提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析

張韶華

摘 要：辦公室檔案管理工作的重要性不言而喻，對于保障辦公室工作穩(wěn)定、效率具有重要的作用。辦公室檔案管理工作做得好，能夠有效促進(jìn)企業(yè)管理工作的開展，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。在當(dāng)前形勢下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也受到了相應(yīng)的影響。傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)逐漸不再適應(yīng)工作的要求。論文結(jié)合該研究者研究，分析了做好辦公室檔案管理工作的必要性，以及現(xiàn)階段面臨的主要問題，最后提出了提高辦公室檔案管理工作效率的途徑。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理 問題 重要性 途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）05（a）-0149-01

所謂辦公室檔案管理工作，目的就是確保辦公室檔案的有序性和完整性，以便于在今后的工作中提供檢索、查閱服務(wù)。這項(xiàng)工作在提高辦公室工作效率方面有著重要意義，每一位辦公室檔案管理工作人員都需要認(rèn)識(shí)到其工作的重要性，做好檔案管理工作。

1 做好辦公室檔案管理工作的必要性

1.1 做好檔案管理工作，有助于單位整體工作的順利開展

眾所周知，辦公室的檔案內(nèi)容都是單位內(nèi)較為重要的內(nèi)容。雖然檔案的重要程度不盡相同，但是在其中確有一些檔案屬于內(nèi)部的機(jī)密文件，關(guān)系到單位、企業(yè)業(yè)務(wù)正常的開展。因此，對于辦公室檔案管理工作而言，只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性，才能確保單位整體工作的順利進(jìn)行。比如說在一些人事檔案的管理過程中，管理人員就要認(rèn)識(shí)到每一個(gè)檔案都關(guān)乎一個(gè)人在工作崗位上的狀態(tài)，只有切實(shí)將員工檔案管理好，才能確保工作的順利進(jìn)行。

1.2 做好重要檔案資料管理工作，有助于提升單位工作效率

通過對重要檔案資料的管理，就可以將單位工作效率顯著的提高。這主要是因?yàn)檗k公室內(nèi)的資料文件主要是指導(dǎo)性的指令文件，對于各部門工作方法和思路都有一定的指導(dǎo)作用。這樣一來，做好了辦公室的檔案資料管理工作，就可以為以后查閱檔案資料提供諸多便利，從而實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。除此以外，做好了檔案管理工作，還可以為今后對檔案資料的查閱提供便利的方式，比如在利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案后，就可以根據(jù)精確檢索和模糊檢索這一系列的功能實(shí)現(xiàn)資料查閱的便捷性和效率性。

1.3 做好檔案分級管理工作，能夠有效保護(hù)重要檔案資料

不僅如此，通過做好辦公室檔案管理工作，還可以通過對檔案的查閱進(jìn)行全線設(shè)置，以便于不同級別人員查閱資料的分級管理。這樣一來，不僅可以保障檔案管理工作的效率，還能夠?qū)⒅匾臋n案資料加以保護(hù)，卻報(bào)其安全性。

2 當(dāng)前辦公室檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理工作信息化水平有待提升

隨著信息化技術(shù)的不斷深入發(fā)展，越來越多的檔案管理工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化以及信息化，這樣不僅便捷高效，還能夠有效的保障檔案資料。但是在一些辦公室中，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法。這樣不僅占用了大量的空間資源，還使得需要查閱檔案資料時(shí)所浪費(fèi)的時(shí)間不斷增加。

2.2 辦公室檔案編研工作較為滯后

基本而言，在一些辦公室的檔案管理工作中，往往存在缺乏整體、系統(tǒng)、科學(xué)規(guī)劃的狀況，檔案管理工作僅僅局限于眼前工作中，從而使得檔案管理工作的積極性并不是很高。在這樣的背景下，一些單位的辦公室檔案管理工作人員就會(huì)產(chǎn)生懈怠的工作情緒，極易產(chǎn)生“等、靠”的消極思想，從而使得檔案管理工作嚴(yán)重滯后，整理檔案不及時(shí)，檔案堆壓散亂等現(xiàn)象。

