新時(shí)期如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

寇增強(qiáng)

（寶泉嶺農(nóng)場(chǎng)人事科 黑龍江 鶴崗 154200）

新時(shí)期如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

寇增強(qiáng)

（寶泉嶺農(nóng)場(chǎng)人事科 黑龍江 鶴崗 154200）

隨著科技的發(fā)展，各類(lèi)檔案也逐漸進(jìn)入數(shù)字化錄入查閱階段，人事檔案是職工從學(xué)校到各個(gè)工作崗位經(jīng)理變化的見(jiàn)證，社會(huì)擇業(yè)機(jī)會(huì)增多，公司員工流動(dòng)性就隨之增大，檔案管理工作也在信息化時(shí)代下遇到新的問(wèn)題。深度分析探討這些問(wèn)題，提高人事檔案管理工作成效，為企業(yè)發(fā)展提供穩(wěn)固的保障。

體質(zhì)改革；人事檔案；應(yīng)對(duì)辦法

一、人事檔案與時(shí)俱進(jìn)的必要性

在舊體制管理下，人事檔案存在著立卷不及時(shí)、對(duì)學(xué)習(xí)工作獎(jiǎng)罰情況記錄不明確，或隨著人員調(diào)動(dòng)檔案缺失等問(wèn)題。解決這些實(shí)質(zhì)問(wèn)題，人事檔案必須要順應(yīng)時(shí)代而發(fā)展。社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，在檔案管理上應(yīng)用這一先進(jìn)技術(shù)不但方便快捷，還減少了人為記錄造成的錯(cuò)誤。從傳統(tǒng)實(shí)體的記錄保管方式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化檔案信息記錄，是提升企業(yè)選取員工擇優(yōu)錄用的有效途徑。不單是在技術(shù)上，各單位在對(duì)檔案的保存分類(lèi)上也要進(jìn)步，國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展作用下對(duì)各工作崗位員工編制劃分也逐步明確，一些管理崗位人員人事檔案劃分復(fù)雜。及時(shí)跟隨政策對(duì)檔案分類(lèi)做出新規(guī)劃，對(duì)企業(yè)用人有很大幫助，更方便后期人員調(diào)動(dòng)，使之從事擅長(zhǎng)的工作。

二、新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的難點(diǎn)

（一）身份認(rèn)定的復(fù)雜性

新技術(shù)的應(yīng)用解決了舊體制下很多問(wèn)題，同時(shí)對(duì)工作人員技術(shù)水平要求也增大，促使了很多新問(wèn)題產(chǎn)生。身份認(rèn)定就是一項(xiàng)繁瑣的任務(wù)，也是很是問(wèn)題的根源所在。一些企業(yè)被兼并鮮聞易見(jiàn)，很多國(guó)企也轉(zhuǎn)變?yōu)樗接衅髽I(yè)，這當(dāng)中就涉及到原企業(yè)員工下崗或重新雇傭的問(wèn)題，員工不管是重新找工作還是留在現(xiàn)有企業(yè)，檔案都會(huì)滯留在原單位，應(yīng)對(duì)大變動(dòng)沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力。由于重新成立的企業(yè)對(duì)編制劃分不同，員工檔案分類(lèi)有所改動(dòng)，對(duì)原單位管理層人員會(huì)有重新安排，就造成了身份認(rèn)定復(fù)雜。新成立企業(yè)面對(duì)問(wèn)題較多，著重與人員安排雇傭，企業(yè)投入生產(chǎn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，往往疏忽了人事檔案管理，不能做到實(shí)時(shí)立卷記錄。為后期身份認(rèn)定崗位調(diào)動(dòng)埋下了隱患。

（二）政策執(zhí)行的差異性

在目前中國(guó)的國(guó)情下，編制的差異直接決定了各種政策執(zhí)行的差異，這些具體的項(xiàng)目都會(huì)在人事檔案中得到詳細(xì)體現(xiàn)。其一，工資待遇差異。根據(jù)目前中國(guó)的現(xiàn)實(shí)，一般存在四種人事檔案，行政、事業(yè)、國(guó)有企業(yè)其他非國(guó)家供養(yǎng)的所有人事檔案。在現(xiàn)有的政策框架內(nèi)，其工資待遇有著根本性的區(qū)別。其二，職稱(chēng)評(píng)定差異。同上述，編制不一，在各種專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)的認(rèn)定上，也有著根本性的區(qū)別。其三，社會(huì)保障的差異。當(dāng)前，企業(yè)單位實(shí)行的是“五險(xiǎn)一金”，即養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)和住房公積金，各種保險(xiǎn)已經(jīng)屬于社會(huì)保障。但是，行政、事業(yè)單位只實(shí)行“三險(xiǎn)一金”，即養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和住房公積金，出現(xiàn)了雙軌制現(xiàn)象，成為社會(huì)的焦點(diǎn)之一。

（三）人事檔案管理上存在混亂現(xiàn)象

根據(jù)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案管理機(jī)構(gòu)一般設(shè)在黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位。隨著體制改革的深入，出現(xiàn)了一大批非國(guó)有的組織和企業(yè)，人們的擇業(yè)觀念也隨著發(fā)生了很大變化，自主擇業(yè)、流動(dòng)性大等特點(diǎn)最為突出。應(yīng)運(yùn)而生的人才交流中心也只是保存檔案而已，根本談不上科學(xué)管理。所以出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“手提檔案”等現(xiàn)象，而且日漸增多，使得用人單位難辨雌雄，不能實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、新時(shí)期做好人事檔案管理的幾點(diǎn)探索

