信息時代對檔案會理工作的要求

楊威

（大慶市第四十四中學(xué)校 黑龍江 大慶 163311）

信息時代對檔案會理工作的要求

楊威

（大慶市第四十四中學(xué)校 黑龍江 大慶 163311）

信息時代的到來，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)全面而廣泛的帶到人們的日常生活中，同時也驅(qū)使著各行各業(yè)紛紛進(jìn)行技術(shù)革新，以適應(yīng)當(dāng)代社會。當(dāng)然，沖擊最大的當(dāng)屬檔案管理這種繁瑣的傳統(tǒng)行業(yè)。檔案管理是全社會最重要的信息資源管理工作，因此，提高檔案數(shù)字化、信息化管理尤為重要。本文為提高檔案管理工作水平，分析和研究了信息化下的檔案管理的要求、存在問題及解決的具體方法。

信息；檔案會理；工作要求

檔案管理是一份從古代一直延續(xù)到現(xiàn)代社會的重要工作，它記載著人文和歷史，是社會的重要資源。過去，人們都以傳統(tǒng)的笨拙的方法進(jìn)行管理，然而隨著社會的進(jìn)步，人類進(jìn)入數(shù)字信息時代，原本的方法已無法滿足當(dāng)代高效、高速的節(jié)奏，因此，檔案管理方法必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新。只有創(chuàng)新才能為檔案管理工作注入新的活力，從而滿足社會的需求，跟上時代的步伐。

1.信息時代檔案會理工作方法

1.1 要時刻保持先進(jìn)的思想，與時俱進(jìn)

信息時代，檔案管理的好壞，小到?jīng)Q定著某個企業(yè)的成功，大到影響整個社會的發(fā)展速度。規(guī)整的信息，可以讓相關(guān)工作人員在搜索資料時，減少不必要的麻煩，簡單、直接的找到相關(guān)資料，極大程度的提高工作效率?，F(xiàn)代信息管理與過去傳統(tǒng)管理方式相比，過于繁瑣和愚鈍，不能即時進(jìn)行檔案查詢和調(diào)配，增加了很多不必要的負(fù)擔(dān)。企業(yè)或者社會要想進(jìn)步，一定要與時俱進(jìn)，不要墨守成規(guī)，不斷的完善自己，以適應(yīng)時代要求。

1.2 檔案管理的人員要轉(zhuǎn)換管理方法，以高自身素質(zhì)

目前，我國大部分人都存在自身素質(zhì)低，職業(yè)素養(yǎng)差的問題，當(dāng)然也包括從事檔案管理的人員。隨著時代的進(jìn)步，很多傳統(tǒng)的雖然具備專業(yè)的檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，卻不會使用互聯(lián)網(wǎng)或者無法生存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的管理人員，就會表現(xiàn)出專業(yè)素養(yǎng)低，不適合從事檔案管理工作。同樣，管理隊(duì)伍中需要一些即懂得管理檔案，又會熟練的使用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才加入。在當(dāng)代，不會使用計(jì)算機(jī)就是職業(yè)素養(yǎng)低的表現(xiàn)，要想長期在檔案管理方面工作，必須與時俱進(jìn)，不斷地完善自己，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。

1.3 革除原有檔案管理制度

制度是制約檔案管理這樣工作的具體要求，要想提高檔案管理工作的效率，一定要在根本上革新檔案管理制度。當(dāng)代社會已不再需要紙質(zhì)管理工作人員和檔案擺的簡單制度，而是需要建立在網(wǎng)絡(luò)條件下的新的管理制度。通過網(wǎng)上信息管理，可以輕松的回避檔案管理工作中復(fù)雜的項(xiàng)目，可以實(shí)現(xiàn)檔案自動化管理，將整個工作變得規(guī)整化、系統(tǒng)化，讓曾經(jīng)古板的工作變得新穎和智能。相反，如果大難管理的工作人員執(zhí)意沿用傳統(tǒng)的管理制度來管理檔案，勢必會出現(xiàn)工作效率低，阻礙檔案信息流動和使用，致使這個企業(yè)面臨著挑戰(zhàn)甚至難以繼續(xù)發(fā)展，最終只能承受被時代淘汰的命運(yùn)。

2.信息時代檔案會理工作要達(dá)到的目標(biāo)