2.3 檔案管理制度有待于健全

通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，在一些辦公室中檔案管理工作并不被重視，不僅體現(xiàn)在管理人員意識(shí)薄弱，還體現(xiàn)在一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無。這樣一來就缺乏相應(yīng)的檔案管理制度，制度的缺乏導(dǎo)致辦公室在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的收集存在諸多紕漏，不是收集不全就是信息錯(cuò)誤，或者整理不規(guī)范。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1 加大資金支持力度，完善單位信息系統(tǒng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也不能再依靠于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，而應(yīng)該憑借信息化技術(shù)的發(fā)展，建立科學(xué)的信息系統(tǒng)建設(shè)，從而提高辦公室檔案管理的信息化水平，以便提高檔案管理工作的效率。但是我們要認(rèn)識(shí)到，單位信息系統(tǒng)的建立和完善并不是一蹴而就的，要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的信息化，不僅需要大量的時(shí)間，還需要大量的資金支持，這就要求單位要加大資金的支持力度。為此就必須確保辦公室檔案管理工作需要納入到城市電子政務(wù)建設(shè)或者信息化建設(shè)之中，以便能夠獲得穩(wěn)定的資金來源。除此以外，單位還可以將信息系統(tǒng)與當(dāng)?shù)氐男畔⒒ㄔO(shè)規(guī)劃相連接，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享與資金的節(jié)約。

3.2 建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制

通過辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制，可以有效的掌握單位各方面的信息，從而確保單位改進(jìn)工作方法，提高檔案的利用效率。一般來說，辦公室檔案服務(wù)反饋信息包括檔案價(jià)值的高低、信息系統(tǒng)的檢索工具是否有效用以及檔案具體以什么樣的形式進(jìn)行存放等。需要注意的是，辦公室檔案管理反饋信息必須具備較強(qiáng)的針對性與實(shí)用性，能夠具體的指導(dǎo)單位檔案管理工作人員進(jìn)行工作方法、形式和效率的轉(zhuǎn)變，以便于辦公室檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.3 進(jìn)一步健全辦公室檔案管理制度

為了解決辦公室檔案管理存在的眾多問題，首先要求的就是單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視，對該工作予以高度的重視，從而推動(dòng)檔案管理工作的積極有效的推進(jìn)。為此，就必須進(jìn)一步健全辦公室檔案管理制度與工作機(jī)制，將辦公室檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，確保檔案管理能夠正常有序的進(jìn)行。為了今后對檔案資料的查閱與整理，檔案管理工作人員應(yīng)該將檔案分門別類進(jìn)行存放，并且貼上相應(yīng)的標(biāo)簽。在存放檔案時(shí)，應(yīng)該有意識(shí)的將重要的、易于丟失的檔案存放在較高樓層，并且對于與門窗要特別加固，以確保檔案存放的安全性。除此以外，對于檔案的保密期限應(yīng)該及時(shí)更新，以便其能夠隨著時(shí)間的推移改變保密等級（提高、降低、解密等）。如果檔案已經(jīng)超過保密期，就需要及時(shí)加以整理，以便于重新存放。需要注意的是，在進(jìn)行這方面工作的同時(shí)，應(yīng)該確保工作的監(jiān)督，確保監(jiān)控等設(shè)備的正常運(yùn)行，以便于今后的查閱。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，單位內(nèi)部的檔案管理工作也不斷完備。在這樣的背景下，辦公室內(nèi)的檔案管理工作必須提高工作效率，確保檔案真正能夠?yàn)槠渌麊T工服務(wù)。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作也面臨眾多挑戰(zhàn)。相關(guān)工作人員要提高責(zé)任意識(shí)，通過掌握新的方式和技術(shù)不斷提高工作效率，確保辦公室工作效率的提高。

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