關(guān)于檔案利用工作的體會(huì)與思考

楊雪飛

（山東省膠州市檔案局 山東 膠州 266300）

關(guān)于檔案利用工作的體會(huì)與思考

楊雪飛

（山東省膠州市檔案局 山東 膠州 266300）

檔案資源是社會(huì)信息的一部分，也是社會(huì)的寶貴財(cái)富，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用對(duì)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)有著非常大的意義。本文通過(guò)分析目前我國(guó)檔案信息資源利用存在的主要問(wèn)題，并根據(jù)檔案資源的具體特點(diǎn)提出合理的建議，以供廣大讀者參考。

檔案資源；檔案利用；檔案管理

一、目前檔案資源利用存在的問(wèn)題

（一）檔案資源利用工作重視不夠

某些部門(mén)的管理層認(rèn)為單位的檔案資源利用不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益、社會(huì)效益等，所以往往將單位的檔案資源利用工作與單位的發(fā)展規(guī)劃相分離，沒(méi)有對(duì)其給予足夠的重視。由于這種在思想觀念上沒(méi)有重視，導(dǎo)致單位檔案利用在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)沒(méi)有足夠支持的局面，更缺乏比較全面系統(tǒng)的規(guī)劃，有些上級(jí)的規(guī)定無(wú)法落實(shí)到位，整個(gè)檔案資源利用工作不能積極展開(kāi)，嚴(yán)重影響了工作效率。

檔案資源在利用過(guò)程中產(chǎn)生的效益往往需要很長(zhǎng)的周期，也需要使用檔案資源的各個(gè)部門(mén)加大投入力度，但是由于檔案資源的回報(bào)周期過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致很多部門(mén)都沒(méi)有耐心，也無(wú)法在檔案資源利用上耗費(fèi)太長(zhǎng)的時(shí)間和精力，所以檔案資源利用工作不能很好地開(kāi)展。

（二）檔案資源利用體制不健全

雖然目前我國(guó)大多單位的檔案資源利用都是以檔案法為主要目標(biāo)，但是在實(shí)際工作中還沒(méi)有完全規(guī)范化操作，有些管理制度不符合法制管理、科學(xué)管理的規(guī)定，并且制度建設(shè)的進(jìn)程比較緩慢。比如在起草公文時(shí)，有些檔案管理人員對(duì)用紙、用筆時(shí)沒(méi)有按照檔案管理的規(guī)定，經(jīng)常使用一些不耐久的工具，導(dǎo)致公文上的字跡很快就會(huì)模糊，影響了檔案的正常利用。造成這樣的原因就是沒(méi)有比較健全的體制規(guī)定，導(dǎo)致后期的檔案利用工作經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。

另外一方面，由于檔案資源利用體制不健全，導(dǎo)致檔案利用工作只是被動(dòng)服務(wù)，僅僅局限于對(duì)檔案的整體和保管，或者是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和組合，從而方面檔案利用者在使用時(shí)比較方便，但是這種工作狀態(tài)限制了檔案利用程度，被動(dòng)的檔案服務(wù)并沒(méi)有給利用者帶來(lái)比較滿(mǎn)意的服務(wù)。同時(shí)，檔案信息資源在編制過(guò)程中也是依靠大事記、文件匯編等，而這種開(kāi)發(fā)方式具有嚴(yán)重的滯后性，導(dǎo)致檔案利用工作處于落后局面。

（三）檔案資源利用設(shè)施建設(shè)不足

由于各部門(mén)的檔案資源利用工作無(wú)法給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益，所以各部門(mén)在對(duì)檔案資格管理的資金投入方面比較少，檔案資源利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就會(huì)出現(xiàn)了不足的局面。比如在工作中會(huì)出現(xiàn)資金、場(chǎng)地、人員的不足，并且有些設(shè)施比較老化，這樣就會(huì)促使單位檔案的資源利用只能應(yīng)付，很容易造成檔案資源的流失，無(wú)法提高管理水平。另外一方面，計(jì)算機(jī)是檔案資源利用比較重要的設(shè)備，而有些部門(mén)在這方面沒(méi)有投入足夠的資金，導(dǎo)致檔案信息化利用無(wú)法展開(kāi)。

