電子公文發(fā)展面臨的問(wèn)題與對(duì)策

潘乃青

摘 要：最近幾年，我們國(guó)家不論是在經(jīng)濟(jì)亦或是科技方面都獲得了飛速的發(fā)展。此時(shí)許多全新的領(lǐng)域開(kāi)始呈現(xiàn)在人們的生活之中。比如電子公文就是一個(gè)顯著的代表。它是一種全新的事物，不過(guò)它在發(fā)展的過(guò)程中也面對(duì)著很多的問(wèn)題，嚴(yán)重的干擾到其發(fā)展。作者具體的分析了其在發(fā)展的時(shí)候面對(duì)的各種不利現(xiàn)象以及具體的應(yīng)對(duì)方法。

關(guān)鍵詞：中國(guó)公文學(xué)；公文；電子公文；紙質(zhì)公文

1 當(dāng)前時(shí)期電子公文面對(duì)的各個(gè)不利現(xiàn)象分析

1.1 關(guān)于它的學(xué)科性

通過(guò)分析之前的公文的發(fā)展階段，我們可知，公文會(huì)因?yàn)樾畔⒁劳畜w的改變而不斷的改變。從最初的甲骨文到當(dāng)前的電子媒介，不論是體現(xiàn)形式亦或是其他一些特點(diǎn)都在不停的變化著。它是時(shí)代發(fā)展到一定階段的必然衍生體。當(dāng)前時(shí)期我們必須要認(rèn)清它和一般公文之間的聯(lián)系以及差別，要從研究課題以及活動(dòng)要素等層面上加以區(qū)別。以歷史的眼光來(lái)分析，電子和紙張?bào)w現(xiàn)的是兩個(gè)完全不一樣的形態(tài)，它們都被劃定為公務(wù)學(xué)中，都具有公文的常見(jiàn)特征。不過(guò)因?yàn)闀r(shí)代一直在發(fā)展，兩者之間的明顯差異使得公文不論是本質(zhì)亦或是外在表現(xiàn)形式都會(huì)發(fā)生很大的變化。從此層次上來(lái)分析的話，它可以被看成是一個(gè)學(xué)科。

1.2 關(guān)于它的格式

通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的公文格式樣式很多，具體來(lái)說(shuō)超過(guò)二十類。由于格式的類型非常多，必然會(huì)使得文件在互換以及處理的時(shí)候面對(duì)費(fèi)用增加的現(xiàn)象。一個(gè)非常關(guān)鍵的問(wèn)題是，當(dāng)前對(duì)于它的格式的問(wèn)題，相關(guān)人員依舊沒(méi)有統(tǒng)一思想。此類爭(zhēng)辯的論點(diǎn)不一。

1.3 關(guān)于流程再造

通過(guò)分析信息化相關(guān)的知識(shí)可知，公文處理在歷經(jīng)了長(zhǎng)久的發(fā)展之后，它在制作以及存儲(chǔ)等層面上獲得了很大的發(fā)展，不過(guò)它的流程自動(dòng)化方面還存在一些問(wèn)題。在國(guó)務(wù)院各部委至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府這個(gè)龐大的應(yīng)用體系中，政府公文主要在遠(yuǎn)程傳輸方面實(shí)現(xiàn)了電子化，而在公文處理的最后“一米”（即單位內(nèi)部）卻進(jìn)展緩慢?？陀^原因是政府的公文處理工作非常靈活，其“隨需隨地隨時(shí)而變”的處理特點(diǎn)，導(dǎo)致工作流建模的復(fù)雜性大大增加。從仍在使用的一些辦公系統(tǒng)看，工作流通用性差、靈活性差是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，經(jīng)常面臨領(lǐng)導(dǎo)要改改不了、網(wǎng)管要改也改不了的尷尬局面。

1.4 關(guān)于歸檔

電子和紙張模式的文件在很多方面都不同。前者的歸檔活動(dòng)不像后者那樣非常容易從視覺(jué)上看到。很多在紙張模式中很好使用的措施在電子形式中并不能夠發(fā)揮作用。

1.5 關(guān)于制度發(fā)展

通過(guò)分析公文的發(fā)展過(guò)程可知，它的制度要較之于具體活動(dòng)發(fā)展的慢一些。對(duì)于電子公文來(lái)講，它的制度較之于具體活動(dòng)也要落后很多，這主要是由技術(shù)本身的規(guī)定以及社會(huì)發(fā)展的必然導(dǎo)致的。所以，必須認(rèn)真分析技術(shù)以及具體工作的變化，認(rèn)真分析它的發(fā)展方向，為其打造良好的制度氛圍。

