淺談新時期計生檔案管理存在問題及對策

呂少紅　李文婧

人口計生檔案是具有保存和查考利用價值的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料記錄，是做好人口和計劃生育工作的基礎(chǔ)。隨著人口和計劃生育工作的法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，人口計生檔案管理工作面臨著更高的挑戰(zhàn)。探索新時期下計生檔案管理工作的存在問題、解決途徑、實(shí)現(xiàn)辦法，進(jìn)一步提高計劃生育檔案管理水平，對更好的開展人口和計劃生育工作具有積極意義。

一、新時期計生檔案管理工作中存在的問題

1.不能認(rèn)識到檔案管理工作重要性

人口計生檔案資料是人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源，通過分析、處理其中的數(shù)據(jù)，可有效統(tǒng)籌工作計劃，明確工作重點(diǎn)，量化工作目標(biāo)，為人口計劃生育決策提供數(shù)字依據(jù)。通過檔案的建立與完善，計生工作部門可尋求更好的管理辦法為育齡婦女和流動人口提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但實(shí)際工作中仍有許多計生工作人員甚至部分領(lǐng)導(dǎo)干部尚未意識到計生檔案管理工作的重要性：部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為計生檔案毫無實(shí)際意義，與計生工作并無直接關(guān)系；部分計生檔案管理人員思想松懈，責(zé)任感缺失，工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時的情況時有發(fā)生。與此同時，計劃生育“一票否決”制度的實(shí)行導(dǎo)致少數(shù)單位漏報、瞞報單位內(nèi)部臨時工、停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況，極少數(shù)單位甚至存在造假文件、假資料、假證明等現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p壞了計生檔案資料的真實(shí)性。

2.管理手段老舊，管理制度不健全

目前，社會已進(jìn)入信息化時代，檔案管理也進(jìn)入了電子時代。但計生檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多采用傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，導(dǎo)致計生檔案查信息單一、查閱不變、更新滯后閱困難，難以全面反映計劃生育工作情況。縣以下的基層人口計生檔案室普遍沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，沒有添置必要的檔案保管設(shè)備，多數(shù)縣人口計生單位的檔案室存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象，由此造成檔案資料的污損、丟失等不可挽回的損失。

3.人員素質(zhì)低，缺少培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會

計生檔案管理人員多由老、弱、病的女同志擔(dān)任，學(xué)歷水平低、理論知識差、專業(yè)素質(zhì)低、實(shí)際操作水平低，工作多被動。同時，絕大多數(shù)基層計生部門并沒有專門配備檔案管理人員，計生檔案管理人員多為兼職，人員變動率高，檔案交接不完全、問題清理不徹底以及檔案資料的散失等問題嚴(yán)重，影響了檔案的完整統(tǒng)一。而且，人口計生部門多注重提高技術(shù)服務(wù)專業(yè)人員的素質(zhì)和能力，對檔案管理人員的要求很低，很少組織業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，因此大多數(shù)檔案管理人員思想觀念和管理水平嚴(yán)重落后，管理方法缺乏創(chuàng)新，人才斷層現(xiàn)象嚴(yán)重。

4.經(jīng)費(fèi)緊張，嚴(yán)重缺乏技術(shù)指導(dǎo)

新時期下，計生檔案工作需要與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，人口計生部門經(jīng)費(fèi)緊張，主要依靠財政撥款，經(jīng)費(fèi)來源中沒有檔案建設(shè)專設(shè)資金，而基層計生部門計劃生育檔案的信息化管理必須增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，如何取得資金支持是一道難題。同時，檔案信息化建設(shè)也會帶來許多新問題，最大的問題是如何正確操作高度專業(yè)化的系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)計生檔案由紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變。而計生檔案相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技能培訓(xùn)的缺乏已成為制約人口計生部門檔案信息化工作上水平的主要瓶頸。

二、計生檔案管理工作的管理及對策

隨著計劃生育工作的深入開展，計劃生育檔案質(zhì)量管理工作的重要性也越來越凸顯。在新時期，如何積極適應(yīng)現(xiàn)代計劃生育檔案管理的需求，解決目前存在的種種問題，探索規(guī)范化、信息化的檔案管理模式，是擺在計劃生育管理者面前的重大問題。

1.宣傳、普及法律，提高檔案管理意識

計生檔案具有十分重要的作用，但是計生干部特別是基層領(lǐng)導(dǎo)干部普遍缺乏這樣的認(rèn)識。因此，要開展多形式、廣泛持久的檔案管理法規(guī)宣傳、普及活動，不斷普及《檔案法》等法律法規(guī)，切實(shí)提高各級計生干部的思想認(rèn)識和檔案法治認(rèn)識。同時，在檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快轉(zhuǎn)變角色，由檔案保存者變成檔案管理者，努力提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

2.實(shí)行管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，分級管理計生檔案

要建立完善檔案管理制度，具體落實(shí)責(zé)任，明確專人，強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。要建立完善計生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成由上而下、縱橫交錯、配合聯(lián)動的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，各縱向線要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。各地區(qū)成立人口和計劃生育管理領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)地區(qū)內(nèi)檔案管理工作；人口和計劃生育局科室是關(guān)鍵，要多途徑收集、整理計生檔案；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村的計生管理人員要明確責(zé)任，統(tǒng)計好第一手資料，做好計生檔案的基礎(chǔ)工作。各級要分工協(xié)作，嚴(yán)明責(zé)任，切實(shí)管理好計生檔案。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高計生檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

為提高計生檔案管理工作水平必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此，要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，選調(diào)技術(shù)人員親臨基層開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)要突出針對性和實(shí)用性，結(jié)合實(shí)際工作選擇培訓(xùn)內(nèi)容，在加大計算機(jī)培訓(xùn)的同時，強(qiáng)化圖書館學(xué)、情報學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，加大檔案學(xué)新知識、新技術(shù)的傳授。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息的分析處理也成為一項非常重要的工作。所以，檔案管理工作人員還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，成為業(yè)務(wù)精通，富有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才。各單位還可以通過繼續(xù)教育的形式普及信息化管理知識。采用在職培訓(xùn)、在職進(jìn)修、攻讀學(xué)位、脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)術(shù)研討或參觀考察等多種方式，使檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)以及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

4.科學(xué)調(diào)節(jié)人才結(jié)構(gòu)，最大限度發(fā)揮整體作用

要改變現(xiàn)有的計生檔案工作人員結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員，注重發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成科學(xué)的人才結(jié)構(gòu)，避免出現(xiàn)檔案工作人員全部都是老同志或者全部都是新同志的情況。不同層次、不同年齡的檔案工作人員應(yīng)相互配合、互相影響、取長補(bǔ)短，爭取最大限度的發(fā)揮整體效能。

5.強(qiáng)化對人口和計生檔案工作的管理

人口計劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)需高度重視人口和計生檔案工作，充分認(rèn)識計生檔案的重要作用，加大資金投入，解決購置設(shè)備經(jīng)費(fèi)問題，改善檔案工作環(huán)境。各級計生檔案管理人員應(yīng)切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹立責(zé)任意識，推動計生檔案工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。

檔案管理在計劃生育工作中具有十分重要的意義和作用，我們應(yīng)當(dāng)高度重視這項工作，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，積極的轉(zhuǎn)變管理方式，有效地促進(jìn)檔案管理工作的正常開展，在工作中循序漸進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行迅速排查，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育檔案管理工作做出積極的貢獻(xiàn)。