當(dāng)前高校大型儀器管理共享平臺發(fā)展思考與實踐

劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學(xué)工學(xué)院,廣東廣州 510006)

當(dāng)前高校大型儀器管理共享平臺發(fā)展思考與實踐

劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學(xué)工學(xué)院,廣東廣州 510006)

分析高校傳統(tǒng)大型儀器管理體制的背景現(xiàn)狀,總結(jié)近幾年國家、地方政府出臺的關(guān)于高校大型儀器共享管理改革的法規(guī)政策及當(dāng)前共享服務(wù)較成熟地區(qū)的儀器共享協(xié)作網(wǎng)站,結(jié)合中山大學(xué)工學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)儀器管理共享系統(tǒng)的實踐體會,探討了高校大型儀器共享服務(wù)平臺的發(fā)展趨勢。

大型儀器設(shè)備;共享服務(wù)法規(guī)政策;共享協(xié)助平臺

高校作為先進(jìn)技術(shù)成果重要誕生地,其綜合能力的建設(shè)與發(fā)展得到各級政府及主管部門在建設(shè)經(jīng)費(fèi)和政策層面的大力支持。大型貴重精密儀器設(shè)備(下稱大型儀器)的購置與使用日益成為體現(xiàn)高?？蒲小⑷瞬排囵B(yǎng)先進(jìn)水平的重要標(biāo)志之一,同時也為面向社會研發(fā)需求開展測試服務(wù)提供了硬件基礎(chǔ)。隨著高速快捷的校園網(wǎng)的發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)資源建立大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理系統(tǒng),進(jìn)行大型儀器的網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理,是目前高校大型儀器智能化管理的新方向。大型儀器管理共享系統(tǒng)的建設(shè)與實施,可大大加強(qiáng)校外、校級實驗中心以及二級院系單位基礎(chǔ)實驗室三者之間大型儀器信息的互通性與共享性[1],提高大型儀器使用效率。另外,進(jìn)一步利用高校先進(jìn)的大型儀器服務(wù)地方,促進(jìn)區(qū)域性的大型儀器資源共享也是未來發(fā)展的重點(diǎn)。

本文擬通過分析傳統(tǒng)高校大型儀器管理與共享體制建設(shè)的現(xiàn)狀,研析近幾年各級政府出臺的大型儀器共享法規(guī)政策,參考國內(nèi)共享服務(wù)較成熟地區(qū)的大型儀器協(xié)作管理網(wǎng)站,結(jié)合本單位大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐體會,總結(jié)基層單位參與大型儀器共享管理的成效,以期為兄弟單位大型儀器共享服務(wù)管理提供一些發(fā)展思路,促進(jìn)大型儀器管理工作上一個新臺階。

1 高校大型儀器共享平臺發(fā)展回顧

回顧高校大型儀器管理傳統(tǒng)體制,可以在大型儀器的實際管理周期——論證、采購、維護(hù)、報廢[2]等環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)一些弊端,暴露出傳統(tǒng)的高校大型儀器管理與共享過程中的共性問題與不足。

(1)盲目采購,輕視全局論證。眾所周知,高校大型儀器采購?fù)揽俊?11工程”、“985工程”等學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi),或國家重點(diǎn)建設(shè)項目等專項經(jīng)費(fèi)的支撐。雖然各級主管部門采取種種措施規(guī)范大型儀器的論證、采購、使用及維護(hù)等各個環(huán)節(jié),但實驗室的初期建設(shè)規(guī)劃往往前瞻性不足,大型儀器購置論證方案不是盡可能根據(jù)全校、地區(qū)全局需求制訂,而是按照本院(系)課程開設(shè)的需要或局部科研使用便利來建設(shè),一味采購高精尖的貴重儀器,以提升本單位的學(xué)科、學(xué)術(shù)指標(biāo),導(dǎo)致實驗室建設(shè)功能單一或者分散重復(fù)的格局,重金購置的大型儀器專屬于本院(系)的教研室或課題組,使用范圍有限,使用效益不高[3]。

