淺談如何做好新時期醫(yī)保檔案管理工作

劉敏華

（黑龍江省大慶市肇州縣醫(yī)保局 黑龍江 大慶 163000）

淺談如何做好新時期醫(yī)保檔案管理工作

劉敏華

（黑龍江省大慶市肇州縣醫(yī)保局 黑龍江 大慶 163000）

醫(yī)療保險檔案記載著醫(yī)療保險基金的主要流向，是記錄和反映醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展的第一手材料，也是研究醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展規(guī)律的寶貴史料。因此檔案管理工作一直是醫(yī)療保險經(jīng)辦工作的一項重要環(huán)節(jié)。

醫(yī)保；檔案管理；利用

近幾年，按照省局要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及《黑龍江省檔案條例》，注重硬件建設(shè)，實行規(guī)范管理，加強業(yè)務(wù)建設(shè)，重視開發(fā)利用，取得了長足的進(jìn)步，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化。主要做法有：

一、立足實際，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）健全網(wǎng)絡(luò)，集中管理，強化檔案工作管理體制

近幾年，隨著醫(yī)療保險工作的進(jìn)一步完善，在實際工作中，越來越強調(diào)工作質(zhì)量和工作內(nèi)容，實實在在，看的見，摸的著，因而，表現(xiàn)在檔案工作中，涉及的工作面越來越寬，工作內(nèi)容越來越多。為打牢檔案工作基礎(chǔ)，我們把建立較科學(xué)的檔案管理工作體制和管理網(wǎng)絡(luò)作為首要的問題來抓。

一是加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。局領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作列為議事日程，多次組織職工學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，統(tǒng)一思想認(rèn)識，提高對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識。

二是建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。建立了由專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責(zé)任明，進(jìn)一步保障了檔案工作各項任務(wù)的完成。

三是配齊工作力量。為了適應(yīng)新形勢下檔案綜合管理工作的需要，我們配備了責(zé)任心強，好學(xué)上進(jìn)，學(xué)歷較高的同志負(fù)責(zé)檔案工作。

四是實行統(tǒng)一管理。將保檔案工作列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核內(nèi)容，通過種門類和載體形式的檔案及有關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)一步加大了對檔案工作的管理力度。

五是強化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。多次組織干部學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》，在日常工作中，要求收集、整理檔案資料按文書立卷要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（二）結(jié)合實際、創(chuàng)造條件建設(shè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，對這項工作十分重視，在實際工作中，努力做到硬件和軟件同步發(fā)展。幾年來，在辦公用房和經(jīng)費緊張的情況下，設(shè)置了專用檔案室，購置了計算機、復(fù)印機、文件柜等設(shè)施，另外，還增添了檔案袋具、使卷盒、卷皮的尺寸、規(guī)格、材料和質(zhì)量等達(dá)到檔案行政管理部門的規(guī)定要求。良好的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息開發(fā)利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

（三）認(rèn)真做好檔案接收和歸檔工作，把住質(zhì)量關(guān)口

我們在業(yè)務(wù)建設(shè)這個中心環(huán)節(jié)上，投入精力大，下的功夫多。以前，由于受條件、人員、房屋等限制，檔案工作發(fā)展緩慢，有些檔案排列混亂，內(nèi)容雜亂無序，文件歸檔不夠齊全、完整，質(zhì)量保證不了，影響了檔案的有效利用和開發(fā)使用?，F(xiàn)在，醫(yī)保局十分重視檔案工作，下大力抓各職能部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，每半年堅持對各部門檔案工作進(jìn)行一次檢查。在局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)懷下，工作人員的共同努力下，醫(yī)保局檔案工作日臻完善，走上制度化、科學(xué)化管理的軌道。目前，醫(yī)保局已實行了檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實行統(tǒng)一管理，集中保管。一是嚴(yán)格按照規(guī)定分門別類對各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷。二是正確、規(guī)范地編撰案卷目錄，書寫卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁。

二、源于醫(yī)保、服務(wù)醫(yī)保，確保適應(yīng)未來工作的需要

醫(yī)保檔案的利用是形成檔案的終極目的。根據(jù)檔案自然形成規(guī)率，基本醫(yī)療保險檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學(xué)的利用途徑和方式，為此，我們利用清晰快捷的自動化檔案檢索辦法，實現(xiàn)了檔案的利用價值。在醫(yī)療保險數(shù)據(jù)精算、科學(xué)論證、政策調(diào)整方面，醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理起到了不可或缺的作用。如我們通過對征繳檔案和費用報銷檔案進(jìn)行分析，提出了靈活的擴面征繳和降低職工負(fù)擔(dān)率的有關(guān)建議。特別是微觀上在醫(yī)療保險按項目付費、治療費分解以及宏觀上在統(tǒng)計數(shù)據(jù)、計劃下達(dá)上的糾正偏差、醫(yī)保決策的動態(tài)調(diào)整等方面，基礎(chǔ)醫(yī)療保險檔案的潛在作用得到了充分的發(fā)揮。

隨著社會的不斷發(fā)展，社會信息通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。醫(yī)療保險關(guān)乎廣大參保職工的切身利益，必將引起社會的極大關(guān)注，醫(yī)療保險檔案將成為社會中的焦點。為了適應(yīng)未來工作的需要，我們將在實現(xiàn)檔案管理“四化”上下功夫。

一是制度化。進(jìn)一步完善《醫(yī)療保險檔案管理制度》、《醫(yī)療保險檔案管理制度實施細(xì)則》等檔案管理規(guī)章制度，為檔案管理提供制度保障。

二是規(guī)范化。按照省局有關(guān)文件精神要求，進(jìn)一步鞏固和完善《醫(yī)療保險檔案管理操作規(guī)范》，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

三是信息化。將進(jìn)一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、住院報銷、特病門診、定點管理等檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案管理水平。

四是公開化。在全面實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將檔案信息實行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。

現(xiàn)如今肇州縣醫(yī)保檔案工作逐步規(guī)范，但由于起步晚，經(jīng)驗不足，還存在很多不不足之處，下一步將緊緊圍繞服務(wù)于醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展這個中心，進(jìn)一步完善政策、規(guī)范管理、強化服務(wù)，逐步實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案資料社會共享，確保肇州縣醫(yī)保工作和諧發(fā)展。

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