淺談如何對醫(yī)院檔案進行科學化管理

盧緒菲

（臨沂市疾病預防控制中心 山東 臨沂 276000）

淺談如何對醫(yī)院檔案進行科學化管理

盧緒菲

（臨沂市疾病預防控制中心 山東 臨沂 276000）

醫(yī)院是一個特殊的場所，對它的管理關系著我們每個人的健康，所以醫(yī)院管理工作一直都是人們關注的焦點。而醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對醫(yī)院的綜合發(fā)展有著獨特的作用。隨著社會科學技術的不斷進步，也為醫(yī)院的檔案管理工作提出了要利用一切手段，對檔案進行科學化管理的要求。本文經過多方收集資料，結合多年的工作經驗，對醫(yī)院檔案科學化管理的重要性進行分析，并對如何革除現有管理模式的弊端以及如何實現醫(yī)院檔案科學化管理提出幾點建議。

醫(yī)院；檔案管理；科學化管理

隨著生活水平的提高，人們對自己的健康問題也越來越重視，所以在此情況下，人們對醫(yī)院提出了更高的要求。醫(yī)院除了要在醫(yī)療領域內有自己的建樹外，還要求醫(yī)院必須做好日常管理工作。不管是哪一點，缺失了醫(yī)院檔案都無法順利進行，由此可見醫(yī)院檔案管理工作的重要性。

一、醫(yī)院檔案科學化管理簡析

醫(yī)院的各種醫(yī)療、研究成果、藥品及衛(wèi)生的管理和其他行政管理等的活動等共同構成了醫(yī)院檔案體系，它多以文字和圖表的方式被保存下來，也有些以聲像和視頻的形式存在，是一種極有價值和意義的記錄，對一些案例資料的整理和借鑒都有很大的現實意義[1]。并且，醫(yī)院檔案不僅是有關醫(yī)院的各種發(fā)展資料，還包括許多疑難病例和人們的看病資料，對醫(yī)院管理工作的進行具有很大的指導作用。

但是，隨著社會的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了變化。特別是隨著信息技術的發(fā)展，重新賦予了檔案工作新的內涵。人們除了要求醫(yī)院能提供各種所需的服務外，還要求服務的質量必須有所提升。對醫(yī)院檔案進行科學化管理，必然要對以前的管理模式進行改革和創(chuàng)新，運用新的手段帶來檔案管理的新發(fā)展。

二、對醫(yī)院檔案進行科學化管理的重要性

（一）有利于醫(yī)院管理工作的順利開展

醫(yī)院能否提高效率、正常運轉在很大程度上取決于其管理工作是否能正常開展，而醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內容必須要其正常開展，才能不對醫(yī)院的順利運行造成不良影響。隨著社會的現代化發(fā)展，醫(yī)院也應該按照科學的現代化管理模式進行管理，它在一定程度上體現了醫(yī)院醫(yī)學水平的高低。而且，科學化的檔案管理工作能為醫(yī)院運轉提供很大的幫助，有利于促進醫(yī)院管理工作的順利開展。

（二）整理成的準確的醫(yī)療數據可以為其他案例做參考

對醫(yī)院醫(yī)療數據、病人資料等進行收集，再通過各種方式對其進行加工、存儲和分析等過程，使它們形成有效的醫(yī)療數據等具有借鑒價值的資料，最后將它們保存起來[2]。這樣在醫(yī)生需要對病例資料或研究成果等進行搜查參考時，它們可以提供準確無誤的數據，幫助醫(yī)生或管理人員能更好地完成自己的工作。而且，保存下來的檔案還可以為專業(yè)的學術研究提高精準的資料，不僅能節(jié)約大量的時間，還能保證研究成果的有效性。

（三）可以促進醫(yī)院的綜合發(fā)展

隨著社會的進步，醫(yī)院也不再只注重于臨床醫(yī)療等的提高，它們追求的是醫(yī)院的綜合發(fā)展。根據完整科學的檔案資料，醫(yī)院領導人能做出科學合理長遠的發(fā)展計劃，為建設現代化的醫(yī)院打下堅實基礎。這一切的實施都有賴于科學化的檔案管理。而且，檔案的科學化管理還有利于將先進的研究成果與臨床醫(yī)療相結合，達到更好的診療效果。并且，科學化的檔案管理有利于及時提供可靠的資料和先進的技術，在對醫(yī)院各種醫(yī)療設備的管理上也做出了極大的努力，有利于發(fā)揮它們的效能，從多方面促進醫(yī)院的綜合發(fā)展。

三、我國醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案的利用率較低，沒有能夠充分發(fā)揮其作用

我國多數醫(yī)院在促進醫(yī)院發(fā)展時總是將焦點放在臨床技術的研究，而忽視了檔案的重要作用，自然也不會重視其科學化的管理，所以導致我國醫(yī)院檔案不能充分發(fā)揮其作用，利用率極低。而且，由于對檔案的不重視，對許多有用的資料沒有進行及時的整理和存儲，導致許多資料的連續(xù)性，其完整性也得到了極大的破壞。不能及時對資料進行檔案收庫管理，導致我國醫(yī)院檔案的開發(fā)利用率極低。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

健全的制度是保證一切工作正常開展的基礎，是支撐其他工作的重要支柱。但是我國醫(yī)院檔案管理工作由于制度上的不健全，導致檔案的收集儲存量極低，也缺乏統一性。沒有健全制度的嚴格要求，往往導致對應該要新納入檔案室的資料和數據的缺失，對以后資料和數據的搜查和使用帶來了極大的難題。而且，對一些同類資料的缺失給醫(yī)院的學術研究造成了極大的阻礙。因此，健全系統完善的檔案管理制度是實現檔案科學化管理的重要任務。

