探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

姜福寧

（鎮(zhèn)賚縣人社局 吉林 鎮(zhèn)賚 137300）

探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

姜福寧

（鎮(zhèn)賚縣人社局 吉林 鎮(zhèn)賚 137300）

隨著社會(huì)的發(fā)展以及進(jìn)步，人們對(duì)檔案的管理工作也有了更高的要求。檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展而言，具有相當(dāng)?shù)闹匾?，在一定程度上影響著企業(yè)的管理制度、人才利用、經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，以及企業(yè)能否得到健康的發(fā)展。做好檔案管理工作，就需要充分掌握檔案管理工作的現(xiàn)狀，是檔案管理工作能夠得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展、吸收、借鑒以及利用，從而使人們的觀念得到改變、認(rèn)識(shí)得到一定的提高，使檔案管理工作人員的使命感以及責(zé)任感得到增加，更愿意為檔案管理工作服務(wù)。

新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化

檔案的管理工作較為嚴(yán)格，它記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，因此，在檔案的管理工作中，應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，使企業(yè)的檔案管理工作更具科學(xué)性以及規(guī)范性，更好的為企業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)，滿足新形勢(shì)下的發(fā)展需求。但是，在實(shí)際工作中，許多人卻沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)其的管理上也沒有投入較多的精力，也就造成了人員、資金以及成本的浪費(fèi)。因此，在實(shí)際應(yīng)用中，就應(yīng)該以現(xiàn)實(shí)為依據(jù)，不斷的進(jìn)行探索，借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理的方法更加科學(xué)性、有效性，從而使檔案的管理工作制度能夠更加完善。

一、對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的重要性分析

檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，具有至關(guān)重要的作用，其是一個(gè)單位以及企業(yè)各種信息的收集，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展中較為重要的依據(jù)。可以說，檔案是一個(gè)企業(yè)無形的資產(chǎn)，為企業(yè)的重要決策提供了基礎(chǔ)性依據(jù)。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理的要求也越來越高，需要符合信息化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作的規(guī)范化能夠促進(jìn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，在查找以及使用中更加方便，使檔案的功能得到最大化的發(fā)揮。

二、檔案管理工作中存在的問題分析

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，檔案管理作為一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，已經(jīng)越來越不受到人們的重視，致使許多人對(duì)檔案的管理工作沒有足夠的了解，更無法得知其的重要性。存在這一現(xiàn)象的主要原因就是絕大多數(shù)的人對(duì)此項(xiàng)工作的不理解以及檔案管理人員自身也沒有較高的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作沒有一定的責(zé)任性以及職業(yè)道德素質(zhì)，沒有充分掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，致使檔案沒有被有效的利用，也就使其的積極作用無處發(fā)揮。所以，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)階層不僅要給予一定的重視，還應(yīng)加大改革力度，使管理模式更具科學(xué)性，使管理制度更加完善化。也應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案管理工作有一定的認(rèn)識(shí)，避免檔案管理的觀念繼續(xù)減弱。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的策略分析

（一）對(duì)檔案管理工作增加重視力度

在企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該對(duì)檔案的管理工作增加重視力度，對(duì)檔案管理的價(jià)值以及意義有充分的了解以及認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作端正態(tài)度，使檔案管理更具規(guī)范化。

（二）對(duì)檔案進(jìn)行普查

定期檢查一些儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)、沒有標(biāo)題、標(biāo)題不夠標(biāo)準(zhǔn)、重復(fù)、混亂以及缺少相關(guān)內(nèi)容、沒有參考價(jià)值的檔案，對(duì)其進(jìn)行清查，將沒有價(jià)值的檔案刪除，以使計(jì)算機(jī)錄入的效率得到有效的提升。

（三）將檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善

規(guī)章制度的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性是檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。所以，在檔案的管理中，需要將管理制度加以明確。例如，檔案借閱的保密原則、檔案整理以及歸檔的原則、檔案鑒定以及銷毀原則、庫(kù)房管理原則等，以完善檔案管理制度。在實(shí)際工作中，需要將工作進(jìn)行分配，對(duì)每個(gè)人的責(zé)任以及義務(wù)加以明確，從而使工作人員能夠擺正自己的工作態(tài)度，從而使檔案的管理工作更具規(guī)范化。

（四）積極引進(jìn)并應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

在檔案的管理工作中，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存、編目、檢索以及查閱的功能，使工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度得到有效的減輕，從而節(jié)省儲(chǔ)存空間，使工作效率得到有效的提升，并在一定程度上規(guī)范檔案案卷，方面使用者查閱。

（五）對(duì)檔案進(jìn)行分類

將檔案中有較為明確且齊全的案卷，進(jìn)行整理，制作成目錄的形式，而后進(jìn)行分類標(biāo)引，對(duì)于檔案形式較為特殊的，就需要利用計(jì)算機(jī)程序錄入姓名、時(shí)間、地址等信息，而后獲得分類號(hào)，使著錄速度得到有效的提升，方便使用者查閱。

（六）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其的整體素質(zhì)得到提升

檔案的管理工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平也有較高的要求，這就需要定期對(duì)其培訓(xùn)，使其的業(yè)務(wù)水平得到不斷的提升。此外，對(duì)檔案管理人員的整體素質(zhì)也有一定的要求，這就要求管理人員通過實(shí)踐，不斷的進(jìn)行總結(jié)并完善，最終達(dá)到使檔案管理的專業(yè)素質(zhì)以及綜合素質(zhì)得到不斷提高的目的。此外，還需檔案的管理者保持憂患意識(shí)，增加緊迫感，從而去學(xué)習(xí)更多的業(yè)務(wù)知識(shí)以及管理知識(shí)。

（七）加大依法管理力度

能夠使檔案管理工作得到一定保證的措施就是加強(qiáng)法制化建設(shè)，其同時(shí)也能夠促使檔案管理工作更具科學(xué)性、合理性以及規(guī)范性，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。國(guó)家早在1987年的第六屆全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)的會(huì)議上提出了《中華人民共和國(guó)檔案法》，使檔案的管理工作有法可依，并為以后的管理工作奠定了一定的基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案的收集、整理以及歸檔工作的有效進(jìn)行。但是，社會(huì)是在不斷的發(fā)展進(jìn)步中的，這就需要檔案的管理工作同樣要發(fā)展進(jìn)步，并進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案的管理中，應(yīng)堅(jiān)持走法律的道路，使檔案的管理工作更有可靠性，使檔案的社會(huì)作用得到有效的發(fā)揮。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有一定的積極意義，其能夠使管理部門的自身水平得到有效的提高，進(jìn)行使檔案的管理以及利用能夠更加規(guī)范化，與此同時(shí)，還能夠使檔案工作者的自身價(jià)值得到不斷的提高，從而為社會(huì)的發(fā)展以及進(jìn)步提供必要的服務(wù)。這就要求在檔案的管理中，充分搶抓機(jī)遇，以防不利因素帶來負(fù)面的影響，還需充分發(fā)揮我國(guó)社會(huì)制度的管理作用，建立更加規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的檔案管理工作，使檔案管理工作能夠得到一定的創(chuàng)新，服務(wù)于社會(huì)。

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