（一）檔案精細(xì)分類(lèi)管理

既然人事檔案各種差別的存在絕大部分源自于體制，那么其管理工作就在立足當(dāng)前體制的情況下，做出框架內(nèi)的創(chuàng)新。第一，根據(jù)編制性質(zhì)分類(lèi)。立足上述編制情況，對(duì)各種編制人員人事檔案做出分類(lèi)，這種分類(lèi)讓當(dāng)事人的職務(wù)、職稱(chēng)、工資及其等個(gè)人動(dòng)態(tài)項(xiàng)目在人事檔案中很容易體現(xiàn)出來(lái)，便于對(duì)職工的行政管理。尤其是在相關(guān)政策、法規(guī)的引用上更加科學(xué)，避免運(yùn)用不當(dāng)對(duì)單位與個(gè)人造成不必要的傷害或損失。當(dāng)前，行政編制和事業(yè)編制的人事檔案管理都采用這種分類(lèi)管理。第二，根據(jù)崗位分類(lèi)。這種分類(lèi)拋開(kāi)編制的區(qū)別，只依據(jù)崗位和個(gè)人實(shí)際才能做出分類(lèi)。這種分類(lèi)可以真正發(fā)揮人事檔案對(duì)單位人力資源的優(yōu)化整合作用，如把每個(gè)人的業(yè)務(wù)能力作為首要檔案內(nèi)容，這種管理對(duì)單位用人決策具有推動(dòng)性的影響。在實(shí)際工作中，可以實(shí)現(xiàn)唯才是舉，在用人的標(biāo)準(zhǔn)上實(shí)現(xiàn)體制性的突破。企業(yè)編制的人事檔案多采用這種管理辦法。第三，根據(jù)專(zhuān)業(yè)分類(lèi)。無(wú)論是什么編制性質(zhì)，或者是保管在人才交流中心等部門(mén)的人事檔案，都會(huì)有其具體的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。立足在該內(nèi)容上，可以把人事檔案的主體按照其專(zhuān)業(yè)適應(yīng)性分類(lèi)，這種分類(lèi)對(duì)于人力資源的整合與調(diào)度，更具有指導(dǎo)性的意義。

（二）共性集中管理

人事檔案是以人為核心，那么，也就會(huì)立足在圍繞人的管理方面產(chǎn)生很多的共性。作為人事檔案管理者，在現(xiàn)實(shí)的管理中，要注意加強(qiáng)研究，發(fā)現(xiàn)其共性，總結(jié)在面對(duì)性質(zhì)不同的人事檔案中，簡(jiǎn)約管理辦法。筆者認(rèn)為，就目前我國(guó)人事體制下，有以下兩種共性：一是管理的法規(guī)政策共性。無(wú)論是任何性質(zhì)的人事檔案，其所依據(jù)的法律、法規(guī)都是一樣的，因而，管理者要立足相關(guān)的法律、法規(guī)對(duì)各種人事檔案做出整合，既可避免違法管理失誤，也可以讓自己的工作更有說(shuō)服力。二是工作年限共性。與國(guó)家的相關(guān)工齡年齡段結(jié)合起來(lái)，對(duì)所有人事檔案做出分類(lèi)管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照這樣的共性管理，無(wú)論是在工資還是在職稱(chēng)及其它待遇的管理上，都會(huì)節(jié)約更多的管理資源。

四、建立用人與檔案管理分離的人事檔案管

理機(jī)構(gòu)隨著社會(huì)的快速發(fā)展和體制改革的不斷深入，人事檔案利用的范疇不再僅僅局限于黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位，越來(lái)越多的非國(guó)有組織和企業(yè)成為當(dāng)代大中專(zhuān)畢業(yè)生擇業(yè)的首選對(duì)象，如一些合資企業(yè)、外資企業(yè)就很受年輕人的青睞。所以，這些非國(guó)有組織和企業(yè)逐步成為人事檔案利用的生力軍。針對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，筆者認(rèn)為政府部門(mén)應(yīng)該建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不以盈利為目的，社會(huì)公信力強(qiáng)，為用人單位無(wú)償提供人事檔案利用服務(wù)。這種人事檔案管理機(jī)構(gòu)的建立，還可以大大減少“死檔棄檔”、“虛假檔案”等現(xiàn)象，從而實(shí)現(xiàn)人力資源合理配置最大化。

五、小結(jié)

人事檔案管理工作的成果直接影響著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展高度，在新時(shí)代下更要結(jié)合科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，解決員工流動(dòng)性大造成的檔案管理難題。為人才推薦、崗位合理調(diào)動(dòng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，緩解應(yīng)屆生就業(yè)壓力，為下崗再就業(yè)人員提供保障。

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J].檔案學(xué)研究，2011（5）.

[2]過(guò)言之.建立人事檔案管理中心可行性研究及法律探索[J].蘭臺(tái)世界，2012（2）