淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

王暉

（嫩江縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 嫩江 161499）

淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

王暉

（嫩江縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 嫩江 161499）

紙質(zhì)檔案和電子檔案是現(xiàn)在常用的兩種信息管理方式，在實(shí)際的應(yīng)用中兩者都是作為相互印證而存在的。隨著信息化的發(fā)展，人們更傾向于使用方便的電子檔案管理技術(shù)，使用方便節(jié)省存儲(chǔ)空間，被越來(lái)越多企業(yè)使用。但在實(shí)際的工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)，電子檔案雖使用方便可是信息容易丟失，在信息的長(zhǎng)時(shí)間保存上不如紙質(zhì)檔案管理。本文將針對(duì)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合使用來(lái)進(jìn)行探討。

紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合

紙質(zhì)檔案的使用歷史悠久，電子檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，兩者一定是取代關(guān)系嗎，當(dāng)然不是。既然使用紙質(zhì)檔案從古就有，也就是說(shuō)明紙質(zhì)檔案在保存信息的真實(shí)性和信息完整性方面，紙質(zhì)檔案有著自己的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理是科技的產(chǎn)物在分類(lèi)查找上，它有著無(wú)語(yǔ)倫比的便捷性，是現(xiàn)在應(yīng)用最廣的檔案管理技術(shù)，但容易受到網(wǎng)絡(luò)干擾信息完整性可能出現(xiàn)問(wèn)題。因此在實(shí)際的工作中需要將兩者進(jìn)行融合取長(zhǎng)補(bǔ)短。

一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對(duì)企業(yè)在工作時(shí)的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其是保存時(shí)容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來(lái)一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)要提高警惕，認(rèn)真對(duì)待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對(duì)于信息的處理上更方便，可以對(duì)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性操作，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用，同時(shí)使用虛擬存儲(chǔ)便于信息管理和保存，更利于信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對(duì)檔案信息容納量比較大，沒(méi)有儲(chǔ)存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對(duì)于檔案的分類(lèi)，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來(lái)說(shuō)，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。在中國(guó)甚至今后很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開(kāi)紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無(wú)缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無(wú)法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國(guó)家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對(duì)有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無(wú)法比較的。因此，對(duì)于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來(lái)巨大的利益。

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式，以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即:在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿(mǎn)足檔案信息資源共享的需要。

2、實(shí)行檔案部門(mén)集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專(zhuān)業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性開(kāi)發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極主動(dòng)地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.

3、建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的重點(diǎn)是過(guò)程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個(gè)計(jì)算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)都比較扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化的快速發(fā)展，信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代即將到來(lái)，電子檔案管理是新時(shí)代的產(chǎn)物也是實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)化管理的重要手段。由于電子檔案操作便捷，系統(tǒng)內(nèi)的信息容易進(jìn)行更改和傳遞，在實(shí)際的工作中會(huì)有一定的安全隱患，所以在工作中還需要進(jìn)行輔助管理。紙質(zhì)檔案管理就是對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督，只有兩者結(jié)合，才能保證檔案管理工作順利進(jìn)行。也許在未來(lái)的某一時(shí)段紙質(zhì)檔案會(huì)消失，但在當(dāng)下紙質(zhì)檔案還有著它的中要作用，還需要加強(qiáng)管理。

[1]王靜.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].黑龍江史志.2014.