關(guān)于檔案用戶信息采納行為的探討

王闖

（鎮(zhèn)賚縣人社局 吉林 鎮(zhèn)賚 137300）

關(guān)于檔案用戶信息采納行為的探討

王闖

（鎮(zhèn)賚縣人社局 吉林 鎮(zhèn)賚 137300）

檔案是記載著用戶個(gè)體發(fā)展經(jīng)歷和成績(jī)的證明材料，對(duì)于用戶具有非常重要的保存和利用價(jià)值，檔案中的信息資源與檔案用戶的切身利益是密不可分的。本文以檔案利用中的用戶信息采納行為作為重點(diǎn)，對(duì)信息采納行為的含義和重要性進(jìn)行分析，指出檔案用戶應(yīng)積極主動(dòng)地分析、選擇、評(píng)價(jià)和利用好自己的檔案，從而發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。為提高檔案意識(shí)和檔案資源的開發(fā)提供參考。

檔案；信息采納行為；檔案意識(shí)

檔案在很多人眼中只是一些封存起來的對(duì)過去的記憶，實(shí)際上小到個(gè)人生老病死，大到單位、國(guó)家的發(fā)展建設(shè)都離不開檔案信息資源的利用。對(duì)于檔案信息資源的研究，提高用戶檔案應(yīng)用意識(shí)，特別是對(duì)檔案用戶信息采納行為的分析，能夠有效幫助檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案用戶利用檔案行為與目的之間的聯(lián)系，提高檔案管理服務(wù)工作水平。

一、檔案信息資源和檔案用戶之間的聯(lián)系

檔案的價(jià)值表現(xiàn)在它對(duì)國(guó)家、單位、個(gè)人發(fā)展的作用。用戶的需求和檔案作為不同時(shí)代、不同內(nèi)容的信息載體之間構(gòu)成了主體與客體的關(guān)系。其中用戶的需求是檔案具備使用價(jià)值的先決條件，而檔案中的信息資源則是基礎(chǔ)。所以，在檔案資源價(jià)值的開發(fā)利用中，除了管理人員的研究與挖掘之外，還應(yīng)當(dāng)注意檔案用戶自身的認(rèn)識(shí)能力提高。因?yàn)?，檔案用戶在查找、利用檔案的過程中是帶有自己的主觀意愿的，用戶會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)程度、適用程度和使用價(jià)值做出自己的判斷。二者之間的關(guān)系可以表述為以下幾方面：

首先，檔案的價(jià)值需要在用戶有使用需求時(shí)才能體現(xiàn)出來。而用戶在進(jìn)行各種社會(huì)活動(dòng)過程中，需要提供相應(yīng)的檔案證明材料，這樣才能獲得認(rèn)可，因此二者之間是相互依存的關(guān)系；

其次，用戶在查找、取得和利用檔案材料的過程中，會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，以確定其與自己的需求是否相符，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。

第三，在使用過程中，檔案用戶自然會(huì)對(duì)檔案信息作出評(píng)價(jià)，以確定其對(duì)自己所從事的社會(huì)活動(dòng)是否具有價(jià)值。而且在使用過程中，檔案信息在潛移默化中完成了推廣、傳播和應(yīng)用的轉(zhuǎn)變，用戶會(huì)學(xué)習(xí)到新的知識(shí)，通過實(shí)踐也會(huì)為檔案補(bǔ)充新的信息，創(chuàng)造出更多的使用途徑。這也是對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)。

二、檔案用戶信息采納行為的含義和關(guān)聯(lián)性分析

（一）檔案用戶信息采納行為的含義

“采納”就是接受并使用的意思，多指進(jìn)過慎重選擇后接受。最開始是來源于技術(shù)采納理論，后來隨著信息行為的發(fā)展，逐漸向信息采納行為進(jìn)行拓展研究。在學(xué)術(shù)界曾把信息采納定義為：信息采納是一個(gè)過程，期間人們會(huì)進(jìn)行有目的的信息利用。而信息采納行為就是在特定環(huán)境下，用戶在虛擬團(tuán)體中找尋行為引導(dǎo)的行為做法。

檔案領(lǐng)域的信息采納包含了用戶對(duì)檔案的使用需求，以及搜集、整理、判斷和使用、創(chuàng)新的全過程。所以，檔案用戶的信息采納行為就是用戶基于自己社會(huì)活動(dòng)需求，有指向性的選擇、評(píng)價(jià)、采用和開發(fā)創(chuàng)新的行為過程。在此行為下用戶的實(shí)踐活動(dòng)會(huì)受到影響。

