不同部門的信息需求放到重要的地位，將自身所存儲的檔案資源轉(zhuǎn)化為知識資源，成為大學(xué)檔案管理部門的重要任務(wù)。這就要求檔案館必須優(yōu)化檔案工作流程，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，創(chuàng)新檔案服務(wù)的模式，實(shí)現(xiàn)檔案的智能服務(wù)和知識服務(wù)[3]。

3.大數(shù)據(jù)時代下高校學(xué)生檔案管理方式探討

面對大數(shù)據(jù)所帶來的挑戰(zhàn)，高校學(xué)生檔案管理工作須對現(xiàn)有的工作方式進(jìn)行改進(jìn)，在檔案收集、管理、利用和保護(hù)上做出調(diào)整：

3.1 高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)輸入方面

在大數(shù)據(jù)時代，應(yīng)對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，首先是在檔案收集方面，必須確立一個清晰的數(shù)據(jù)輸入目標(biāo)，建立一個“大檔案”的觀念，擴(kuò)大數(shù)據(jù)搜集的范圍，不在僅限于傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)資料，還應(yīng)當(dāng)包括平日里學(xué)校輔導(dǎo)員，心里咨詢師等人員所記錄下來的單個學(xué)生的動態(tài)檔案，甚至學(xué)生管理平時工作中所形成的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都應(yīng)被視作檔案而被收集，保證所收集的檔案信息動態(tài)全面；其次，統(tǒng)一檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前不同高校甚至不同部門對學(xué)生檔案的收集缺乏統(tǒng)一的策略標(biāo)準(zhǔn)，不利于進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，應(yīng)采用高校輔導(dǎo)員等易于掌握的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動態(tài)輸入，以方便大數(shù)據(jù)的提取，例如：對高校學(xué)生檔案管理中的心理測試表，應(yīng)確立具有普遍適用性的標(biāo)準(zhǔn)，滿足各個專業(yè)和年級的需要，才能有助于科學(xué)全面地反映學(xué)生心理發(fā)展趨勢變化。

3.2 高校學(xué)生檔案管理方面

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理的基礎(chǔ)是檔案資源充分利用數(shù)字化的，因此應(yīng)首先重視檔案的數(shù)字化工作，而且不僅僅是新收入的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如果條件允許的情況下，也應(yīng)當(dāng)對已畢業(yè)學(xué)生的檔案也進(jìn)行數(shù)字化處理。其次，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案需要開發(fā)出一套能夠支持海量數(shù)據(jù)挖掘和處理的數(shù)據(jù)管理分析系統(tǒng)，該系統(tǒng)既能夠根據(jù)學(xué)生管理工作的需要，自動提取分析原理模糊的潛在的數(shù)據(jù)，從而挖掘出學(xué)生中更多的隱含信息，也能夠自動過濾掉涉及學(xué)生隱私或不宜公開的信息。

3.3 高校學(xué)生檔案服務(wù)方面

大數(shù)據(jù)對學(xué)生檔案工作最大的改變就是在服務(wù)方面，檔案館應(yīng)改變只注重保管的傳統(tǒng)，主動利用掌握的學(xué)生信息資源為高校學(xué)生管理者提供服務(wù)，首先，檔案館應(yīng)開發(fā)適合高校管理者的學(xué)生檔案信息分析系統(tǒng)，簡化信息獲取程序，方便快捷的為高校工作人員提供各種數(shù)據(jù)分析；其次，信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案館針對用戶的個性化服務(wù)成為可能，檔案館可以根據(jù)信息用戶的檔案閱讀傾向的細(xì)節(jié)化分析，預(yù)測出信息用戶的真正的需求，在檔案信息安全的條件下，主動為信息用戶服務(wù)；最大程度滿足信息用戶的需求；再次，大數(shù)據(jù)背景下，檔案館的技術(shù)水平也將提升到一個更高的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的智能化服務(wù)成為可能，通過對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的智能化抓取，快捷迅速的滿足信息用戶的多方面需求，有利于有價值信息從單個主體擁有向多個主體擁有的流通與傳播，也利于將學(xué)生檔案中的隱藏信息顯示出來，甚至能進(jìn)信息變成系統(tǒng)的輸出結(jié)果。

總之面對大數(shù)據(jù)所帶來的方興未艾的信息技術(shù)革命，對高校的學(xué)生檔案工作既提出了挑戰(zhàn)也帶來了機(jī)遇，檔案館應(yīng)針對學(xué)生檔案的特點(diǎn)及高校信息用戶的需求，再保護(hù)檔案的前提下，引進(jìn)新的技術(shù)和手段，充分挖掘存儲在學(xué)生檔案中的信息，提升和完善目前高校的學(xué)生檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生檔案產(chǎn)生最大的社會效益。

[1]張冉妮.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界.2015(1).21-22.

[2]魯?shù)挛?試述檔案大數(shù)據(jù)的定義、特征及核心內(nèi)容[J].檔案.2014 (04):13-15.