論系統(tǒng)集成項目中的溝通管理

沈國漢

【摘 要】隨著社會項目管理運(yùn)用領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大，系統(tǒng)集成企業(yè)必然對項目管理產(chǎn)生更大的需求。項目的成功不僅需要成功的項目經(jīng)理，而且需要選擇合適的項目管理方法以及支持這些方法和階段工作的工具，應(yīng)用這些方法和工具可以極大地幫助項目獲得成功。筆者依據(jù)多年工作經(jīng)驗，結(jié)合某數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)項目的特點，闡述了溝通管理對項目管理的重要性，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】信息；溝通；容災(zāi)；Oracle Golden Gate

引言：

所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達(dá)給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。過去的信息化系統(tǒng)，只集中于信息生命周期中間的交易和行為，忽略了交易或行為前的協(xié)同過程，以及交易或協(xié)同后的知識管理的協(xié)同過程。

目前業(yè)界人士對系統(tǒng)集成項目管理都非常重視，由于系統(tǒng)集成項目所涉及的技術(shù)、人員、環(huán)境都具備很大的不確定性，因此項目管理所起到的良性作用就顯得尤為突出。而在項目實施過程中，保持良好溝通、建立良好溝通方式是團(tuán)隊建設(shè)的一個重點，同時也被項目管理人員廣泛認(rèn)同。

一.容災(zāi)系統(tǒng)簡介

容災(zāi)技術(shù)是系統(tǒng)的高可用性技術(shù)的一個組成部分，容災(zāi)系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)處理外界環(huán)境對系統(tǒng)的影響，特別是災(zāi)難性事件對整個IT節(jié)點的影響，提供節(jié)點級別的系統(tǒng)恢復(fù)功能。

2010年6月，筆者作為項目經(jīng)理開始參與某公司數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)集成項目，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃與項目管理。容災(zāi)系統(tǒng)是指在相隔較遠(yuǎn)的異地，建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng)，互相之間可以進(jìn)行健康狀態(tài)監(jiān)視和功能切換，當(dāng)一處系統(tǒng)因意外（如火災(zāi)、地震等）停止工作時，整個應(yīng)用系統(tǒng)可以切換到另一處，使得該系統(tǒng)功能可以繼續(xù)正常工作。

該數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)采用Oracle公司的 Golden Gate軟件（以下簡稱OGG），OGG軟件是一種基于日志的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)復(fù)制備份軟件，它通過解析源數(shù)據(jù)庫在線日志或歸檔日志獲得數(shù)據(jù)的增量變化，再將這些變化應(yīng)用到目標(biāo)數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與目標(biāo)數(shù)據(jù)庫同步。

考慮到需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時同步傳輸，故采用了OGG體系架構(gòu)中的實時復(fù)制——獨立傳輸模式作為此次數(shù)據(jù)容災(zāi)的邏輯架構(gòu)，如下圖所示：

二、項目溝通管理

在項目管理過程中，項目經(jīng)理90%的時間都會花在溝通上，項目經(jīng)理在溝通中擔(dān)任主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解人，聆聽者，解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項目成功的必備條件。

在本系統(tǒng)項目中，筆者主要使用microsoftproject2007作為輔助溝通工具，并通過靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與客戶及項目組團(tuán)對溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋，召開高效的項目會議等方法和策略進(jìn)行項目溝通管理。

（一）運(yùn)用多種溝通方式，直接與項目組成員溝通。

溝通的方式有很多，比如：電話溝通，電子郵件溝通，BBS系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運(yùn)用才會收到良好的效果。

在本項目中，項目正式啟動后，筆者就把參與此次項目建設(shè)的團(tuán)隊成員召集在一起，進(jìn)行了直接面對面的溝通，讓他們認(rèn)識到任務(wù)的艱巨，同時也讓他們樹立完成目標(biāo)的決心和勇氣。

由于項目難度高、時間緊，缺少相關(guān)的實施經(jīng)驗，加之客戶需求的不明確，筆者也定期的前往客戶所在地實地拜訪客戶，實地了解客戶需求，與他們進(jìn)行一些隨意的交談，并探討下他們在工作中遇到的問題，征集一些觀點和看法。

