淺議如何做好文書檔案管理工作

唐冬杰

（牡丹江市建設(shè)工程交易中心 黑龍江 牡丹江 157000）

淺議如何做好文書檔案管理工作

唐冬杰

（牡丹江市建設(shè)工程交易中心 黑龍江 牡丹江 157000）

文書檔案管理工作就是對過去所發(fā)生過的事件進(jìn)行文字記錄，并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時間上的標(biāo)記，將所有的歷史記錄按照一定的順序進(jìn)行分類管理。文書檔案管理工作對于國家的歷史記錄十分重要，過去的文書檔案管理工作中還存在著許多的問題，使得許多的歷史記錄不夠細(xì)致明確，導(dǎo)致日后的檔案分析工作不能有效進(jìn)行。本文將找出現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作中存在的問題，并提出優(yōu)化方案，以此提高我國文書檔案管理工作的技能。

文書檔案；管理工作；提高

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家對文書檔案管理工作加大了經(jīng)濟(jì)上的支持，目的是為了完善我國文書檔案管理工作內(nèi)容，使文書檔案更好的得到記錄與整理?，F(xiàn)階段我國的文書檔案管理工作正在努力的進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，在整理過去已有的檔案記錄的同時，還要搜集一些缺少的歷史記錄，使得所整理的文書檔案更加完整細(xì)致。在對現(xiàn)今事件文書記錄的過程中積極的采取現(xiàn)代化技術(shù)，使記錄的過程更加簡單、快捷、有效。

1.文書檔案管理工作的概況

1.1 我國文書檔案管理工作的背景

文書檔案管理工作在一個國家的發(fā)展過程中，是必不可少的一項工作內(nèi)容，我國的文書檔案管理工作在國家的任何發(fā)展階段都不斷地進(jìn)行著，將我國的每一次改革、每一次發(fā)展都記錄了下來。傳統(tǒng)的文書管理工作就是建立一個相關(guān)的部門，文書管理工作者根據(jù)事件的發(fā)生用文字真實的記錄下來，將以時間為分類標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行封存。過去我國對文書管理工作不夠重視，導(dǎo)致有一些文書檔案在保存過程中遭到意外的破壞，丟失了一些重要的歷史檔案。基于對我國文書檔案的保護(hù)，相關(guān)的文書檔案管理部門加強了管理工作，但在檔案的搜集和分類管理上還存在著有待解決的問題。

1.2 我國文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作在技術(shù)和效率上得到了明顯的提高，解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展也離不開經(jīng)濟(jì)的支持。國家加大了對文書檔案存放安全的要求，現(xiàn)階段我國正在加強文書檔案存放處的建設(shè)。在選擇文書檔案存放場所時要根據(jù)一定的要求，要保證存放場所沒有環(huán)境上的安全隱患，降低了文書檔案遭意外破壞的概率。目前文書檔案管理部門還加強了對工作人員的管理，加強了文書檔案管理人員對工作責(zé)任的認(rèn)識，保證了文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。

1.3 做好文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄國家已經(jīng)發(fā)生重要事件的工作，它所記錄的內(nèi)容是在日后對國家發(fā)展研究的重要依據(jù)，所以國家的文書管理工作的正常進(jìn)行對國家的進(jìn)一步發(fā)展意義重大。文書檔案管理工作不僅是對現(xiàn)階段國家所發(fā)生的事件進(jìn)行記錄，更重要的還是將過去的文書檔案進(jìn)行整理與分析，記錄過去檔案中所欠缺的部分，努力從各種檔案中找出缺少的部分，完善我國的文書檔案內(nèi)容。完善我國文書檔案的內(nèi)容其實就是完善我國的歷史記錄，在對國家的歷史記錄分析中我們可以根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)不足，并且在下一階段的國家發(fā)展過程中要尋找新的方式，避免犯相同或類似的錯誤。這樣才能在過去的發(fā)展中有所收獲有所進(jìn)步，讓我國在發(fā)展的道路上更加暢通。

2.現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作優(yōu)化方案

2.1 優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

2.2 培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

3.結(jié)語

文書檔案工作對于我國的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問題，并根據(jù)問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實這些優(yōu)化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新田.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2011，(03).

[2]黃靜虹，關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1，101.