（四）檔案資源利用隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高

目前我國(guó)各部門(mén)的檔案資源利用人員大多是兼職人員，檔案專(zhuān)業(yè)人才很少，整個(gè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不健全。由于兼職人員不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，沒(méi)有相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能，在工作中不能規(guī)范化操作，經(jīng)常出現(xiàn)隨意性行為，這樣就會(huì)促使檔案資源利用的不規(guī)范。

另外一方面，各單位檔案管理人員有部分是領(lǐng)導(dǎo)家屬，他們往往沒(méi)有比較高的學(xué)歷，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)比較陌生，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化、信息化管理，再加上他們的年齡比較大，管理意識(shí)比較落后，有些人還認(rèn)識(shí)檔案管理只是對(duì)卷宗的保管，缺乏比較先進(jìn)的管理觀念。

受體制的影響，我檔案資源利用引進(jìn)人才比較困難，一些檔案管理技術(shù)比較全面、綜合素質(zhì)比較高的專(zhuān)業(yè)人才無(wú)法從事高校檔案資源利用，導(dǎo)致整個(gè)隊(duì)伍建設(shè)出現(xiàn)困難。

（五）檔案資源利用信息化進(jìn)程緩慢

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大量的信息化、現(xiàn)代化技術(shù)慢慢進(jìn)入檔案資源利用中，檔案資源利用也在朝著信息化管理的方向發(fā)展。但是部門(mén)高校的檔案資源利用沒(méi)有應(yīng)用高校數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)絡(luò)等手段，整個(gè)收集工作處于比較滯后的狀態(tài)，這樣就會(huì)促使成形的檔案資料長(zhǎng)期處于休眠狀態(tài)，沒(méi)有發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。雖然我國(guó)大多部門(mén)都采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)輔助檔案資源利用，但是在操作中沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，主要操作方式仍然以單機(jī)為主，這樣提高的檔案資源就比較有效，整個(gè)管理水平比較低，嚴(yán)重影響了檔案共享利用率，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化，更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。

（六）檔案資源利用率比較低

檔案通過(guò)文字、圖表、聲音等各種形式來(lái)記錄國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的實(shí)踐活動(dòng)，但是在實(shí)際利用中卻存在利用率低的問(wèn)題。首先，檔案有其機(jī)密性和專(zhuān)門(mén)性，檔案保存的目的在于為形成者日后查閱，但是對(duì)于那些外部來(lái)說(shuō)卻沒(méi)有特別大的需求。很多檔案都是各種特定部門(mén)形成的，和一般普及型信息不同，所以在傳播上受到了限制，再加上有些檔案存在國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私等內(nèi)容，都有不同等級(jí)的保密期限，所以在使用者上有了很多限制。另外一方面，檔案信息的傳播也有一定局限性，雖然有些部門(mén)使用了現(xiàn)代化信息技術(shù)，但是檔案依然以比較傳統(tǒng)的方式保存和管理，這樣就導(dǎo)致先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)也不能解決檔案?jìng)鞑ヂ膯?wèn)題。

二、解決檔案資源利用問(wèn)題的主要對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案資源利用工作的重視

首先各單位應(yīng)該提高對(duì)自身檔案資源利用的重視程度，把檔案資源利用看作部門(mén)管理工作的重要內(nèi)容，并且要?jiǎng)澣雴挝坏恼w發(fā)展規(guī)劃之中，加大對(duì)檔案資源利用的支持力度，加大資金投入和人才建設(shè)。為了更好地提高對(duì)單位檔案資源利用工作的認(rèn)識(shí)，各單位應(yīng)該在檔案資源利用的負(fù)責(zé)人選撥上給予重視，檔案管理的負(fù)責(zé)人應(yīng)該成為單位中層干部，從而在組織上對(duì)檔案管理給予充分的認(rèn)識(shí)。

