淺析基層檔案數(shù)字化建設(shè)

李靜

（建三江管理局就業(yè)服務(wù)中心 黑龍江 佳木斯 154000）

淺析基層檔案數(shù)字化建設(shè)

李靜

（建三江管理局就業(yè)服務(wù)中心 黑龍江 佳木斯 154000）

信息時代檔案工作的主題是檔案信息化建設(shè)，而檔案信息化建設(shè)中一個重要的內(nèi)容則是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以說是檔案管理過程中一場深刻的革命，因此當今時代檔案數(shù)字化建設(shè)的研究具有十分重要的意義。

基層檔案；數(shù)字化建設(shè)；分析

檔案數(shù)字化理論的研究始于以美國為代表的西方發(fā)達國家，而隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化理論的研究已經(jīng)逐步波及到發(fā)展中國家。現(xiàn)今國內(nèi)對檔案數(shù)字化工作的建設(shè)還剛起步，并處在探索與論證階段，對檔案數(shù)字化建設(shè)的研究主要集中在數(shù)字檔案館建設(shè)、以及一些專門檔案的數(shù)字化建設(shè)。

現(xiàn)階段國內(nèi)從傳統(tǒng)檔案管理模式到數(shù)字檔案管理模式的過渡性研究中，側(cè)重點不夠明顯，稀缺具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義的理論，大多停留在概念性的探索。為了更好的應(yīng)對我國檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，指導(dǎo)檔案部門進行檔案數(shù)字化建設(shè)，本對檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題進行了探討。

一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

（一）什么是檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是一種綜合性的信息記錄技術(shù)，是一種利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)來記錄信息的一種技術(shù)手段。所謂的數(shù)字化就是用0和1兩位數(shù)字編碼來表達一切信息，既是將要記錄的所有信息全都是變成數(shù)字信號。由此可見，數(shù)字化是就信息而言的，那么檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，是將紙質(zhì)文件、以及聲音圖像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件，系統(tǒng)的組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

（二）檔案資源如何數(shù)字化整理

檔案資源數(shù)字化整理包括使用數(shù)字技術(shù)將館藏各種檔案數(shù)字化和接收歸檔的電子檔案兩個方面；這是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。其基本途徑一是檔案館把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機上網(wǎng)；二是將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案也將會有選擇性地轉(zhuǎn)化為二進制數(shù)字代碼形式存儲起來，以數(shù)字化形式存在。

（三）檔案數(shù)字化的優(yōu)點

傳統(tǒng)的檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，提高了計算機檢索速度；節(jié)省了檔案的存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件(特別是珍貴檔案)由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，更能為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。

二、檔案數(shù)字化的建設(shè)

（一）吐舊納新，更新觀念

如今在絕大多數(shù)檔案工作人員心中，已經(jīng)把傳統(tǒng)的檔案管理模式形成了的一種習(xí)慣。在思想觀念上對數(shù)字化的推行上既不熱心也缺乏激情。在基層檔案部門中工作人員當面對相對有限的檔案庫藏和相對固定的服務(wù)對象時，傳統(tǒng)的管理模式仍然好用、管用，日常工作還能做到熟門熟路，那自然覺得沒有棄熟從生、自找不適來推行數(shù)字化的必要，對一些老的檔案工作者來講，要把看得見、摸得著的檔案資料變成無形的數(shù)字信息來儲存，會在心理上感到不踏買，把數(shù)字檔案建設(shè)看成是一項費時費力、更缺乏實際意義的“趕時髦”，從而本能地產(chǎn)生抵觸情緒。要消除這種現(xiàn)象，最好的辦法就是讓他們親眼看到數(shù)字化成果在實際應(yīng)用中的卓越表現(xiàn)和優(yōu)異特點，從心底里真正的認識這個新事物，認可這種新作法。

（二）爭取經(jīng)費，從“小”到“大”

