論述政府檔案信息的資源管理

姜艷芹

（中共黑龍江省農(nóng)墾建三江管理局委員會(huì)黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

論述政府檔案信息的資源管理

姜艷芹

（中共黑龍江省農(nóng)墾建三江管理局委員會(huì)黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

檔案信息管理在當(dāng)下的信息社會(huì)中所發(fā)揮的作用越來越大，對于政府來說，檔案信息管理更為重要，無論是對于政府的日常運(yùn)行，還是對于社會(huì)的發(fā)展來說其作用都是不可忽視的。因此，對于政府檔案信息資源管理的研究是十分有必要的。本文主要闡述了政府檔案信息資源管理的產(chǎn)生，分析了政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀，并對政府檔案資源管理的措施進(jìn)行了一定的探索，旨在為提高我國政府檔案信息資源管理的水平而提供一些有價(jià)值的參考意見。

政府；檔案信息；資源管理；現(xiàn)狀

檔案信息作為政府的一項(xiàng)重要資源，在當(dāng)今的社會(huì)中發(fā)揮著巨大的資源。然而，在意識(shí)到這一重要性的同時(shí)，如何提高政府檔案信息的資源管理成為了檔案管理領(lǐng)域研究的一個(gè)重點(diǎn)問題。我國相關(guān)領(lǐng)域雖然在政府檔案信息的資源管理方面進(jìn)行了一定的研究，并且其研究應(yīng)用在實(shí)踐中也取得了很大的成就，但是隨著我國社會(huì)的發(fā)展以及政府職能的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)有的對政府檔案信息資源管理的研究已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要。因此，在今后的發(fā)展中，要加強(qiáng)對政府檔案信息資源管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對政府檔案信息資源管理的研究納入到該領(lǐng)域研究的一個(gè)重要課題，從而促進(jìn)政府在政府檔案信息資源管理方面的提高。

一、政府檔案信息資源管理的產(chǎn)生

政府檔案信息資源管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著國家的出現(xiàn)而出現(xiàn)。國家出現(xiàn)以后，在進(jìn)行行政管理的過程中，便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達(dá)一系列的信息，記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源。例如國家在制定法律、政策的過程之中，會(huì)產(chǎn)生多種多樣的文字記錄以及檔案資料。

在早期，紙張多充當(dāng)文字記錄的載體，隨著科技的日益發(fā)展，光盤、軟盤等大容量儲(chǔ)存介質(zhì)得到廣泛的應(yīng)用，逐漸成為信息記錄的載體。隨著政府職能的不斷演變，管理活動(dòng)越來越多，致使政府檔案信息資源越來越多，政府檔案信息資源管理逐漸成為政府部門的負(fù)擔(dān)。為了快速高效地對政府檔案信息資源進(jìn)行管理，有效地降低政府檔案信息資源管理的成本，美國制定了一系列的信息管理法規(guī)，成立了專門機(jī)構(gòu)對政府檔案信息資源管理進(jìn)行監(jiān)管。美國的政府檔案信息資源管理以法律為支撐，對于檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的任何問題，都會(huì)通過法律來解決。美國的這些舉措在促進(jìn)了政府檔案信息資源管理迅速發(fā)展的同時(shí)，也成為政府檔案信息資源管理的開端，為此后政府檔案信息資源管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

二、政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀

伴隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府管理范圍的增大，政府作為信息主體的同時(shí)也成為信息資源管理的主體，因此政府在信息社會(huì)化過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了適應(yīng)信息時(shí)代的到來，政府檔案資源管理運(yùn)用通訊技術(shù)、信息技術(shù)等手段進(jìn)行信息化，使得傳統(tǒng)的信息檔案管理得以改造，極大地提高了政府檔案資源管理的效率，最大程度上滿足了社會(huì)發(fā)展的需要。美國等國家最早提出了社會(huì)信息化，發(fā)展中國家為了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，也把加快信息化作為社會(huì)建設(shè)的重點(diǎn)。政府檔案資源管理信息化的過程是對政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息技術(shù)改造，對政府檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化處理的過程，這對政府檔案資源的管理有著很大的作用。