（三）.檔案管理人員的專業(yè)素質有待提高

在部分醫(yī)院中，擔任檔案管理工作的管理人員的專業(yè)素質偏低，不利于提高檔案管理的工作效率。對于這一現狀，多數醫(yī)院并沒有給予應有的重視，而只是一味注重對醫(yī)療技術人員的培養(yǎng)最終影響了整個醫(yī)院的管理工作。工作人員的主體性在檔案管理工作中能發(fā)揮極大的作用，但是醫(yī)院對他們專業(yè)素質的忽視導致許多工作人員不能滿足檔案管理工作的要求，直接拉低了醫(yī)院管理工作的整體效率。所以，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質和文化水平能極大地提高醫(yī)院管理工作的進度與效率。

（四）檔案管理設備和方法落后

隨著現代信息技術的發(fā)展，電子計算機和其他各種依托互聯網技術的電子設備正逐漸走入我們的生活和工作中，并逐漸得到廣泛的應用。但是，一些醫(yī)院由于沒有意識到這一點，再加上資金的限制，他們仍在使用那些老化、陳舊的管理設備，不僅難以提高工作效率，還不能保證信息收集的完整性與準確性。依靠手工進行的資料和數據的收集和存儲也不利于以后對資料數據等的檢索利用。所以，采用先進科學的管理設備和方法是實現檔案科學化管理的重要前提。

四、有關醫(yī)院檔案科學化管理的幾點建議

（一）增強對醫(yī)院檔案的重視程度，提高檔案的利用率

在醫(yī)院的管理工作中，檔案的管理作為其中重要的一個環(huán)節(jié)對醫(yī)院管理工作的全局發(fā)展有著極大的影響，所以醫(yī)院管理者和檔案管理人員必須轉變觀念，認識到檔案管理工作的重要性，并增強對檔案管理工作的重視程度，提高檔案的利用率，并充分發(fā)揮其重要作用[3]。以此，除了要轉換觀念外，還要通過實際行動對檔案管理工作做出改變?？梢酝ㄟ^設置專門的檔案管理部門，選用專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院檔案進行科學化和規(guī)范化管理。

（二）建立系統的檔案管理信息網絡

醫(yī)院管理工作一直難以取得突破的原因就在于缺少一個系統的的管理信息網絡，導致檔案管理工作一種難以順利展開。經過實際工作的多次檢驗，證明了檔案管理工作的重要性，而且，醫(yī)院檔案資料作為一種戰(zhàn)略資源，對促進醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用。所以為了醫(yī)院更好地發(fā)展，要敢于突破醫(yī)院原有的檔案管理格局，重新建立起系統的檔案管理體系，以此來提升醫(yī)院管理工作的效率。通過對檔案室的特殊設置和統一管理，來形成一個聯系密切的信息網絡，來實現檔案的科學化管理模式。

（三）強化檔案管理人員專業(yè)素質

任何事情都有其自身的規(guī)律，醫(yī)院檔案管理工作也是如此。在檔案的管理工作中需要注意的一點是僅憑經驗是難以做好檔案管理工作的，還必須依靠一定的科學技術手段。所以在挑選合格的檔案管理工作人員時不僅要求他們具有過硬的專業(yè)素質和文化水平，還必須具有檔案管理工作的意識，并具有能熟練操作先進檔案管理設備的能力，能借助先進的設備來幫助檔案管理工作。因此，要實現檔案的科學化管理必須強化管理人員的專業(yè)素質和應有的素養(yǎng)，滿足檔案信息化、科學化管理的要求。

（四）加強對檔案管理的基礎建設

現代化信息技術的進步為我們的生活帶來了極大的便利，所以為了做好檔案的科學化管理工作要從其基礎設施開始。醫(yī)院要盡量資金問題，加強對檔案管理的硬件投入，利用先進技術和設備對檔案進行管理[4]。作為一名合格的檔案管理者應該緊跟時代發(fā)展，轉變觀念，用先進的管理設備來彌補紙質檔案的不足，充分利用計算機資源的優(yōu)勢，將計算機網絡引入到醫(yī)院檔案管理中，對檔案進行科學化管理。通過先進的設備能對檔案數據資料進行更加細致有序得到整理與排列，實現檔案管理的精確化、科學化和規(guī)范化。

五、結束語

在現代信息化程度不斷加深的今天，對醫(yī)院檔案進行科學化管理已經成為一種發(fā)展趨勢，所以醫(yī)院應該盡最大努力采取積極措施，做好檔案管理工作。有效的檔案管理方式不僅能節(jié)約人力物力，提高工作效率，還能有效提高檔案數據資料的可利用率。為了實現檔案的科學化管理，促進醫(yī)院的綜合發(fā)展，檔案管理者要善于借助先進的管理技術和管理設備，運用創(chuàng)新的管理策咯，并通過不斷的改進和創(chuàng)新對檔案進行科學化、規(guī)范化管理。

[1]宋曉麗.對文書檔案進行科學化管理的策略分析[J].辦公室業(yè)務，2012，07:32-33.

[2]張燕.醫(yī)院檔案管理的現狀問題與對策研究[J].科技創(chuàng)新導報，2011，30:224.

[3]楊慧莉.醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2013，09: 178.

盧緒菲，女，山東臨沂人，臨沂市疾病預防控制中心，本科學歷，館員，研究方向：檔案管理。