事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理

譚愛(ài)屏

（江門(mén)市新會(huì)東大軌道交通產(chǎn)業(yè)建設(shè)有限公司 廣東 江門(mén) 529100）

事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理

譚愛(ài)屏

（江門(mén)市新會(huì)東大軌道交通產(chǎn)業(yè)建設(shè)有限公司 廣東 江門(mén) 529100）

檔案工作對(duì)象是檔案開(kāi)展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是通過(guò)收集工作取得的，檔案收集工作質(zhì)量的高低將直接影響以后各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量。因此，檔案的收集活動(dòng)在檔案業(yè)務(wù)管理工作中至關(guān)重要，事業(yè)單位檔案保存，是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分。

檔案；材料歸檔；整理；高效

文件材料收集到檔案室后，就要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理、立卷歸檔、編號(hào)上架，文件材料只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理歸檔后才成其為檔案?，F(xiàn)行的文件還不是檔案，而沒(méi)有進(jìn)行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理的檔案才能在人們需要的時(shí)候更好地提供利用。文件材料的整理是按照科學(xué)的方法和規(guī)則進(jìn)行的，是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性的工作。對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過(guò)收集工作集中到檔案室韻檔案，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，使零散的文件資料實(shí)現(xiàn)條理、秩序，并將其中的關(guān)鍵成分通過(guò)整理凸現(xiàn)出來(lái)，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。在文件材料歸檔、整理的同時(shí)，還要對(duì)其真實(shí)性和價(jià)值的高低進(jìn)行鑒定。檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時(shí)也是難度最大的工作。檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案的保存價(jià)值作鑒定，即根據(jù)文書(shū)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，以及保管期限有關(guān)規(guī)定，對(duì)所藏各案卷的保存價(jià)值加以科學(xué)的估量，對(duì)仍有保存價(jià)值的文書(shū)檔案繼續(xù)保存，對(duì)于保存價(jià)值和已滿(mǎn)足保管期限的文書(shū)檔案定期剔除，經(jīng)審批后銷(xiāo)毀，進(jìn)而使檔案保存的案卷具有較高的質(zhì)量。

1.事業(yè)單位歸案文件整理的主要原則

1.1 保存檔案工作基礎(chǔ)原則

不論是本單位產(chǎn)生的還是上級(jí)針對(duì)本單位下發(fā)的指示性、指導(dǎo)性文件材料，或者相關(guān)的批示、批復(fù)、本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的聯(lián)系。因此，只有在保持文件來(lái)源方面聯(lián)系的前提下，文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成的活動(dòng)面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的特點(diǎn)。我們所做的工作都是在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，事業(yè)單位檔案在形成的過(guò)程中融入了許多他人的勞動(dòng)，而且也直接體現(xiàn)了人們歷來(lái)整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時(shí)候，應(yīng)該做到，盡量不進(jìn)行拆卷整理，對(duì)部門(mén)整理歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)充分研究和利用原來(lái)案卷，檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過(guò)的原狀。對(duì)先前整理不當(dāng)以至明顯錯(cuò)誤的，可通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式加以改動(dòng)和糾正。

1.2 遵循文件形成規(guī)律原則

事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)中產(chǎn)生的，真實(shí)地記錄和反映情況了事業(yè)單位活動(dòng)的歷史面貌。文件材料整理工作應(yīng)維護(hù)事業(yè)單位工作內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點(diǎn)和規(guī)律。其中，包含以下三層意思，在整理文件材料時(shí)，注意活動(dòng)的整體性，如：要求正式會(huì)議、某項(xiàng)活動(dòng)形成的文件要保持其齊全完整，要注意文件本身要完整、像文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系點(diǎn)；三是在對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和排列時(shí)保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會(huì)議通知、報(bào)告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過(guò)程加以排列。

1.3 堅(jiān)持有利于保管及利用原則

我們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行有序化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足維護(hù)檔案的安全和有效地提供利用的目的?，F(xiàn)在，檔案的計(jì)算機(jī)檢索正在不斷地發(fā)展中，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)分散在不同類(lèi)目中的同一事由或問(wèn)題的檔案信息快捷地檢索出來(lái)，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯(lián)系的最有效的方式，同時(shí)，有利于檔案的成套利用。

2.事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序

事業(yè)單位文件材料整理工作內(nèi)容主要包括：全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環(huán)節(jié)：

2.1 檔案的分類(lèi)

檔案的實(shí)體分類(lèi)，主要是從檔案信息的物理形態(tài)進(jìn)行的保管、排架、存放等工作，管理層分類(lèi)。在檔案實(shí)體分類(lèi)中，第一層次是國(guó)家全部檔案韻宏觀分類(lèi)，它為規(guī)劃國(guó)家檔案室財(cái)貿(mào)系統(tǒng)，建立各級(jí)各類(lèi)檔案室提供理論依據(jù)。檔案室內(nèi)的區(qū)分全宗是第二層的分類(lèi)，全宗內(nèi)檔案分類(lèi)是第三層的分類(lèi)，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來(lái)源、時(shí)間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標(biāo)準(zhǔn)，將全宗內(nèi)檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位——案卷。歸檔文件材料的整理就是進(jìn)行這樣的分烊。

2.2 檔案的整理

通過(guò)進(jìn)行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并且是單純，孤立的，文件材料整理環(huán)節(jié)應(yīng)與文書(shū)處理工作的相銜接，查疑被缺，保證疏而不漏。例如，有請(qǐng)示還應(yīng)有批復(fù)，重要文件的征求意見(jiàn)稿、討論稿、定稿齊全。文件的附件情況：與首次簽訂合的合同、協(xié)議相關(guān)的補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議；批示與辦理情況；計(jì)劃與總結(jié)等，都必須環(huán)環(huán)相扣，與文書(shū)處理的結(jié)果和歸檔責(zé)任保持緊密的聯(lián)系。如果那一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來(lái)困惑。

2.3 檔案的編目

以案卷級(jí)進(jìn)行整理時(shí)，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對(duì)案卷封面項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)注，狹義的編目是指結(jié)歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注七項(xiàng)。廣義的編目還應(yīng)該包括對(duì)檔號(hào)的編制，檔號(hào)是檔案實(shí)休管理編號(hào)的總稱(chēng)，它包括全宗號(hào)、類(lèi)目名稱(chēng)、卷盒號(hào)或案卷號(hào)、保管期限、件號(hào)和頁(yè)張?zhí)柕龋渲腥谔?hào)是檔案室指定給每個(gè)全宗的代碼，案卷號(hào)是檔案室內(nèi)案卷排列的順序號(hào)，件號(hào)是卷內(nèi)文件的順序號(hào)。頁(yè)（張）號(hào)是卷內(nèi)每頁(yè)文件的順序號(hào)。

3.小結(jié)

根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)，按照歸檔文件整理的原則，及時(shí)將歸檔文件材料進(jìn)行有序化和系統(tǒng)化整理，使檔案保存的案卷具有較高的質(zhì)量，能被有效利用，從而產(chǎn)生較好的社會(huì)效益，為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。