每周項目團(tuán)隊和客戶都會進(jìn)行一次進(jìn)度評審，在每個里程碑，筆者們都會舉行一次正式的小組會議，對之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。筆者還專門為此組建了QQ群，可以實時了解項目動態(tài)，同時也可以讓大家可以在暢所欲言，共同討論。

平時，項目經(jīng)理通過電子郵件與項目組成員和客戶積極溝通交流，要求他們大膽地反映實際問題，積極參與項目的決策與管理，多提建議和意見。通過大量來信，項目經(jīng)理收集到了許多對決策有用的信息，為項目的成功奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（二）發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋。

在與項目成員和客戶的溝通過程中，不隨意打斷對方說話。如果對方的話很有道理，項目經(jīng)理會給予適度贊美。在整個過程中，筆者都會心平氣和的與對方講話。

當(dāng)遇到問題時，運(yùn)用不同的方案去解決。如果對方聽不明白，就會舉一些淺顯的例子讓他盡量明白筆者所說的話。在氣氛緊張的時候，項目經(jīng)理會用幽默的話語來緩解氣氛，也就是所謂的能聽話，能贊美，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。 在進(jìn)行溝通時，項目經(jīng)理還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動作，呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)。當(dāng)然，適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾?，項目?jīng)理盡量多問少講，因為項目成員往往比筆者更清楚本職工作中存在的問題。 所以，要多問問題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，筆者只對他們的工作進(jìn)展作出評價，溝通的重心放在“我們”，在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。同時筆者會把握良機(jī)，在適當(dāng)時候進(jìn)行反饋，當(dāng)成員出色地完成了一件事筆者會給予及時的表揚(yáng)和激勵；當(dāng)成員犯了錯誤，筆者會等他冷靜之后再作反饋；在進(jìn)行批評時，也堅決不用“沒能力”，“失信”等評價性語言。筆者特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評意見的一致，不避重就輕，因為這樣會帶來不好的效果。

（三）召開高效的項目會議。

項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息，跟蹤項目進(jìn)展，制定項目計劃，形成項目決策，解決項目沖突，確保項目按計劃順利進(jìn)行的有效手段。

在本系統(tǒng)項目的啟動階段，召開了項目啟動動員大會，由該項目當(dāng)事人雙方參與，主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，每周會舉行一次項目例會，由項目組成員全體參與，主要是檢查項目計劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實糾偏措施。

每日會舉行一次項目評審會議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項目結(jié)束后，項目組召開項目總結(jié)大會，發(fā)起人老總，各部門經(jīng)理，項目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗，檢討教訓(xùn)，論功行賞。

項目運(yùn)行一段時間后，筆者們還召開了后評價會議。由很多專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對項目進(jìn)行總結(jié)，在開會之前，我們都確定了會議的日程，議題，參與人，地點等。并提前通知與會者。

同時控制會議的規(guī)模。僅邀請必需人員的參加，并要求按時開會，按時結(jié)束，制定防止開會遲到，早退的制度。在會議上不允許討論與會議議題無關(guān)的話題，在會議也要聽取不同的觀點和意見。

三、項目完成情況概述

該容災(zāi)系統(tǒng)在2010年12月下旬在安徽某企業(yè)正式上線，完成了項目預(yù)期目標(biāo)，目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到客戶和有關(guān)部門的一致好評，對項目的滿意度較高。重新回顧本項目開展過程，項目組成員常常因為技術(shù)問題而爭論，在解決沖突方面時，雖然處理過程有不妥，技能欠缺，在今后的項目中，整個團(tuán)隊會做出不斷的努力和改進(jìn)。

結(jié)束語：

溝通是作為一個項目經(jīng)理在項目管理中必須具備的最基本也是最重要的技能，項目的成功離不開良好的溝通管理。在信息化項目推動過程中，就需要去了解各個部門的關(guān)注點，建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)構(gòu)，探索信息化項目是否符合該單位的信息化規(guī)劃，項目應(yīng)如何推動等一系列問題。而這些都需要有一個良好的溝通機(jī)制。

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