構(gòu)建專門檔案數(shù)字共享體系模式初探

譚玲玲

（大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會保障局 黑龍江 大慶 163000）

構(gòu)建專門檔案數(shù)字共享體系模式初探

譚玲玲

（大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會保障局 黑龍江 大慶 163000）

專門檔案數(shù)字共享體系主要是針對當(dāng)前檔案管理體系中存在的問題而提出的一種新的檔案管理模式，其是由數(shù)據(jù)集成以及遠程查詢兩大模塊構(gòu)成的，并且以規(guī)范性的標準為運行的前提。專門檔案數(shù)字共享體系功能較多，具有一定擴展空間，架構(gòu)體系靈活多變，而且具有較強的安全性，適用范圍比較廣，其打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限，實現(xiàn)了對檔案管理方式的創(chuàng)新，有效提高了檔案管理的效率，還實現(xiàn)了檔案數(shù)字信息的共享，值得推廣。

專門檔案；數(shù)字共享；體系；模式

檔案是信息時代中重要的資源，其對人類的社會實踐活動有著詳細的記錄，可以起到傳承歷史的作用，也可以對城市的規(guī)劃起到數(shù)據(jù)參考的作用。社會在不斷的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的進步，檔案的種類越來越多，管理的模式以及管理體系也在不斷增加，專門檔案數(shù)字共享體系模式是對傳統(tǒng)檔案管理模式的改進與優(yōu)化，彌補了傳統(tǒng)管理體系中存在的問題以及漏洞，有效提高了檔案管理的精確性，還可以實現(xiàn)信息的共享，下面筆者對專門檔案數(shù)字共享體系模式進行簡單的介紹，以供參考。

一、專門檔案管理的現(xiàn)狀

專門檔案是一種針對具體業(yè)務(wù)提出了檔案管理模式，其專業(yè)性更強，在操作的過程中，需要多個部門配合，而且需要做好檔案的收集與整理工作，檔案管理人員需要明確分工，優(yōu)化工作流程，提高工作的效率。專門檔案是將檔案收集以及檔案管理交由不同的人處理，所以，工作人員需要做好銜接工作，對工作人員的專業(yè)性要求比較高。在我國很多檔案管理單位中，工作人員熟悉業(yè)務(wù)，但是對檔案管理知識卻不了解，很多工作人員缺乏專業(yè)性知識，由于工作的模式具有多樣性以及變化性，而檔案的數(shù)量在不斷的增加，所以，檔案管理工作的難度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人員對工作流程不夠熟悉，沒有實現(xiàn)科學(xué)的管理，則不利于提高檔案的利用率，也不利于保證檔案保管的安全性，容易造成檔案缺失等問題，會給國家?guī)磔^大的損失。我國很多政府機關(guān)以及檔案館，都已經(jīng)應(yīng)用了專門檔案數(shù)字共享體系模式，對專門的檔案進行了收集與整理，但是檔案管理還是存在不規(guī)范的問題，工作人員缺乏資源共享的意識，單位的管理力度也不強，沒有對檔案進行深度的開發(fā)，這樣不利于滿足社會的要求，無法使檔案資源發(fā)揮出最大的價值。在專門檔案管理體系中，很多軟件的靈活性差、可擴展性也不高，只有不斷的優(yōu)化管理體系，才能促進檔案管理工作更好的發(fā)展。

二、專門檔案數(shù)字共享體系的構(gòu)建

專門檔案數(shù)字共享體系是一種新的檔案管理方式，其主要是利用數(shù)據(jù)集成以及遠程查詢兩個模塊發(fā)揮檔案管理與共享的功能。數(shù)據(jù)集成中有4個板塊，分別是標準體系支撐、全過程管理、跨門類檢索以及安全保障。標準體系支撐平臺中又包括檔案分類、標準模板以及政策法規(guī)。政策法規(guī)體系是對檔案法律以及法規(guī)的整合，在構(gòu)建專門檔案平臺時，需要設(shè)置國家管理標準，并且嚴格按照這一標準執(zhí)行。全過程管理是由項目管理、數(shù)據(jù)錄入以及項目發(fā)布構(gòu)成的，在創(chuàng)建新的項目時，可以對同一類目下新的項目進行刪減，可以對檔案的收集進行指導(dǎo)。在數(shù)據(jù)錄入的過程中，需要做好目錄索引、文件附件等工作。項目發(fā)布是利用B/S模式，將相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)布在信息查詢平臺，該平臺可以實現(xiàn)遠程操作?？玳T類檢索平臺的設(shè)置，可以提高檔案的利用率，而安全保障平臺可以實現(xiàn)檔案利用的安全性，在檔案開放性管理的模式可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠程查詢。當(dāng)檢索平臺中，還具有權(quán)限管理的模塊，其可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的備份存儲，有效避免了數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生。

三、專門檔案數(shù)字共享體系的優(yōu)勢與特點

1、實現(xiàn)了檔案的全過程管理

專門檔案數(shù)字共享體系，利用全過程管理平臺，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案管理向全過程檔案管理的突破。檔案管理的工作重心是對檔案的收集以及管理兩個方面，但是缺乏對檔案的全過程的監(jiān)控與指導(dǎo)。檔案數(shù)字共享體系的模塊軟件實現(xiàn)了對檔案的采集、跟蹤以及指導(dǎo)，使檔案管理更加程序化、規(guī)范化，工作人員可以洞察檔案收集到管理的各個流程，可以對檔案材料更加熟悉。專門檔案數(shù)字共享體系可以保證檔案資源收集與業(yè)務(wù)同步進行，可以保證檔案的完整性。

2、將檔案管理從后期的被動管理轉(zhuǎn)向前期的主動控制

常規(guī)的檔案工作在項目結(jié)束后才開始，處于所有工作的后期階段，對于因工作人員前期失誤造成檔案不完整的現(xiàn)象不能有效控制，損失難以彌補。專門檔案數(shù)字共享體系中的全過程管理平臺，以規(guī)范性標準作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)依據(jù)，將檔案工作的著眼點提到整個專業(yè)工作的前端。通過前期主動控制，使檔案的收集、整理工作伴隨業(yè)務(wù)進展逐層深入。檔案人員在與專業(yè)人員互相配合中，前者逐漸熟悉專門的業(yè)務(wù)知識，后者也逐漸提高檔案專業(yè)知識。檔案人員對檔案工作提出意見、建議和要求，指導(dǎo)材料逐步積累，當(dāng)業(yè)務(wù)人員收集檔案疏忽時，可以及時、主動地提醒工作人員，避免事后難以補救。專門檔案數(shù)字共享體系打破了檔案管理常規(guī)的“給什么，收什么”的被動局面，從后期到前期，由被動變主動，通過對專門檔案進行前端控制，實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)流程的跟蹤指導(dǎo)管理，使檔案收集時更加便捷、全面。

四、結(jié)語

專門檔案數(shù)字共享體系具有較強的專業(yè)性，而且功能比較多，其架構(gòu)體系的靈活性比較高，可以是吸納跨門類搜索，而且可以實現(xiàn)分級管理，有效保證了檔案信息傳輸與存儲的安全性。專門檔案數(shù)字共享體系的通用性以及適用性比較強，在應(yīng)用的過程中，有效保證了檔案的完整性，在檔案搜索的過程中，實現(xiàn)了遠程搜索，而且準確性比較高。該體系具有較強的開放性，還具有可擴展性，其在檔案館以及政府機關(guān)的檔案管理工作的應(yīng)用中，發(fā)揮著良好的作用與價值，體現(xiàn)出了便捷性以及服務(wù)性等特點。

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