2.1 在觀念上積極迎合先進(jìn)思想

在剛剛發(fā)展起來的中國社會，人們觀念還處于傳統(tǒng)階段，很難接受先進(jìn)的技術(shù)。因此，很多數(shù)字化、信息化技術(shù)還在普及當(dāng)中。例如在檔案管理方面，傳統(tǒng)思想根深蒂固，人們只是單純的進(jìn)行整理和保管，很少利用檔案進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究。但是，信息時代下傳統(tǒng)的檔案管理勢必會被社會淘汰，因?yàn)楫?dāng)今時代人們對信息的渴求度越來越高，希望在短時間內(nèi)獲取自己所需要的材料，極快的分享和傳播信息。這就直接要求檔案管理工作必須進(jìn)行改革。不要頑固的固守本分，從思想上，徹底地接受網(wǎng)絡(luò)時代和信息時代，才是順應(yīng)時代的正確抉擇。如果只是表面的將網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字引入管理工作中，而內(nèi)心堅(jiān)守傳統(tǒng)方式，勢必會影響工作效率，使所有計(jì)劃無法順利開展。這就要求著每一位從事檔案管理的人員都要從內(nèi)心接受新科技，接受網(wǎng)絡(luò)，從根本上完整的融入信息時代。

2.2 做好信息保護(hù)工作，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻

正如上述所言，信息時代下的檔案管理工作，必須存在于一個網(wǎng)絡(luò)信息平臺。雖然網(wǎng)絡(luò)快捷、方便，但是隨之而來的安全問題也不可小視。由于我國網(wǎng)絡(luò)發(fā)展不夠完善，網(wǎng)絡(luò)上充斥著各種信息，有好有壞，很多不法分子利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行犯罪，最典型的當(dāng)屬黑客和電腦病毒。還有些工作人員對網(wǎng)絡(luò)不熟悉，經(jīng)常因?yàn)椴僮魇д`而造成電腦故障，這樣都可能使重要信息丟失，嚴(yán)重破壞計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)。由此可見，檔案管理必須保證其安全性。針對這一問題，相關(guān)企業(yè)可以通過兩種途徑進(jìn)行處理，其一是引進(jìn)可以熟練操作計(jì)算機(jī)的先進(jìn)人員進(jìn)行工作或者技術(shù)指導(dǎo)，減少錯誤操作而引起的安全隱患，其二便是建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，阻止存在安全隱患的信息入侵。這樣從兩個角度入手，可以極大程度的減少網(wǎng)絡(luò)安全隱患，進(jìn)而達(dá)到高效率的信息化程度。

2.3 培育復(fù)合型人才

發(fā)展的社會需要與其適應(yīng)的先進(jìn)人才，為了建立一個高效、快捷、安全的檔案信息管理平臺，相關(guān)企業(yè)必須召集即了解檔案管理，又會熟練的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的復(fù)合型人才。所謂的復(fù)合型人才，就是指在本身具備一種技能的同時兼具另一種才能。在檔案管理方面，就是指那些既掌握并可以熟練運(yùn)用檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，又可以熟知計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，完美的操作計(jì)算機(jī)的人，當(dāng)然還要具備工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有耐心、有責(zé)任心、細(xì)心等特點(diǎn)的完美人才。當(dāng)然，還要具備先進(jìn)的思想觀念，懂得與時俱進(jìn)，不愿落后于時代和社會。但是，復(fù)合型人才往往占少數(shù)，企業(yè)不可為發(fā)展而急于求成，企業(yè)可以選擇培育復(fù)合型人才，例如，在進(jìn)行檔案管理工作的空余時間，對傳統(tǒng)人員進(jìn)行授課教育，并讓他們理論與實(shí)踐相結(jié)合，快速而精準(zhǔn)的培養(yǎng)每一位工作人員。

3.結(jié)語

信息時代更新了人們的生活方式，改變了很多工作的處理方法。檔案管理工作在信息時代受到了前所未有重視，地位和作用也變的越來越重要。隨著檔案管理工作越來越與時代步伐靠攏，使信息資源越來越充分的被利用，價值達(dá)到最高?？萍疾皇侵共讲磺暗?，信息化也還在建設(shè)中，相信未來信息化會發(fā)展的更加完善，信息管理工作也會創(chuàng)造出更多的價值，為社會以很多的回報。

[1]尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智，2011（18）.

[2]薛燕.淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服[J].檔案，2011(1).

[3]李曉輝.信息時代檔案管理的保密性研究和存在的問題分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011(13).