(2)缺乏有效激勵機(jī)制,大型儀器管理隊伍積極性難調(diào)動。人與設(shè)備是保障高校實驗室日常工作正常運(yùn)行的2個要素。長期以來在多數(shù)高校,作為大型儀器直接使用的管理人員——實驗技術(shù)人員被納入學(xué)?！敖梯o系列”編制,區(qū)別于固定編制的講師和工程師,處于尷尬的地位[4]。他們的現(xiàn)狀是一人負(fù)責(zé)多臺大型儀器的操作及維護(hù)工作,同時也要承擔(dān)必要的本科生實驗授課或輔導(dǎo)工作,工作繁重。然而,學(xué)校對他們的工作缺少肯定及有效的晉升激勵機(jī)制[5-6],再加上必要的專業(yè)技術(shù)知識更新培訓(xùn)機(jī)會少,種種因素導(dǎo)致大型儀器管理人員積極性不高、人員流失嚴(yán)重、管理技能欠缺、服務(wù)共享意識不強(qiáng)。

(3)儀器利用率不佳,共享普遍難。大型儀器缺乏專項的維修經(jīng)費(fèi),對于大部分科研實驗室或科研課題組而言,普通基金項目涉及的相關(guān)預(yù)算,只能維持儀器運(yùn)行和耗材采購,一旦貴重設(shè)備使用年限超過保質(zhì)日期而發(fā)生故障,高額維修費(fèi)往往超出上述單位的承受能力,導(dǎo)致設(shè)備處于待修、閑置、不能正常工作的狀態(tài)[7],大大降低大型儀器使用率。早期購置有高精尖大型儀器的實驗室因需獨(dú)立承擔(dān)高昂維修費(fèi)用的風(fēng)險,又缺乏專項經(jīng)費(fèi)資助,因此不愿對外共享設(shè)備,導(dǎo)致傳統(tǒng)大型儀器管理體制下的各高校相關(guān)院(系)或?qū)I(yè)的實驗室缺乏有效的大型儀器共享積極性。

2 管理改革需要政策法規(guī)支持

面對傳統(tǒng)管理體制存在諸多問題的現(xiàn)狀,高校大型儀器的管理迫切需要改革。2004年7月國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)科技部等部門《2004-2010年國家科技基礎(chǔ)條件平臺建設(shè)綱要》,其“指導(dǎo)思想和原則”強(qiáng)調(diào)要建設(shè)以“突出共享”機(jī)制為核心的管理制度,強(qiáng)調(diào)打破封閉,建設(shè)研究實驗基地,以及結(jié)合現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的大型儀器管理共享服務(wù)平臺[8]。該文件強(qiáng)調(diào)“共享服務(wù)”的精神給傳統(tǒng)的大型儀器管理體制注入了新思路。隨后各地方科技、財政等相關(guān)部門啟動籌建公共服務(wù)平臺。例如,北京科學(xué)儀器設(shè)備共享服務(wù)網(wǎng)推出了首都地區(qū)對外和環(huán)渤海區(qū)域的儀器協(xié)作的共享服務(wù),提出由財政經(jīng)費(fèi)購置的大型儀器必須加入對外共享服務(wù),加強(qiáng)各行政區(qū)域間的儀器協(xié)作[9]。2007年8月上海市第十二屆人大常委會頒布國內(nèi)首部有關(guān)儀器共享服務(wù)的地方性法規(guī)——《上海市促進(jìn)大型科學(xué)儀器設(shè)施共享規(guī)定》,就規(guī)定適用范圍、參加儀器共享管理單位權(quán)利及義務(wù)、儀器購置環(huán)節(jié)共享服務(wù)承諾等幾方面做了概述性規(guī)定。在中共上海市第八屆四中全會通過的《上海實施科教興市戰(zhàn)略行動綱要》中明確將建設(shè)上海研發(fā)公共服務(wù)平臺作為重要的戰(zhàn)略任務(wù)。該平臺經(jīng)歷了2004—2006年試點(diǎn)運(yùn)行,初步構(gòu)建了以共享為核心的制度框架;2007—2010年平臺進(jìn)入推廣期,形成技術(shù)、法規(guī)體系及檢測標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合的管理制度, 2010至今發(fā)展穩(wěn)定[10]。在珠三角地區(qū),廣東省大型科學(xué)儀器設(shè)施共享服務(wù)平臺初建于1997年,以《廣東省自主創(chuàng)新促進(jìn)條例》、《廣東省大型科學(xué)儀器設(shè)施共享管理辦法》及配套實施細(xì)則為政策支持。2011年廣東省人大常委通過的《廣東省自主創(chuàng)新促進(jìn)條例》具體細(xì)化了大型儀器加入共享服務(wù)的管理。其中第十二條指出利用國有資本采購的價值30萬以上的大型儀器參加共享的必要性與義務(wù);第十三條明確了在國有資本申購大型儀器購置環(huán)節(jié)中,必須把大型儀器的對外共享服務(wù)的明確時段及共享范圍和方式等服務(wù)承諾列入申購項目報告內(nèi);第十四條規(guī)定了大型儀器共享服務(wù)信息的報送時限。高校的共享服務(wù)畢竟不是以盈利為主,因此國家地方相關(guān)政策法規(guī)支持顯得尤其重要,如廣州地區(qū)大型科學(xué)儀器協(xié)作共用網(wǎng)推出的專項資金和優(yōu)惠測試項目申請,給共享服務(wù)提供方和用戶提供了保障。截止2013年廣東省范圍內(nèi)已有21家高校及科研院服務(wù)單位加入該平臺,數(shù)百件共享儀器設(shè)備涵蓋了分析、計量、醫(yī)用診斷、天文、大氣探測等12大類,有力地推動了地方經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)研發(fā)及升級[11]。