對(duì)檔案資源利用的充分認(rèn)識(shí)就是營(yíng)造良好的工作氛圍，這樣也可以調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，為檔案管理工作提供很好的基礎(chǔ)。所以高校檔案資源利用的成功主要在于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣可以帶動(dòng)整個(gè)部門(mén)對(duì)檔案資源利用的重視，為檔案資源利用與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新創(chuàng)造條件。

（二）加強(qiáng)檔案資源利用制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案資源利用制度建設(shè)是從制度上給予檔案資源利用一定的保障，主要是因?yàn)闄n案管理工作涉及的部門(mén)比較多，工作比較繁雜，這樣就需要檔案管理部門(mén)人員在工作時(shí)要堅(jiān)持一定的原則，建立完善的工作機(jī)制就是這方面的保障。首先應(yīng)該在檔案資源利用的各個(gè)流程，即收集、整理、保管等環(huán)節(jié)加強(qiáng)制度建設(shè)，在具體制度上對(duì)檔案管理工作給予規(guī)定，保證每個(gè)流程都按照規(guī)定操作；其次要加強(qiáng)檔案管理信息化的制度建設(shè)，這主要是為了適應(yīng)檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的方向。

（三）提高檔案資源利用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

提高檔案資源利用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)是從根本上提高檔案管理的水平，他們素質(zhì)的高低對(duì)檔案管理水平有著決定作用。首先應(yīng)該加大對(duì)檔案資源利用人員的培訓(xùn)，保證他們具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能，能夠勝任信息化管理；其次要引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，特別是計(jì)算機(jī)水平比較高的人才，提高整個(gè)隊(duì)伍建設(shè)。提高檔案資源利用隊(duì)伍建設(shè)不是短期的任務(wù)，它需要長(zhǎng)期對(duì)管理人員培訓(xùn)，并且要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、科技的變化，不斷調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式，保證他們切實(shí)適應(yīng)時(shí)代的要求。

（四）加快檔案資源利用信息化進(jìn)程

檔案資源利用信息化是時(shí)代發(fā)展的必然，也是提高檔案管理水平的主要途徑，主要工作包括：第一，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案館的庫(kù)房、館藏、檢索工具等方面的建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案資源利用方面的運(yùn)用；第二，促進(jìn)信息資源建設(shè)，要加大利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理各種檔案和文件，并且在存儲(chǔ)時(shí)可以選用數(shù)字化操作，進(jìn)一步方面使用者的查詢(xún)；第三，加快檔案資源的社會(huì)貢獻(xiàn)，這樣就需要對(duì)檔案資源合理配置和開(kāi)發(fā)，在使用時(shí)采用多種形式，保證用戶(hù)所需信息可以及時(shí)查到；第四，推進(jìn)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主要是加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化管理技術(shù)，在資源查詢(xún)時(shí)努力做到全文信息查詢(xún)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。

結(jié)論：通過(guò)以上分析可以看出，目前我國(guó)檔案資源利用中存在的問(wèn)題主要包括檔案資源利用工作重視不夠、檔案資源利用體制不健全、檔案資源利用設(shè)施建設(shè)不足、檔案資源利用隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高等內(nèi)容，而解決這些問(wèn)題可以從提高對(duì)檔案資源利用工作的重視、加強(qiáng)檔案資源利用制度建設(shè)、提高檔案資源利用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)、加快檔案資源利用信息化進(jìn)程等方面入手，從而提高檔案資源利用率，為廣大人民群眾服務(wù)。

[1]馬仁杰，吳瓊.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2011，04:85-88.

[2]李財(cái)富.關(guān)于檔案利用工作若干問(wèn)題的思考 [J].檔案天地，1997，03:18-20.

[3]王暉.關(guān)于檔案利用工作的思考 [J].甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2004，03:77-79.

[4]陳文靜.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問(wèn)題的研究[J].黑龍江史志，2014，13:169.

楊雪飛（1974年7月-）女；籍貫：山東省青島市膠州市；職稱(chēng)：館員；研究方向：檔案；畢業(yè)院校：吉林省延邊大學(xué)。