新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究

張麗

（大慶市讓胡路區(qū)政府招待所 黑龍江 大慶 163712）

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究

張麗

（大慶市讓胡路區(qū)政府招待所 黑龍江 大慶 163712）

檔案是記載各個領(lǐng)域?qū)W科最可靠且真實的材料依據(jù)。其不僅管理人事檔案，對于史料的記載，社會的進步等都有所收錄。在機關(guān)單位中更是發(fā)揮著不可或缺的作用。因此在檔案越來越重要的今天，必須要正視對檔案的管理，將檔案管理工作更加規(guī)范化的開展下去，才能夠滿足日益發(fā)展的經(jīng)濟和社會需求。文章將對檔案管理中存在的弊端及規(guī)范化管理工作的開展進一步闡述。為檔案管理工作更規(guī)范的開展，起到一定的參考作用。

檔案管理；規(guī)范化；問題

在社會迅速發(fā)展下，行業(yè)規(guī)模擴大化，競爭力逐漸增大，檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫，其規(guī)范化的建設(shè)可為社會建設(shè)發(fā)展提供真實可靠的理論基礎(chǔ)依據(jù)。在推動社會發(fā)展中有及其重要的影響。在現(xiàn)行的檔案管理中主要是因為信息化管理不夠完善，系統(tǒng)管理不健全以及部分檔案管理工作人員的綜合水平較低。導(dǎo)致了檔案管理的混亂性。要綜合的改善這些問題，首先就要建立健全相關(guān)的管理規(guī)范制度，創(chuàng)新管理理念，綜合的提升檔案工作人員的水平，促使其更加專業(yè)化的發(fā)展下去。以推動檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有序進行。

一、檔案管理規(guī)范化發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題

檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展，使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對檔案管理規(guī)范化的問題進行具體的分析。

1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，運用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施，主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規(guī)范化。

2、管理系統(tǒng)不完善

在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯誤也不一定能被及時發(fā)現(xiàn)。

3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

新形勢下組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。

二、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

通過上文的詳細闡述，對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質(zhì)原因還是因為相關(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時代發(fā)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。

1、依法管理，建章立制

檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級，各項軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

2、求實創(chuàng)新，與時俱進

信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。

3、科學(xué)規(guī)范，提高效能

檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會先進的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學(xué)性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。

三、結(jié)束語

創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作適應(yīng)著現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，為各個企業(yè)單位、機關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)。并將豐富的個人材料集中的整理好，加速其合理性、先進性的建設(shè)。在這個信息大爆炸的社會發(fā)展中，人們應(yīng)該更加重視的檔案的作用，開辟檔案管理工作的新局面，并實現(xiàn)檔案管理工作人員的自身真正價值，推進社會發(fā)展建設(shè)的步伐。

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[2]李冬梅.論企業(yè)中的檔案管理[J].北方文學(xué)(下半月)，2012(05)

[3]張崴.對事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2014(19)