檔案用戶信息采納行為更加注重用戶作為主體的主觀能動(dòng)性，檔案利用的結(jié)果就是整個(gè)檔案信息采納行為中認(rèn)識(shí)與利用信息所產(chǎn)生的用戶主體意識(shí)的轉(zhuǎn)變。這也是檔案用戶主體與外界社會(huì)環(huán)境相互作用下產(chǎn)生的結(jié)果。在利用過程中，用戶對(duì)檔案的理解在社會(huì)需求下會(huì)隨著選擇、評(píng)價(jià)、利用等行為而發(fā)生變化，并將內(nèi)在的心理認(rèn)知轉(zhuǎn)化成與外界相互作用的實(shí)踐活動(dòng)。

（二）檔案用戶信息采納行為的關(guān)聯(lián)因素分析

1、檔案用戶的檔案意識(shí)與認(rèn)知能力

檔案意識(shí)指的是用戶主體對(duì)檔案的價(jià)值、性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)知。同時(shí)也包括大家對(duì)檔案工作的重視程度。其內(nèi)在活動(dòng)包含對(duì)檔案的知識(shí)認(rèn)識(shí)、意向認(rèn)識(shí)和決策認(rèn)識(shí)三個(gè)主要方面。而外在的活動(dòng)表現(xiàn)為個(gè)人、單位、國(guó)家和整個(gè)社會(huì)對(duì)于檔案的認(rèn)知觀念。本文所討論的是內(nèi)在的對(duì)于檔案信息的觀念，就是說在進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)過程中，檔案用戶應(yīng)當(dāng)充分地認(rèn)識(shí)到檔案中所包含信息資源的重要性，明白其是最可信、最原始、最具說服力的信息載體，對(duì)我們的社會(huì)活動(dòng)能夠提供巨大的幫助，推進(jìn)我們的實(shí)踐活動(dòng)取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

檔案用戶的認(rèn)知能力主要取決于用戶自身所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)踐經(jīng)歷。良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)包括準(zhǔn)確的專業(yè)知識(shí)和豐富的實(shí)踐應(yīng)用，這些都是合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的必要構(gòu)成要素。具備健全的知識(shí)結(jié)構(gòu)是用戶能夠良好的選擇、分析、利用、評(píng)價(jià)檔案信息的基礎(chǔ)，豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以幫助檔案用戶在信息采納行為中能夠更好的表達(dá)出自身需求，使自己的采納行為更具目的性和指向性，并能正確評(píng)出自己所掌握檔案信息的價(jià)值，這與檔案信息采納行為的結(jié)果具有很大關(guān)聯(lián)。

2、檔案信息的資源開發(fā)和管理服務(wù)

（1）檔案信息的資源開發(fā)

檔案信息的資源開發(fā)對(duì)于用戶更好的利用檔案資源具有積極意義，檔案資源紛亂復(fù)雜，如果管理方法不對(duì)，使檔案處于無序管理狀態(tài)，那用戶就很難找到與自己需求相關(guān)聯(lián)的信息，其他的分析、評(píng)價(jià)、創(chuàng)新就更無從談起。所以，檔案信息的資源開發(fā)程度直接影響到檔案當(dāng)中包含的價(jià)值能否體現(xiàn)出來，良好的檔案管理和資源挖掘工作，可以幫助用戶迅速的在復(fù)雜的檔案信息中找到與自己需求相匹配的信息。所以，目前各地區(qū)的檔案館、人才市場(chǎng)及單位的人事管理部門應(yīng)當(dāng)注意推進(jìn)檔案資源的科學(xué)化、有序化和系統(tǒng)化管理，引進(jìn)、培訓(xùn)專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的整理、保護(hù)、開發(fā)利用工作，為用戶的檔案信息采納行為提供有力的保障。

（2）檔案信息資源的服務(wù)

檔案信息資源的采納行為結(jié)果與檔案信息服務(wù)的工作效率具有直接關(guān)系。檔案的服務(wù)工作具體內(nèi)容有：檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性；服務(wù)的費(fèi)用；服務(wù)的工作效率；對(duì)有特殊要求的用提供專門技術(shù)服務(wù)的能力和水平等。這些都對(duì)檔案用戶的信息采納行為有很大影響，良好的服務(wù)能力，可以有效的提升用戶對(duì)檔案資源的利用欲望，提高自身檔案意識(shí)，把檔案價(jià)值真正發(fā)揮出來。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案用戶信息采納行為的探討就是希望檔案資源能夠得到更加科學(xué)、合理的運(yùn)用，促進(jìn)用戶的檔案意識(shí)和認(rèn)識(shí)能力的提高，增加利用檔案資源的主動(dòng)意識(shí)。同時(shí)通過改進(jìn)管理水平，提升檔案服務(wù)工作能力，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用。

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[3]尹美京，任鳳仙.檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見[J].檔案學(xué)通訊，2011(03)