三、政府檔案資源管理的措施

由上述可知，政府檔案信息管理是在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中逐漸產(chǎn)生的，并且政府檔案管理信息的產(chǎn)生符合社會(huì)發(fā)展的自然規(guī)律，是社會(huì)發(fā)展所需要的。但是，隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，政府職能的不斷轉(zhuǎn)變，當(dāng)下政府的政府檔案信息資源管理雖然有了一定的發(fā)展，但是，我們在承認(rèn)發(fā)展的同時(shí)，也必須要承認(rèn)當(dāng)下的管理還存在著一定的欠缺，所以，加強(qiáng)政府檔案資源的管理是十分有必要的。筆者在此對加強(qiáng)政府檔案信息資源管理進(jìn)行了一定的探索，希望能夠?yàn)檎谠摲矫娴奶岣叨I(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（一）電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案信息資源管理

政府的檔案信息資源管理主要是與政府有關(guān)的計(jì)劃、預(yù)算、組織、指導(dǎo)、培訓(xùn)和控制活動(dòng)記錄的管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在政府工作中的廣泛應(yīng)用,導(dǎo)致了信息載體發(fā)生了革命性的變化,傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)在政府中所占的比重越來越小,而電子信息則占越來越重要的地位,電子檔案也隨之逐漸增多。因此,加強(qiáng)對電子檔案信息資源的管理已經(jīng)上升到政府信息工作的重點(diǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì),目前各級政府部門大約集聚了全社會(huì)信息資源總量的百分之八十,這些信息還常常比一般的信息資源更有價(jià)值,質(zhì)量和可信度也較高。因此,如何加強(qiáng)管理、綜合開發(fā)利用這些資源,已經(jīng)成為各級政府工作的當(dāng)務(wù)之急。但是我國政府的信息資源管理水平比較低,這將會(huì)影響檔案的有效開發(fā)與利用。

（二）將檔案管理工作做強(qiáng)、做細(xì)

在建設(shè)電子政務(wù)的過程中，各級政府部門應(yīng)該設(shè)立專門的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，以保證政府檔案信息資源管理工作的有效進(jìn)行。有關(guān)檔案部門要做好政府檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源管理平臺(tái)，通過檔案信息資源的共享交換平臺(tái)來進(jìn)行管理活動(dòng)。政府檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)我國電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把政府檔案信息按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化處理，加快政府檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)各級政府部門之間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)政府檔案資源共享，方便相關(guān)資源的查詢檢索，降低信息管理成本，提高政府檔案資源管理的效率。要正確處理好政府檔案信息資源利用和保密之間的關(guān)系。要按照相關(guān)的規(guī)定，對相關(guān)的文件進(jìn)行甄別，哪些文件可以公開，哪些文件不可以公開，應(yīng)在什么時(shí)候公開。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)。如今，對政府信息公開的呼聲越來越高，為了保證公民的知情權(quán)，各級政府都做了很多嘗試，其中定期的新聞發(fā)布會(huì)是主要的形式。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)可以從法律方面對政府檔案信息資源管理給予保證。加強(qiáng)政府檔案息資源管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展與變化，政府檔案信息的資源管理勢必也要跟隨時(shí)代的潮流而進(jìn)行一下改變和更新，從而使得政府無論是在服務(wù)的領(lǐng)域上，還是在服務(wù)的方式和質(zhì)量上都能得到大幅度的提升。所以，在今后的政府檔案信息資源管理中，要積極的探索發(fā)展的新方式、新方法，進(jìn)而為我國社會(huì)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

[1]屈培紅.淺談當(dāng)前檔案信息資源管理[J].檔案管理，2010（03）

[2]陳惠霞.孟祥喜.苑偉民生檔案信息資源管理體系建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界，2010（06）