相對于單位的各項職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經(jīng)費分配上，基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投的資金不足，致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難?；鶎訖n案數(shù)字化要積極爭取經(jīng)費，把錢用到“刀刃”上，從小規(guī)模到大規(guī)模，優(yōu)先開展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進行，循序漸進，一年接著一年干，一茬領(lǐng)導(dǎo)接著一茬領(lǐng)導(dǎo)干，不要中斷，持續(xù)進行。

（三）內(nèi)生外引，合力共建

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計和硬件配置需要專業(yè)的人才，設(shè)備維護和軟件開發(fā)需要專業(yè)的人才，數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門非常缺乏，沒有這樣的人才作為基礎(chǔ)，數(shù)字化建設(shè)就無法從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)買。我們應(yīng)充分運用本單位人員和外請人員兩種力量，解決專業(yè)人才缺乏的問題。其次，應(yīng)加強檔案工作者知識結(jié)構(gòu)更新。鼓勵檔案行業(yè)從業(yè)人員加強學(xué)習(xí)，不僅要精通檔案業(yè)務(wù)知識，而且要熟悉計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)通訊等知識，努力培養(yǎng)能夠勝任新時期檔案工作的復(fù)合型人才。第三，要充分運用各種有效的激勵手段來調(diào)動人員積極性，提高數(shù)字化速度和工作效率。

（四）把握重點，民生優(yōu)先

在推進室藏檔案數(shù)字化的過程中，將紙質(zhì)室藏轉(zhuǎn)變成數(shù)字室藏是一項耗時費力的艱巨工程，很多單位重視數(shù)字化設(shè)施的建設(shè)而輕視數(shù)字檔案內(nèi)容的建設(shè)，以致空有數(shù)字化系統(tǒng)而無數(shù)字檔案內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)必須“內(nèi)容為王”，著重數(shù)字內(nèi)容的積累，著重傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化?；鶎訖n案數(shù)字化要從過去以技術(shù)為主導(dǎo)向以服務(wù)為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變，從注重應(yīng)用信息技術(shù)向注重檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)變，建設(shè)以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系。我們應(yīng)本著“利用為重、民生優(yōu)先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，把社會急需、群眾急需的檔案優(yōu)先數(shù)字化，努力在較短時間買現(xiàn)數(shù)字化工作的高價值、高利用率。

（五）遵循規(guī)范，標準同行

檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標是建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館是在眾多數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上形成的。沒有基層檔案的數(shù)字化，就沒有構(gòu)建數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)信息；不在標準化的規(guī)范體系框架下構(gòu)建基層檔案數(shù)字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯(lián)的高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。截止目前，我國相關(guān)指導(dǎo)性文件和標準規(guī)范出臺相對滯后，檔案信息化標準體系、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)標準體系不夠健全。基層檔案部門在當前的情況下，首先應(yīng)當緊密跟蹤標準化建設(shè)的進程和動態(tài)，建立健全自身的檔案數(shù)字化建設(shè)方案，努力使自身的數(shù)字化建設(shè)與標準化建設(shè)的進程相合拍，數(shù)字化建設(shè)與標準化建設(shè)的發(fā)展同步；其次是加強與同行的橫向交流與溝通，主動與本區(qū)域數(shù)字網(wǎng)絡(luò)相接軌。

三、結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。就目前形勢來看，在以計算機為核心的信息技術(shù)條件下，形成的各種數(shù)字文件將是未來數(shù)字化檔案資源的主體。數(shù)字化檔案資源不僅是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，也是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前提。所以通過檔案數(shù)字化建設(shè)，最終發(fā)展結(jié)果是要建設(shè)數(shù)字檔案館，只有這樣，才能為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展更好地服務(wù)，才能促進中國數(shù)字檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

[1]向立文.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究[D].南湘大學(xué)，2014;

[2]黃彩珍.論基層檔案數(shù)字化建設(shè)[J].檔案天地，2014.