探討財(cái)政稅收電算化檔案管理

霍紅丹

（杜爾伯特蒙古族自治縣財(cái)政局糧食直補(bǔ)中心 黑龍江 杜蒙 166200）

探討財(cái)政稅收電算化檔案管理

霍紅丹

（杜爾伯特蒙古族自治縣財(cái)政局糧食直補(bǔ)中心 黑龍江 杜蒙 166200）

財(cái)政稅收電算化會(huì)計(jì)檔案主要包括：存儲(chǔ)在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和電腦打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。本文探討財(cái)政稅收電算化檔案管理存在的主要問(wèn)題及加強(qiáng)財(cái)政稅收電算化檔案管理的措施。

財(cái)政稅收；電算化；檔案管理

一、財(cái)政稅收電算化檔案的特點(diǎn)

1.存貯范圍擴(kuò)大。財(cái)政稅收電算化檔案存貯的范圍比傳統(tǒng)的檔案更廣了，財(cái)政稅收電算化檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存貯在計(jì)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，如程序開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、財(cái)政稅收電算化科目及科目代碼表、報(bào)表格式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等。

2.存貯形式更多。作為傳統(tǒng)審計(jì)對(duì)象的憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，財(cái)政稅收數(shù)據(jù)不但以打印輸出的紙質(zhì)形式存在，還以電磁信號(hào)的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上。磁性化存貯介質(zhì)方式的介入使檔案的管理更加簡(jiǎn)潔、快速、有效。

3.存放方式更嚴(yán)格。由于財(cái)政稅收電算化檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，財(cái)政稅收電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤等，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場(chǎng)、有害氣體、灰塵等影響，因此，存放地點(diǎn)必須具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

4.對(duì)檔案管理的要求加強(qiáng)。財(cái)政稅收電算化檔案的管理和利用受會(huì)計(jì)軟件的種類和版本的影響，實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本和種類就越多，電算化會(huì)計(jì)檔案只有得到科學(xué)的管理，才能被正常的利用。

二、財(cái)政稅收電算化檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、完整性、安全性不高。我國(guó)自開(kāi)展財(cái)政稅收電算化以來(lái)，實(shí)現(xiàn)電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短。有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對(duì)軟件進(jìn)行了升級(jí)，而原有的軟件及相關(guān)資料未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。這樣，這些檔案資料就得不到及時(shí)的收集和利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時(shí)間的推移，檔案的完整性、安全性就得不到保證。

2、財(cái)政稅收電算化檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對(duì)電算化檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒(méi)有對(duì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒(méi)有采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善保管檔案的環(huán)境等。

3、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多財(cái)政稅收電算化檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化檔案管理工作的順利發(fā)展。

4、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)盡管功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)，但仍有很多缺陷。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能也薄弱等。其次，在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五湖四海的今天，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不安全的另一主要方面就是計(jì)算機(jī)病毒的危害，其破壞性極大。

5、電算化檔案載體存在的問(wèn)題。電算化條件下，檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、賬簿、報(bào)表之外，還包括電算化系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、軟件程序及全套文檔資料。由于數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這種通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會(huì)危害性，并且發(fā)現(xiàn)難度非常的大。另外，電算化檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。

三、加強(qiáng)財(cái)政稅收電算化檔案管理的措施

1、加強(qiáng)電算化檔案的完整性。管理數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。電算化檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

2、完善管理制度。電算化檔案的管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應(yīng)的管理制度。各種紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案和介質(zhì)的檔案要及時(shí)合理歸檔，做好記錄。歸檔的檔案做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。要建立嚴(yán)格的電算化檔案借閱制度，借出、查看、歸還要做詳細(xì)記錄。

3、提高部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。必須不斷提高人員的計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)需要有一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)高級(jí)人才管理與維護(hù)電算化財(cái)政稅收軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，不斷開(kāi)發(fā)更合理、高效的電算化會(huì)計(jì)軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證財(cái)政稅收電算化的正常運(yùn)行。

4、對(duì)所有的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行雙備份。由于電算化檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。備份時(shí)要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護(hù)封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

總之，財(cái)政稅收電算化檔案管理既是一項(xiàng)重要的管理工作，又是一項(xiàng)重要的檔案管理工作，各單位應(yīng)依據(jù)電算化檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)管理方法，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案信息優(yōu)勢(shì)，提高財(cái)政稅收電算化檔案利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使電算化檔案走入正軌，真正使財(cái)政稅收電算化檔案在會(huì)計(jì)工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。