如何加強基建工程檔案管理

孫樂

【摘 要】隨著我國社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，作為國家和單位發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分，基建工程項目建設(shè)也愈來愈得到了深入的發(fā)展。國家為加強基建工程管理，制定了相應(yīng)法規(guī)、政策、標準，以逐步與國際慣例接軌?；üこ虣n案資料是基建工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是基建工程管理的重要組成部分，因此，加強基建工程檔案資料管理工作對于提高基建工程質(zhì)量非常重要。本文論述了基建檔案的作用，分析了基建檔案管理存在的問題，探討了基建檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；管理；對策

目前，我國市場經(jīng)濟建設(shè)不斷發(fā)展，作為國家和單位發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基建工程項目建設(shè)也得到了深入的發(fā)展，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項非常重要的工作?；n案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。面對發(fā)展機遇，國家工程項目建設(shè)管理體制改革進一步深化，傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難。加強基建檔案采取有效措施，提高對基建檔案重要性的認識，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

一、有關(guān)基建檔案的作用

1.基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件?；üこ探ㄔO(shè)是單位不斷發(fā)展的一項基礎(chǔ)工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

2.基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務(wù)功能?；n案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等，在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟建設(shè)快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

二、有關(guān)基建檔案管理存在的問題

1.管理基層的思想觀念存在偏差，對基建檔案管理工作缺乏正確的認識。工程人員和檔案人員缺乏工程檔案管理的實踐經(jīng)驗，不僅不熟悉工作流程，專業(yè)水平也有待考證，基建檔案的整個運作流程沒有秩序可言。為了適應(yīng)新形勢下的基建檔案管理要求，需要擺正對基建檔案管理的觀念和理清對基建檔案的認識，為做好基建檔案工作做好準備。2.規(guī)章制度不完善。當前傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著挑戰(zhàn)，管理模式和工作流程不合理，工作質(zhì)量不達標，管理成效往往不盡人意。工程項目參建單位很多，檔案管理缺乏一套統(tǒng)一的標準，給檔案管理部門帶來麻煩。3.基建工程涉及面廣、階段多、工期長且流程繁瑣，基建檔案管理因此復雜多樣，具有較強的系統(tǒng)性。有的施工企業(yè)被經(jīng)濟利益驅(qū)使，只重視工期進度，難免忽視工程檔案的管理，致使基建檔案管理工作無法同步于基建工程建設(shè)流程順利開展，基建檔案工作明顯滯后于施工進度，工程項目管理和技術(shù)文件零零散散，有的被損壞或已丟失，這對檔案管理工作的順利開展制造了阻力，同時也降低了單位的經(jīng)濟效益。4.基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)尚待完善。有的參建單位從其他部門抽調(diào)幾人兼職草草行事組建了檔案管理部門，但未設(shè)立專職機構(gòu)，沒有指定工作場所，無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全；基建檔案管理的現(xiàn)代化水平跟不上時代要求，落后的信息技術(shù)無法滿足快速發(fā)展的基建工程項目建設(shè)的基本要求，不僅影響檔案管理的工作效率，單位的經(jīng)濟效益也大打折扣。

三、有關(guān)加強基建檔案管理的對策

1.增強對檔案重要性的認識，轉(zhuǎn)變觀念。正確認識基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性。要做好基建檔案管理工作，除要求檔案行政管理部門認真負責以外，還需要建設(shè)單位、施工單位、工程監(jiān)理等多個部門通力協(xié)作。所有工作人員首先端正工作態(tài)度，從思想觀念上對檔案管理工作予以重視，要從大局出發(fā)，不斷強化責任意識，結(jié)合檔案利用實例，提高基建檔案管理水平。

2.建立健全基建檔案規(guī)章制度，完善基建檔案管理體制。每個參建部門應(yīng)設(shè)立專職機構(gòu)，并配備專職檔案管理員來管理檔案資料。要明確崗位職責，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺，增進建設(shè)單位、施工單位與檔案管理機構(gòu)之間的溝通和交流。針對跨國工程項目或重大工程項目，要秉承效率第一的工作原則，結(jié)合我國基本國情，適當借鑒國外成功的管理經(jīng)驗，建立高水準、現(xiàn)代化的基建檔案專業(yè)管理模式。

3.將基建檔案管理納入基建工程項目管理的范疇，實現(xiàn)過程管理。一是訂立合同的過程中，關(guān)于移交基建檔案材料的質(zhì)量要求、數(shù)量、套數(shù)和歸檔時間等應(yīng)該在合同中詳細說明，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，明確說明將工程款的8%作為基建檔案歸檔保證金，從而保證對基建檔案的有效性進行控制、監(jiān)督和規(guī)范。二是基建檔案管理工作同步于工程建設(shè)進度。工程項目申請立項后隨即開始收集、整理基建文件。到竣工驗收階段，將文件歸檔并驗收，基建檔案管理貫穿施工建設(shè)全過程，檔案管理質(zhì)量才有保障。三是根據(jù)“三納入”、“四同步”的工作要求全面落實基建檔案管理措施?！叭{入”指的是將基建檔案管理納入基建工程計劃、納入崗位責任制、納入基建工程規(guī)章制度；“四同步”是指基建檔案管理同步于基建工程立項，同步于基建工程工作檢查，同步于基建工程建設(shè)進度，同步于基建工程竣工驗收，從而確?；n案歸檔工作順利實施。

4.提高立卷質(zhì)量，規(guī)范基建檔案立卷標準?；n案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規(guī)律，各參建單位要嚴格遵守操作規(guī)程履行各自的職責，統(tǒng)一基建檔案管理標準和操作方法，同時保持檔案資料有機聯(lián)系，使其形成一個系統(tǒng)的、分類明確的整體，以便更好的指導基建檔案管理各項業(yè)務(wù)工作順利開展。

5.做好基建檔案驗收工作。開展基建檔案驗收工作，首先要認真貫徹落實驗收及備案制度，強化檔案文件的質(zhì)量管理，改進檔案管理工作中不合理之處，使工作流程更加順暢?；üこ炭⒐を炇涨埃墙n案管理部門都要按工作流程對所有基建檔案進行驗收，通過驗收后即可開始竣工驗收。

總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是企業(yè)管理和基建工程項目管理的重要組成部分，在當今科技發(fā)展的快速時代，緊密聯(lián)系企業(yè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的新要求，牢固樹立服務(wù)第一的思想，扎實工作，愛崗敬業(yè)，認真踏實地做好自己的本職工作，為企業(yè)發(fā)展盡自己的力量，為實現(xiàn)基建檔案進一步規(guī)范而努力。

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