淺談檔案管理中安全保障的總體策略

徐海生

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

淺談檔案管理中安全保障的總體策略

徐海生

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

在檔案工作進(jìn)行的過(guò)程中，信息化的趨勢(shì)不斷加強(qiáng)。隨之而來(lái)的就是檔案管理的一系列問(wèn)題。因此，檔案管理的安全性和重要性是至關(guān)重要的。做好安全保障工作是促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的重點(diǎn)。因此，本文主要對(duì)檔案管理工作中安全保障的總體策略方面進(jìn)行深入介紹和探究，旨在保障檔案管理活動(dòng)的安全性和可靠性。

檔案管理；安全保障；預(yù)防；總體策略

檔案工作的安全問(wèn)題一直以來(lái)都備受關(guān)注，檔案管理的理念和方式也隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而逐漸變化。在進(jìn)行檔案安全保障工作的過(guò)程中，需要各個(gè)企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀以及檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行。采取切實(shí)可行的措施來(lái)提高檔案管理工作的安全性。

一、做好檔案管理中的安全保障工作的常規(guī)措施

檔案工作的安全保障工作主要是針對(duì)檔案信息資料而言的。對(duì)檔案信息資料進(jìn)行合理地利用和保管是檔案安全保障工作的重點(diǎn)。接下來(lái)，筆者就從檔案管理的安全保障工作上來(lái)進(jìn)行詳細(xì)地探討：

（一）預(yù)防先于補(bǔ)救的安全策略

相關(guān)的檔案管理工作人員要對(duì)預(yù)防工作的重要性加強(qiáng)重視，要在檔案信息沒有出現(xiàn)問(wèn)題的情況下做好預(yù)防工作，這樣一旦檔案信息出現(xiàn)了任何問(wèn)題就可以及時(shí)采取措施來(lái)進(jìn)行處理和改進(jìn)，做到未雨綢繆。從實(shí)際的工作上開看，主要是將先進(jìn)的技術(shù)和手段應(yīng)用在檔案管理的安全保障工作中，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)水平。從當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的工作形式上可以看出，檔案的信息化系統(tǒng)可能會(huì)受到病毒的侵襲。導(dǎo)致系統(tǒng)的功能降低，系統(tǒng)嚴(yán)重受損，導(dǎo)致一些檔案信息被竊取，進(jìn)而降低整個(gè)系統(tǒng)的性能。嚴(yán)重的還會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，使得檔案管理系統(tǒng)處于崩潰的狀態(tài)。因此，相關(guān)的技術(shù)人員和管理人員要對(duì)這一問(wèn)題加強(qiáng)重視，聘請(qǐng)技術(shù)人員對(duì)加設(shè)相應(yīng)的防火墻，或者是采用相關(guān)的殺毒軟件來(lái)對(duì)信息資料進(jìn)行保護(hù)，防止病毒的入侵。

（二）防內(nèi)防外共同作用的安全策略

要努力做好檔案的安全保障工作需要從多方面來(lái)進(jìn)行，不僅包括企業(yè)或者是組織的外部還要從內(nèi)部入手，保證檔案工作的安全性。在檔案工作進(jìn)行的過(guò)程中，要對(duì)可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題進(jìn)行探討和分析，通常情況下，檔案工作的內(nèi)部出現(xiàn)的安全問(wèn)題比外部的問(wèn)題要多，無(wú)論是在數(shù)量上還是在質(zhì)量上都是如此。究其原因主要是由于檔案管理工作人員的工作積極性以及責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，或者是工作能力以及專業(yè)技能沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。所以，企業(yè)的檔案管理工作人員在工作的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)檔案資料信息管理的不到位，或者是受到利益的誘惑而出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題。除此之外，對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的了解程度不夠往往會(huì)出現(xiàn)賬目或者是管理的不科學(xué)性問(wèn)題。可見，企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部所涌現(xiàn)出的問(wèn)題要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于外部，因此，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)其安全意識(shí)。

