關(guān)于對做好企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考

張廣玲

（黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局民政局 黑龍江 哈爾濱 150000）

關(guān)于對做好企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考

張廣玲

（黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局民政局 黑龍江 哈爾濱 150000）

企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)服務(wù)性工作。近些年來，我國的檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內(nèi)容到管理方法、管理手段都發(fā)生了很大變化。《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》、《國家8號令》的相繼出臺，為企業(yè)檔案管理工作提供了法律保障。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，社會信息化進(jìn)程的加快，如何做好企業(yè)檔案管理工作就顯得越來越重要。在服務(wù)型社會大環(huán)境下，作為一個企業(yè)檔案管理人員，我認(rèn)為要從三個方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集關(guān)；拓寬知識層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化；創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率，才能科學(xué)的開發(fā)和利用好企業(yè)檔案資源，高質(zhì)量、高效率為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益做好服務(wù)工作。

一、加大收集力度，努力把好收集關(guān)

廣泛收集是基礎(chǔ)。收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，做好收集工作要從接收范圍、完整程度、利用價值、質(zhì)量等方面嚴(yán)格把關(guān)。隨著社會的不斷發(fā)展，各種門類、各種載體形態(tài)的檔案將不斷產(chǎn)生，檔案的數(shù)量和種類日益增加。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，加強(qiáng)文件的前期控制，保證收集渠道的暢通，以便把有價值的文件收集齊全。

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項(xiàng)管理活動相同步，與項(xiàng)目的實(shí)施過程相同步，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業(yè)檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，形成網(wǎng)絡(luò)體系。首先，要結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。其次，企業(yè)檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營管理檔案、音像材料、實(shí)物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點(diǎn)工程、重要領(lǐng)導(dǎo)人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展企業(yè)管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)管理工作提供詳細(xì)、可靠的檔案信息資源。只有做好企業(yè)檔案的收集工作，才能保證企業(yè)檔案的完整性。

同時企業(yè)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于企業(yè)檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

企業(yè)檔案管理人員要與時俱進(jìn)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要檔案管理人員重視業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識。因?yàn)樵诳萍既招略庐惏l(fā)展的今天，傳統(tǒng)的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的企業(yè)檔案管理工作。

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對企業(yè)檔案工作的新要求，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。切實(shí)做好電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效。利用計算機(jī)輔助檔案管理，使歸檔文件整理的編目、檢索、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)由計算機(jī)自動或輔助完成，方便快捷，縮短了企業(yè)檔案信息的加工時間，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高歸檔文件整理工作的效率，提升了企業(yè)檔案服務(wù)水平。

三、創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務(wù)功能是促進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展的前提。企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業(yè)”的思想觀念，要及時“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀念，樹立敢想、敢闖、敢冒風(fēng)險的大膽開拓精神，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力與動力，堅持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場，在處理好企業(yè)檔案利用和安全保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基石，傳統(tǒng)的檔案管理觀念、開發(fā)和利用等服務(wù)模式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進(jìn)行創(chuàng)新。一方面要充分利用現(xiàn)代科技，豐富服務(wù)內(nèi)容。檔案管理人員利用現(xiàn)代技術(shù)對已收藏的檔案進(jìn)行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業(yè)檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)及時公布相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面立足檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。加強(qiáng)橫向聯(lián)合，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。企業(yè)檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產(chǎn)及管理等各個領(lǐng)域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

總之，企業(yè)檔案管理是整個企業(yè)管理體系的重要組成部分，因此，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)的騰飛服務(wù)。