公路檔案管理信息化的建設(shè)研究

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

公路檔案管理信息化的建設(shè)研究

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

做好檔案的管理工作，是開展一切工作的基礎(chǔ)，不管是企事業(yè)單位還是國家政府機(jī)關(guān)，檔案管理工作都是未來工作規(guī)劃以及戰(zhàn)略目標(biāo)制定的基礎(chǔ)性工作，公路檔案也具備這樣的重要作用。同時，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得整個社會都逐漸的步入了信息化社會，對公路檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，將更有用力于提高公路檔案的利用率，增強(qiáng)公路信息的共享性，這對我國公路未來的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文中首先對我國公路檔案信息化管理的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了具體措施來加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)。

公路；檔案管理；信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會也可以稱之為信息社會，這為檔案管理工作提供了一定程度的便利性條件，同時檔案管理實現(xiàn)信息化管理也是未來檔案管理工作的必然發(fā)展方向。我國地域遼闊，且公路建設(shè)工程以及遍及到全國各個地區(qū)，這使我國的公路網(wǎng)絡(luò)中所包含的公路數(shù)量巨大，結(jié)構(gòu)也十分的復(fù)雜，僅采用原有的人工形式的公路檔案管理已經(jīng)不能滿足如此大量的公路信息的管理需求，也無法真正的發(fā)揮出公路檔案的數(shù)據(jù)記錄及查詢等功能。因此，公路檔案管理方式及方法應(yīng)緊跟公路建設(shè)及發(fā)展的速度，將信息化功能融入到公路檔案管理中，可以有效的提高公路檔案管理工作效率及質(zhì)量。

一、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.管理尚未標(biāo)準(zhǔn)化，缺乏規(guī)范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)經(jīng)驗，而管理制度也尚未形成一定標(biāo)準(zhǔn)，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數(shù)據(jù)信息時質(zhì)量不過硬，很多數(shù)據(jù)的引用和建立出現(xiàn)錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規(guī)范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關(guān)鍵點(diǎn)上無法銜接與統(tǒng)一，造成重要資料以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設(shè)的一個重大挑戰(zhàn)。

2.管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息

所謂數(shù)據(jù)化信息，其要求的就是對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的搜集、整理與運(yùn)用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的能力不足，造成數(shù)據(jù)庫信息的缺乏。當(dāng)用戶在通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，常常是找不到相應(yīng)的信息，或者獲得相應(yīng)的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設(shè)施跟不上，數(shù)據(jù)存儲不及時，但更多的是對數(shù)據(jù)的搜集、整理以及轉(zhuǎn)化能力差，無法更新和完善檔案數(shù)據(jù)。

3.管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)

我國目前從事于公路檔案管理的工作人員普遍存在對新技術(shù)掌握不到位的現(xiàn)象，同時，對什么是檔案管理信息化工作了解的不深，檔案管理能力欠缺，缺乏專業(yè)的檔案信息化管理工作經(jīng)驗，這都嚴(yán)重的阻礙了我國的公路檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。同時，從事公路檔案管理工作的人員流動性較大，專業(yè)素質(zhì)差別較大，無法全面的勝任檔案信息化管理工作，特別是在一些基層單位，任人為親的現(xiàn)象較為明顯，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數(shù)據(jù)庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，成效不顯著。

二、加強(qiáng)公路檔案管理信息化的措施

1.健全相關(guān)制度，健全公路檔案管理的機(jī)制

公路檔案管理的信息化建設(shè)必須要配合以健全的規(guī)章以及制度并且嚴(yán)格的進(jìn)行實施施行，確保公路檔案信息管理的安全。合格的管理體系當(dāng)中必不可缺少的就是嚴(yán)格規(guī)章制度的實施與遵守，因此公路檔案信息的有關(guān)管理部門可以通過建立完善的管理制度的方式優(yōu)化公路檔案管理的機(jī)制。已經(jīng)存檔的公路檔案與信息，要對其安全性、有效性以及完整性都給予高度的重視獎。合理有效的懲罰制度必不可少，工作人員的執(zhí)法行為應(yīng)得到嚴(yán)格的規(guī)范，管理部門的執(zhí)法形象應(yīng)當(dāng)?shù)玫矫鞔_的樹立，實現(xiàn)管理人員的自律，同時對自身責(zé)任有明確具體的認(rèn)識。除此之外，還應(yīng)當(dāng)及時積極的進(jìn)行新型管理模式的探索與學(xué)習(xí)，不斷的完善現(xiàn)有的管理機(jī)制，實現(xiàn)公路檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

2.提升公路檔案管理人員的素質(zhì)

公路檔案管理人員的素質(zhì)高低，直接關(guān)系到公路檔案管理工作是否優(yōu)質(zhì)高效。各公路檔案管理信息化的建設(shè)，必須要使相關(guān)工作人員在掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識的基礎(chǔ)上，能夠?qū)π畔⒒募夹g(shù)有較為深刻的了解并掌握有關(guān)的技能，能夠使用新型現(xiàn)代化的管理與通訊設(shè)備對公路檔案進(jìn)行錄入、管理與維護(hù)。因而公路檔案管理部門必須重視管理人員的素質(zhì)提高和培養(yǎng)，采取定期的培訓(xùn)和教育，使管理人員能夠充分的掌握信息化管理公路檔案的操作技能和理論基礎(chǔ)知識。在培訓(xùn)后要進(jìn)行定期的技能考核與計算機(jī)操作技能考察。

3.建立公路檔案的信息庫，實現(xiàn)公路檔案信息共享

公路檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將舊有的書面紙質(zhì)檔案改變?yōu)殡娮游募n案，還要建設(shè)建立公路檔案信息庫。這樣一來，在解決了紙質(zhì)檔案占地面積大并且記錄信息少以及工作效率過于低下問題的同時，還能夠滿足檔案管理部門以及其它部門對于信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。與此同時，公路檔案管理部門可以充分的利用互聯(lián)網(wǎng)的通訊優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，做到資源與信息共享。公路檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，部門自身也能夠得到完善與發(fā)展，人民群眾也能夠通過共享平臺對公路工程及建設(shè)有深刻的了解，對政府的信賴程度能夠得到提升。有利于管理部門與人員的廉政和工作效率的提高，公眾對社會的發(fā)展將充滿信心，對于國家的長足發(fā)展也有極大的好處。

三、結(jié)語

綜上所述，公路工程事業(yè)是國家想要快速發(fā)展的必然條件，要想實現(xiàn)公路事業(yè)有條不紊的發(fā)展，就要對相關(guān)的公路檔案進(jìn)行科學(xué)的管理及利用，從而為公路規(guī)劃及建設(shè)工作提供更加可靠且及時的參考信息，而將信息化技術(shù)融入到公路檔案管理工作中，就可以很好的實現(xiàn)以上目的。在公路檔案管理信息化建設(shè)的過程中，上級公路管理機(jī)構(gòu)要對這項工作給予足夠的重視，對下級公路管理部門給予技術(shù)支持及人才扶持，從而實現(xiàn)公路檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范化，操作流程等也更完善，從而更好的促進(jìn)我國公路事業(yè)的快速發(fā)展。

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