淺談高校人事檔案管理的現(xiàn)代化

姜慧琳

（黑龍江省技工教師進修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

淺談高校人事檔案管理的現(xiàn)代化

姜慧琳

（黑龍江省技工教師進修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

高校人事檔案是高校教育工作的重要組成部分，是高校發(fā)展，社會進步的需要，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校人事檔案工作也必須要堅持與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，更好的推動高校教育事業(yè)的發(fā)展。

高校管理；人事檔案；現(xiàn)代化

前言

作為高校教育的基礎(chǔ)性工作之一，高校人事檔案工作的重要性不言而喻，所謂其管理的現(xiàn)代化就是在管理過程中建立科學(xué)的信息管理體系，運用現(xiàn)代化的管理手段為學(xué)校管理提供準確、及時的信息，為學(xué)校發(fā)展決策提供依據(jù)，提高管理水平。

1.當(dāng)前高校人事檔案管理工作中存在的問題

檔案工作一直較為神秘，處于極度的保密狀態(tài)下，但近年來，隨著技術(shù)水平的提高，人們觀念的轉(zhuǎn)變，人們對人事檔案工作也有了新的認識，大大提升了其工作效率，提高了其利用價值，但是從目前的高校人事檔案管理情況來看，仍然存在諸多問題亟待完善。

1.1 對人事檔案的認識上存在觀念偏差

一直以來，人們都將檔案神秘化，檔案資料過于重視歷史、政審，但對其成績卻不夠重視，受到歷史因素的影響，檔案材料主要記載個人的政治、歷史結(jié)論，內(nèi)容過于空翻，但對其能力的描述少之又少，從整體來說，無法將高校教師的真正情況呈現(xiàn)出來，降低了其利用價值。

1.2 管理方法過于陳舊

一直以來，我國高校人事檔案管理都采用舊的模式，不僅制度不夠完善，而且在人員配備上也不夠?qū)I(yè)，對檔案材料的收集重視不夠，使得材料失真情況頗為常見。同時，我國高校人事檔案一直處于封閉狀態(tài)，沒有建立相對完善的歸檔制度，使得人事檔案常被束之高閣。在材料方面，人們對其核實、審查工作認識不足，常會敷衍了事，導(dǎo)致材料失實，內(nèi)容虛假，增加了后期工作的麻煩。

2.實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的意義

世界經(jīng)濟的發(fā)展，信息化成為衡量一個國家發(fā)展情況的重要標準，高校人事檔案管理的現(xiàn)代化是適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)對高校檔案事業(yè)的要求，運用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備進行檔案滾利，實現(xiàn)現(xiàn)代化目標，使其可以更好的為學(xué)校教育事業(yè)服務(wù)。

2.1 現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢

信息技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求，過去的檔案所記載的內(nèi)容不夠全面，查閱也不夠及時，降低了檔案的利用價值，但是隨著計算機技術(shù)的運用，大大提高了處理效率，實現(xiàn)了人事檔案檢索、統(tǒng)計等方面的現(xiàn)代化，使檔案人員從復(fù)雜工作中解脫出來，提高了其利用率，改善了工作質(zhì)量。

2.2 實際工作的需求

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，成為各行各業(yè)發(fā)展的原動力，人事檔案工作亦不例外，必須要實現(xiàn)現(xiàn)代化的目標，運用計算機將人事檔案管理的重心從實體向信息管理轉(zhuǎn)移，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫，滿足工作需求，提高人事工作的效率，促進學(xué)校工作質(zhì)量的提高。

3.實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

從上文的分析中我們不難看出，當(dāng)前，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是時代發(fā)展的必然趨勢，但從發(fā)展情況來看，盡管自動化水平在不斷提高，但是對現(xiàn)代化的設(shè)備的利用程度卻仍然停留在初學(xué)階段，造成資源浪費，對此，人事管理部門必須要結(jié)合具體情況，不斷地提升現(xiàn)代化水平，逐步實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化目標。

3.1 加強高校教職工的檔案意識

唯有意識提高，才能實現(xiàn)質(zhì)量的提高，所謂的檔案意識就是指人們對檔案工作客觀事實的主觀反映，也是對檔案性質(zhì)、構(gòu)成與價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師與科研工作者的智慧結(jié)晶與聘用的憑據(jù)。但目前高校教師對檔案的認識過于淺薄，認為其只是記錄材料而已，缺乏歸檔意識。因此，高校人事檔案管理部門必須要加大宣傳力度，增強領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案工作效率，促成檔案工作的良性發(fā)展。

3.2 增加投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系

相對而言，高校檔案管理技術(shù)相對較為落后，這就要求高校管理部門有計劃、有步驟的增加投入，完善現(xiàn)有的設(shè)施，提高技術(shù)水平。信息資源庫的建設(shè)時高校檔案管理的核心，因此，必須要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展情況建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化目標，將人事檔案原始材料通過現(xiàn)代化的設(shè)備進行轉(zhuǎn)換，提高其利用率，發(fā)揮其利用價值，為決策層做出正確決策提供信息支撐。同時要建立并完善現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)信息化的管理目標，提高人事檔案的利用率。

3.3 實行開放性管理，實現(xiàn)資源共享的目標

一直以來人事檔案都過于神秘，僅有少數(shù)人可以看，僅供特定部門使用，百姓是無法看到的，但事實上，大部分內(nèi)容完全是可以公開的，是可以實現(xiàn)共享的。從人事檔案內(nèi)容來看，主要包括履歷、自傳、專業(yè)、工資、獎勵等等，簡單來說可以分為業(yè)務(wù)檔案與人事檔案，業(yè)務(wù)檔案完全是可以公開的，人事檔案中的獎勵、考核等也可以公開，這樣就實現(xiàn)了資源共享，減少了不必要的麻煩，同時也可以接受監(jiān)督，不斷的改進工作質(zhì)量。

3.4 強化工作人員的業(yè)務(wù)水平，提高其業(yè)務(wù)能力

為了適應(yīng)工作的需求，必須要不斷拓寬工作人員的知識面，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，學(xué)習(xí)與檔案工作相關(guān)知識，拓寬視野，增長自身的技能，提高其工作能力。學(xué)校的管理人員也要結(jié)合自身的情況，開展崗位培訓(xùn)工作，提高在崗員工的能力，同時對新進職工也必須要嚴格審核，確保其資質(zhì)符合工作需求，從人員素質(zhì)上確保檔案工作質(zhì)量。對于在崗員工也要加強其現(xiàn)代化技能的培訓(xùn)，更新其知識素養(yǎng)，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化的腳步，實現(xiàn)檔案科技水平的提高，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.結(jié)束語

總之，高校人事檔案現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案管理信息化使人事管理工作從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，運用現(xiàn)代化的設(shè)備進行檔案管理，進而推動檔案事業(yè)的發(fā)展，提高其業(yè)務(wù)能力，推動檔案事業(yè)的發(fā)展，促進高校教育事業(yè)的提高。

[1]張慧，劉亞娟.淺析高校人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實現(xiàn)途徑[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011(08)

[2]馬蓉.高校人事檔案管理現(xiàn)代化探討[J].唐山師范學(xué)院學(xué)報.2011(02)

[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版).2011(03)