高校人事檔案管理工作的特點(diǎn)與作用探討

楊富霞

（新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 新鄉(xiāng) 453006）

高校人事檔案管理工作的特點(diǎn)與作用探討

楊富霞

（新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 新鄉(xiāng) 453006）

學(xué)校的人事調(diào)動(dòng)、科研成功、教學(xué)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的資料，這些資料蘊(yùn)含著大量的信息，是學(xué)校的寶貴財(cái)務(wù)，甚至指導(dǎo)著學(xué)校后期的發(fā)展規(guī)劃的制定，具有較高的利用價(jià)值。人事檔案管理就是對(duì)上述資料進(jìn)行系統(tǒng)、專業(yè)的管理，防止重要資料被劃折、抓破，減緩資料的老化，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期儲(chǔ)存、利用。

高校；人事檔案管理工作；特點(diǎn)；作用

高校人事檔案的管理是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)之一，但長(zhǎng)期以來(lái)高校人事檔案管理工作存在著領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問(wèn)題。另一方面，隨著時(shí)代的發(fā)展，高校人事檔案要求增加一些新的內(nèi)容，只有完善檔案運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范管理程序，才能從根本上解決這些問(wèn)題。本文首先探討了高校人事檔案管理工作的作用，接著詳細(xì)論述了當(dāng)前高校人事檔案管理工作的特點(diǎn)。

一、高校人事檔案管理工作的作用

人事檔案的真實(shí)全面準(zhǔn)確可靠地反應(yīng)教職工的發(fā)展?jié)摿?、工作能力，是高校管理層了解教職工的基本情況的渠道之一。作為國(guó)家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實(shí)地反映了教職工在校期間的教學(xué)、科研和社會(huì)活動(dòng)的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映教職工的工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、管理水平、教學(xué)水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對(duì)于學(xué)校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學(xué)校人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。面對(duì)日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的辦學(xué)環(huán)境，學(xué)校只有充分發(fā)揮了自身的人才優(yōu)勢(shì)，并根據(jù)自身的人才儲(chǔ)備情況做出了最合理的中、長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃才能卻確保學(xué)校能保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。

二、高校人事檔案管理工作的特點(diǎn)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實(shí)際情況而言，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于領(lǐng)導(dǎo)忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無(wú)序的狀態(tài)已經(jīng)持續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間，對(duì)高校人事檔案的后期管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)人事檔案管理水平的要求越來(lái)越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要?jiǎng)?chuàng)新和改進(jìn)。

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動(dòng)更新對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓(xùn)。高校人事檔案管理工作應(yīng)由檔案管理中心主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭主抓，增強(qiáng)重視程度。及時(shí)更新硬件設(shè)施，缺少的及時(shí)補(bǔ)充，在各個(gè)中心配備專門的檔案庫(kù)房、采購(gòu)檔案基礎(chǔ)設(shè)備，切實(shí)改善檔案工作環(huán)境

2.管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案員是高校人事檔案管理工作的實(shí)際操作者，人事檔案管理工作對(duì)其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實(shí)際的情況并不容樂(lè)觀，很多高校檔案員并沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。所以加強(qiáng)高校人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切[1]。

對(duì)高校檔案員的專業(yè)技能和職業(yè)操守進(jìn)行培訓(xùn)，使其達(dá)到并滿足現(xiàn)代高校人事檔案管理對(duì)檔案員的要求。建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，使得檔案管理工作能不斷地學(xué)習(xí)到國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)和技能，借鑒新的培訓(xùn)模式和方法，加強(qiáng)檔案檔案員專業(yè)素養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，建設(shè)一個(gè)專業(yè)的高效檔案管理工作人員。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案檔案員職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，增強(qiáng)高校檔案員的事業(yè)心、上進(jìn)心、細(xì)心以及責(zé)任心等，建設(shè)一個(gè)優(yōu)良的團(tuán)隊(duì)，此來(lái)有效的提升整體檔案員的積極主動(dòng)性，提升職業(yè)道德修養(yǎng)。

3.管理技術(shù)滯后

社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展催生了大量的以及以計(jì)算機(jī)為核心的聲像技術(shù)、多媒體、軟件應(yīng)用在各個(gè)機(jī)構(gòu)上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對(duì)相關(guān)資料的記錄是簡(jiǎn)單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意思，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在高校中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時(shí)代的弄潮兒，革新觀念學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，并運(yùn)用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時(shí)優(yōu)化整合資源加強(qiáng)資源的再利用[2]。所以我們首先應(yīng)建立并完善高校人事檔案計(jì)算機(jī)檢索管理系統(tǒng)，并詳細(xì)地在計(jì)算機(jī)上記錄下每份檔案的編號(hào)、題名，格式應(yīng)簡(jiǎn)單且具有統(tǒng)一性。其次創(chuàng)建行之有效的計(jì)算機(jī)借閱管理工作流程，并完善預(yù)約、查找、借閱以及統(tǒng)計(jì)工作細(xì)節(jié)。再次創(chuàng)建計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，即調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析高校人事檔案管理工作的實(shí)際開展情況，達(dá)到量化管理和統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的目的。最后將高校人事檔案存進(jìn)硬盤縮微化，實(shí)現(xiàn)大量?jī)?chǔ)存高校人事檔案信息的目的，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化智能化管理。