由此可見,國家提供良好的大環(huán)境有利于倡導(dǎo)、激勵高校踴躍加入對外協(xié)作共享服務(wù)平臺;“共享服務(wù)”作為大型儀器管理的新指導(dǎo)原則,打開了傳統(tǒng)實驗室封閉的大門,也打破了大型儀器專屬私用的格局,提高了大型儀器的利用率。各地高校除了加入地方政府的大型儀器協(xié)作共享隊伍,同時也可結(jié)合本校特點(diǎn)建設(shè)大型儀器管理共享平臺。

3 高校大型儀器管理共享平臺的發(fā)展

高校的大型儀器主要分布在學(xué)校的測試部門與各院系,利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),建立大型儀器管理共享平臺,將這些分散的設(shè)備集中管理并對外共享服務(wù),可改善校內(nèi)各單位大型儀器私有化及服務(wù)信息封閉的缺點(diǎn)。儀器管理共享平臺也經(jīng)歷了由簡易到智能的發(fā)展過程,早期大型儀器管理平臺以“電子預(yù)約記錄本”形式出現(xiàn),管理員將大型儀器信息公布在預(yù)約網(wǎng)站上,使用者注冊后可以輸入大型儀器的預(yù)約使用時間,由管理員在后臺審核處理。這類管理平臺只是簡單實現(xiàn)了預(yù)約記錄電子化[12]。被預(yù)約的時段是否可用,還需要管理員人工處理。對大型儀器管理人員而言,這種方法相較傳統(tǒng)電話預(yù)約工作量并未明顯減少。另外,測試用戶使用大型儀器預(yù)約系統(tǒng)過程中信息的流向是單向的,缺少系統(tǒng)信息反饋(見圖1)。

圖1 傳統(tǒng)儀器預(yù)約系統(tǒng)信息流向示意圖

伴隨著校園網(wǎng)、Web技術(shù)、射頻識別技術(shù)及集成網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,并結(jié)合用戶體驗不斷改進(jìn),高校大型儀器管理共享平臺已得到長足的升級與發(fā)展。新一代的管理共享平臺可以實現(xiàn)系統(tǒng)對大型儀器的智能化管理,亦即通過中央服務(wù)器及局域網(wǎng)將大型儀器聯(lián)網(wǎng)控制,加裝終端控制模塊,結(jié)合射頻識別實時監(jiān)控大型儀器的使用情況,將大型儀器的使用數(shù)據(jù)反饋給管理共享系統(tǒng),大型儀器使用者可以訪問系統(tǒng)網(wǎng)頁,注冊賬戶,獲得管理員授權(quán)后,進(jìn)入大型儀器預(yù)約界面了解大型儀器的空閑時間,根據(jù)實驗安排自助預(yù)約大型儀器使用時段,可以雙向完成與系統(tǒng)的信息交互,達(dá)到了智能管理的效果,大大降低人工管理的工作量(見圖2)。