（三）持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

做好檔案信息的安全保障工作并不是短暫性的工作，應(yīng)該具有一定的長(zhǎng)期性。因此，檔案信息的安全問(wèn)題要得到人們的高度重視。其中較為重要的就是科技的應(yīng)用?，F(xiàn)如今，無(wú)論是產(chǎn)品還是管理理念都在進(jìn)行不斷的更新?lián)Q代，檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容都在不斷變化，不僅存在著嚴(yán)重的漏洞，還會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和信息的泄露。為了避免檔案信息的不穩(wěn)定性持續(xù)存在，需要完善管理措施，制定相應(yīng)的制度，將安全保障工作放在首位。實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的穩(wěn)定性以及可靠性。

二、檔案管理中安全保障工作的具體措施

（一）全網(wǎng)安全運(yùn)行體系

全網(wǎng)安全就是指對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的各個(gè)發(fā)展階段的管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的發(fā)展，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的高效性。這是檔案管理工作人員以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行技術(shù)人員重視的問(wèn)題。只有認(rèn)清這些問(wèn)題，才能將具體的工作落到實(shí)處。

對(duì)于全網(wǎng)運(yùn)行的安全性來(lái)說(shuō)，其薄弱環(huán)節(jié)是產(chǎn)生嚴(yán)重影響的重要環(huán)節(jié)?？梢姡W(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的某個(gè)端口或者是某臺(tái)機(jī)器出現(xiàn)了故障很有可能造成整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓。因此，在實(shí)際的工作中，工作人員的安全意識(shí)要不斷加強(qiáng)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個(gè)軟件以及硬件等都進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，同時(shí)要對(duì)出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)進(jìn)行修復(fù)或者是升級(jí)，提高檔案信息管理的自動(dòng)化水平。另外，管理系統(tǒng)的認(rèn)證服務(wù)以及加密體系等都需要和管理措施以及技術(shù)方式等向連接，提高管理的高效性和穩(wěn)定性。另外，檔案信息管理的安全性會(huì)隨著時(shí)間的變化或者是辦公地點(diǎn)的變化而出現(xiàn)明顯的問(wèn)題，因此，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理工作人員要從全網(wǎng)的角度出發(fā)，落實(shí)安全保障措施。促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。

（二）聯(lián)動(dòng)安全與全網(wǎng)安全的重要

保障檔案館網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)按防護(hù)體系、安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(包括法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度和操作規(guī)范等)等集成起來(lái)協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中從網(wǎng)絡(luò)及其基礎(chǔ)設(shè)施、各種軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備的同步管理和聯(lián)動(dòng)安全服務(wù)出發(fā)，建立由網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人共同構(gòu)筑檔案館安全運(yùn)行的一體化保障體系。

（三）檔案館全網(wǎng)安全運(yùn)行

要保障檔案館的公共環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)的有效與安全運(yùn)行是需要健全的安全管理制度來(lái)支撐，需要管檔案全體員工安全意識(shí)的加強(qiáng)與提高為基本前提。我國(guó)目前也正在逐步建立信息化和信息安全的相關(guān)法律、法規(guī)體系和執(zhí)行體系，各級(jí)檔案管理部門也在不斷地完善本地區(qū)域的安全管理體系和安全保障體系，檔案工作者也開始逐漸意識(shí)到要保障檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和檔案信息的真實(shí)、完整和有效，不僅需要依靠包括組織、法律、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等在內(nèi)的社會(huì)保障體系，更需要貫徹標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行法律、強(qiáng)化管理、提高全員的安全意識(shí)，只有這樣，檔案館及檔案的安全才有保障。

三、結(jié)論

檔案管理中的安全保障，首先是要將危險(xiǎn)扼殺在搖籃之中，做好安全防范的措施；其次要做好內(nèi)部的安全措施；再次是要對(duì)安全管理可持續(xù)發(fā)展；最后對(duì)全網(wǎng)安全運(yùn)行體系進(jìn)行改進(jìn)。這四個(gè)方面都要重視，才能提高檔案管理的安全性。

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[2]熊建新，王勝本.高校檔案信息安全保障體系建設(shè)中的問(wèn)題與策略.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)，2011．

[3]任學(xué)春，李劍華．檔案信息安全保障體系建設(shè)中的問(wèn)題.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)，2011