4.服務(wù)意識(shí)薄弱

隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開放程度的有了明顯的提升，各級(jí)檔案部門通過(guò)積極向社會(huì)開放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場(chǎng)的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對(duì)檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)[3]。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

對(duì)此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)外，還要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，時(shí)刻牢記“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)專業(yè)程度的尺度，開放檔案信息資源，使其服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務(wù)方向、樹立創(chuàng)新意識(shí)、提高服務(wù)質(zhì)量、端正服務(wù)態(tài)度、對(duì)查閱檔案人員專業(yè)耐心，耐心細(xì)致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問(wèn)和問(wèn)題。

5.數(shù)字化程度不高

人事檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，高校人事檔案管理未來(lái)發(fā)展的方向。數(shù)字化資源的缺少將使人事檔案的數(shù)字化建設(shè)陷入“巧婦難為無(wú)米之炊”的窘境。人事檔案數(shù)字化，是對(duì)原有的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，根據(jù)學(xué)科組成、科研項(xiàng)目、研究領(lǐng)域不同建立起特有的數(shù)據(jù)庫(kù)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，使得人事檔案的數(shù)字化建設(shè)成為可能，那些擁有豐富數(shù)字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學(xué)化水平，發(fā)揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數(shù)字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學(xué)科建設(shè)、項(xiàng)目研究提供更好的服務(wù)，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應(yīng)對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行細(xì)分，通過(guò)合并、分類、整理來(lái)方便查閱。此外，應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案館自身的優(yōu)勢(shì)，走“獨(dú)立建庫(kù)、有機(jī)連庫(kù)、特色服務(wù)、資源共享”的發(fā)展模式。這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升數(shù)字化水平。

6.人事檔案歸檔的科學(xué)性不高

人事檔案作為是高校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果、辦學(xué)發(fā)展的“見證人”，蓋我們辦學(xué)活動(dòng)的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來(lái)確保歸檔工作的順利進(jìn)行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統(tǒng)化，確保易于操作。提升歸檔科學(xué)水平的舉措如下：

①建立相應(yīng)規(guī)章制度。為了確保人事檔案管理的順利實(shí)施，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質(zhì)所決定。在歸檔過(guò)程中檔案員要加強(qiáng)檢查，確保檔案符合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定；確保歸檔檔案按照明細(xì)表齊套；確保歸檔檔案應(yīng)有審核、標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)計(jì)、批準(zhǔn)、工藝的日期和簽署；確保無(wú)揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。對(duì)于有密級(jí)的檔案，在交保密部門存檔之前，應(yīng)填寫《密級(jí)界定表》，然后填寫一式兩份《歸檔文件資料清單》，檔案室和歸檔人各留一份。對(duì)于特殊人事檔案，可建立特殊檔案。③堅(jiān)持“四同步”管理。為了確保設(shè)備檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。④確定人事檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是人事檔案的組卷原則，通常情況下由檔案員根據(jù)人事檔案的內(nèi)容、密級(jí)和規(guī)格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行組卷，并把整理好的人事檔案按歸檔年度向檔案科移交。⑤建立科學(xué)的借閱制度。人事檔案通常專業(yè)性較強(qiáng)，有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備維修方法等，這些技術(shù)性資料最常被借用，而科學(xué)的借閱制度不僅能方便人事檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。對(duì)此應(yīng)實(shí)行先歸檔后借出借閱制度，先歸檔后借出能督促借閱人員及時(shí)歸檔，降低檔案磨損、劃折的幾率，確保檔案的安全[4]。⑥建立有效的監(jiān)督機(jī)制。人事檔案管理應(yīng)直接由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主抓，實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并把檢查結(jié)果與檔案員的績(jī)效考核成績(jī)掛鉤，并在月工資和年終評(píng)獎(jiǎng)中體現(xiàn)出來(lái)。⑦建立人事檔案信息庫(kù)。由專門的人事檔案管理人員把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)錄入電腦中，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便以后的查閱和管理。⑧人事檔案信息的全程收集。

三、結(jié)束語(yǔ)

要做好高校的檔案管理工作，應(yīng)立足于我國(guó)事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，重視檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作技術(shù)，完善檔案內(nèi)容，提高服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而培養(yǎng)高校人事檔案管理工作人員的進(jìn)取意識(shí)和責(zé)任感，建設(shè)有專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理工作人員，使高校人事檔案管理工作走上科學(xué)化、信息化、規(guī)范化和服務(wù)化的道路。

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑[J].中國(guó)行政管理，2013，(6):99-102.

[2]吳建美.高校人事檔案管理淺議 [J].江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，17(6):90-91.

[3]陳小紅.信息化視野下的高校人事檔案管理對(duì)策[J].北京檔案，2010，(10):28.

[4]陳懋曄.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)高校人事檔案質(zhì)量問(wèn)題的思考[J].蘭臺(tái)世界，2012，(29):12-13.

楊富霞（1969-9）：女，籍貫：河南延津，學(xué)歷：本科：館員，主要研究方向：高校檔案管理；單位：新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。