圖2 新一代儀器預(yù)約系統(tǒng)功能模型圖

4 高校大型儀器管理共享平臺的實踐體會

對比早期管理平臺電子記錄式的單一功能,新一代的大型儀器管理共享平臺提供了使用者與平臺之間數(shù)據(jù)信息雙向反饋功能,真正實現(xiàn)大型儀器的管理智能化與共享,很大程度上緩解了實驗室技術(shù)人員繁重的管理工作。目前,新一代大型儀器共享平臺穩(wěn)定發(fā)展,并實現(xiàn)了市場化;廣州市已有數(shù)家大型專門設(shè)計實驗室設(shè)備管理系統(tǒng)的信息科技公司和若干同類工作室,學(xué)?？梢越Y(jié)合自身實驗室特點(diǎn)定制特色化的智能大型儀器管理共享系統(tǒng)。以中山大學(xué)工學(xué)院的大型儀器服務(wù)與管理平臺為例(http://222.200.176.161:8081/),該平臺在新一代大型儀器管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了特色功能定制及軟件升級,整套系統(tǒng)平臺兼容了在線預(yù)約、用戶經(jīng)費(fèi)管理、自動扣費(fèi)、數(shù)據(jù)網(wǎng)盤保管等功能(見圖3)。

圖3 中山大學(xué)工學(xué)院大型儀器預(yù)約管理共享平臺功能模型圖

4.1 圖3中有關(guān)問題的說明

(1)對登錄系統(tǒng)的人員進(jìn)行身份權(quán)限認(rèn)證。平臺普通用戶的注冊規(guī)則是儀器使用者必須關(guān)聯(lián)一名項目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人方可提交申請,普通用戶進(jìn)入用戶中心界面,管理員既可以進(jìn)入用戶中心界面,也可進(jìn)入后臺管理界面。整個系統(tǒng)的網(wǎng)站首頁信息包含通知通告、儀器展示、開放流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、對外服務(wù)、下載中心。

(2)供用戶查詢當(dāng)前測試賬戶余額、預(yù)約設(shè)備及儀器使用機(jī)時和花費(fèi)、測試數(shù)據(jù)在線下載等用途,對于導(dǎo)師用戶,可以查看名下學(xué)生用戶的大型儀器使用情況。整套系統(tǒng)可自動統(tǒng)計使用機(jī)時及測試費(fèi)用。

(3)供管理員辦理用戶注冊審核、測試服務(wù)預(yù)約、大型儀器預(yù)約及使用情況管理和導(dǎo)師用戶測試賬戶充值、通知公告發(fā)布、預(yù)約規(guī)則與計費(fèi)規(guī)則發(fā)布等管理事項。大型儀器的終端控制采用射頻識別技術(shù),用戶經(jīng)預(yù)約成功后可刷卡上機(jī)操作。硬件終端控制器可對電源控制、電腦控制兩大類儀器設(shè)備實現(xiàn)智能控制。

(4)在大型儀器測試間內(nèi)增設(shè)視頻監(jiān)控,將視頻監(jiān)控點(diǎn)與設(shè)備及門禁關(guān)聯(lián)起來,加設(shè)視頻安防系統(tǒng)集成到共享服務(wù)平臺中,可查找和瀏覽監(jiān)控范圍內(nèi)的視頻信息。

4.2 共享平臺的成效

截至2014年9月,分別有學(xué)院下屬的生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)科團(tuán)隊和力學(xué)實驗教學(xué)示范中心的大型儀器加入到共享平臺中,其中生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)科團(tuán)隊的大型儀器共計29臺,單價10萬元以上的22臺。力學(xué)團(tuán)隊的貴重儀器共計3臺,共享平臺內(nèi)大型儀器總值已過600萬元。共享平臺給實驗室大型儀器管理帶了很多顯著成效:

(1)節(jié)約人力管理成本。實驗室技術(shù)人員作為共享平臺的管理員只需給系統(tǒng)注冊的測試用戶資質(zhì)審核并安排首次使用培訓(xùn),培訓(xùn)合格者給予平臺使用授權(quán),系統(tǒng)后期的大型儀器使用,完全由使用者獨(dú)立完成。大型儀器的預(yù)約情況在系統(tǒng)網(wǎng)站上一目了然,無需管理員的人工協(xié)調(diào)。一旦預(yù)約成功,用戶刷卡使用時,系統(tǒng)后臺自動記錄用戶的使用信息,便于測試結(jié)算或故障查詢。

(2)提高大型儀器使用率。系統(tǒng)人性化地設(shè)定了3個可預(yù)約的使用時間長度:60 min、30 min和15 min,管理員可以根據(jù)測試特點(diǎn),定制合適的預(yù)約時間段,使得待機(jī)間隙縮短,增加了有效使用機(jī)時。2013 年8月引進(jìn)大型儀器管理共享平臺以來,大型儀器有效使用總機(jī)時比2012年同期增長了46%。

(3)有償使用,“以機(jī)養(yǎng)機(jī)”[13]。對于已經(jīng)完成科研或教學(xué)任務(wù)且有空閑機(jī)時的大型儀器,適度對外提供共享服務(wù),即校內(nèi)外單位或者校外用戶都可以在大型儀器管理共享平臺內(nèi)注冊使用,管理員制定合理的測試計費(fèi)規(guī)則,對外共享有償使用,測試收入可以補(bǔ)貼部分維護(hù)費(fèi)用。

(4)激活實驗室的新生力量。本學(xué)院的專職實驗室技術(shù)人員畢竟有限,針對共享系統(tǒng)中的測試服務(wù)預(yù)約需求,本平臺采取管理員帶研究生的“1＋N”管理模式,積極鼓勵研究生和本科生投入到大型儀器管理和代測試工作,有利于培養(yǎng)學(xué)生責(zé)任感。通過定期技術(shù)培訓(xùn),更加了解大型儀器性能,有助于學(xué)生的科研項目順利進(jìn)展,同時也保障大型儀器使用安全。

5 結(jié)束語

高校的大型儀器共享開放服務(wù)符合當(dāng)前國家對資源合理可持續(xù)化利用的發(fā)展策略,引進(jìn)大型儀器管理共享平臺,有效改進(jìn)了高校儀器資源浪費(fèi)、使用效益不高的現(xiàn)狀。兼容智能化管理系統(tǒng)的共享平臺不再是地方政府或校級單位專屬配備,現(xiàn)今已經(jīng)越來越多被引進(jìn)院級的一級學(xué)科科研和教學(xué)實驗室內(nèi),實現(xiàn)大型儀器共享高度化和基層化也是日后發(fā)展必然趨勢。誠然,共享平臺的出現(xiàn)給高校大型儀器管理帶來的利大于弊,但如何推進(jìn)高校大型儀器共享最大化、提高管理效益,不可能通過單一途徑得到一勞永逸的解決,必須通過多方共建、協(xié)同創(chuàng)新,從實踐中尋找大型儀器開放管理新思路。

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Thinking and practice of current development of sharing and management of large instruments in colleges and universities

Liu Xin,Meng Lin,Zhang Chao
(School of Engineering,Sun Yat-sen University,Guangzhou510006,China)

This article analyzes the background and situation on the management mechanism of large equipment in the universities,draws attention on regulations and policies of the state and local goverments on opensharing in recent years,and referes to advanced sharing platform of large scientific instruments website.In the end,this article also introduces our practices in the establishment and operation of the online scheduling/ booking system for large-scale instruments and equipment in the School of Engineering at the Sun Yet-sen University.The development trend of network intelligent management and sharing is also disccussed briefly.

large-scale instruments and equipment;regulations and policies of sharing;open-sharing platform

G482

B

1002-4956(2015)4-0266-04

2014-09-23修改日期：2014-10-29

劉昕(1986—),女,江西贛州,碩士,助理實驗師,主要研究方向為生物醫(yī)學(xué)工程、大型儀器設(shè)備使用與共享管理

E-mail:liuxin57＠m(xù)ail.sysu.edu.cn

張超(1975—),男,河南許昌,博士,副教授,中山大學(xué)工學(xué)院實驗教學(xué)中心主任,主要研究方向為生物材料.

E-mail:zhchao9＠m(xù)ail.sysu.edu.cn