1.6 關(guān)于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)公文發(fā)展到今天，它依舊沒(méi)有形成一致的標(biāo)準(zhǔn)。在各個(gè)區(qū)域的電子實(shí)踐中，一些區(qū)域使用郵件技術(shù)平臺(tái)，有的采用了WEB技術(shù)平臺(tái)，平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)缺乏科學(xué)規(guī)劃。電子公文的登記、簽收、審核等處理流程缺乏規(guī)范性，手寫簽名技術(shù)和手寫批文技術(shù)還不夠成熟穩(wěn)定和實(shí)用，電子印章技術(shù)需要進(jìn)一步改善，數(shù)字版權(quán)技術(shù)在電子公文中的應(yīng)用還處于初級(jí)階段，公文的制作版式、傳輸、辦理、歸檔等技術(shù)還不完善。

1.7 關(guān)于物理安全

電子公文行使政府職能的特點(diǎn)導(dǎo)致可能來(lái)自外部或內(nèi)部的各種攻擊，這些攻擊有黑客組織、犯罪集團(tuán)或信息戰(zhàn)時(shí)期國(guó)家間的信息對(duì)抗攻擊等。攻擊的手段主要包括基于偵聽(tīng)、截獲、竊取、破譯、業(yè)務(wù)流量分析、電磁信息提取等技術(shù)的被動(dòng)攻擊和基于修改、偽造、破壞、冒充、病毒擴(kuò)散等技術(shù)的主動(dòng)攻擊。如今，很多的公文體系在安全方面都存在著很大的問(wèn)題。硬件方面的問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)無(wú)法正常使用。

2 應(yīng)對(duì)措施簡(jiǎn)述

2.1 積極開(kāi)展學(xué)科創(chuàng)建工作

具體來(lái)說(shuō)有如下一些體現(xiàn)：注重人本思想，不斷擴(kuò)寬組織團(tuán)隊(duì)。該項(xiàng)研究活動(dòng)要想順暢開(kāi)展，就必須有一批優(yōu)秀的工作者。不但要吸收基礎(chǔ)工作者，還要吸收高層人員以及專家等，同時(shí)還要積極的做好人員素養(yǎng)的培訓(xùn)活動(dòng)；創(chuàng)辦全天候研究平臺(tái)?！笆晃濉逼陂g中國(guó)公文寫作研究會(huì)牽頭爭(zhēng)取及早創(chuàng)建《公文學(xué)》、《公文研究》、《電子公文學(xué)》等一批專業(yè)權(quán)威學(xué)術(shù)期刊，拓展公文發(fā)展研究交流空間，推動(dòng)學(xué)術(shù)繁榮。第三，提高會(huì)議規(guī)模檔次。定期召開(kāi)全國(guó)性學(xué)術(shù)會(huì)議，拓展會(huì)議主題，提高會(huì)議質(zhì)量，吸引更多專家學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)人員、文秘人員、檔案人員、技術(shù)人員等參會(huì)，形成百家爭(zhēng)鳴、百花齊放的公文學(xué)術(shù)研究新氣象。

2.2 注意形式的發(fā)展

我們都知道，公文的速度和分享性是它的關(guān)鍵要素。如果格式太多的話，就必然影響它的這一特性。所以，最好是將類型簡(jiǎn)化。在具體的選擇的時(shí)候，究竟哪一種會(huì)被留存，這就需要工作者明確技術(shù)在今后的發(fā)展趨向。在作者看來(lái)，電子模式的公文并不是單純的對(duì)紙張模式的翻版，它是本質(zhì)以及外在的一種深刻發(fā)展。在當(dāng)前時(shí)代，人們會(huì)逐漸的應(yīng)用多媒體公文。

2.3 再造流程

具體來(lái)講有如下的幾點(diǎn)：結(jié)合業(yè)務(wù)內(nèi)容，不斷的規(guī)范發(fā)文步驟，積極的指引流程再造工作朝著正確的方向發(fā)展。比如流程要對(duì)電子簽收、電子登記、電子分發(fā)、電子擬辦、電子批辦、電子承辦、電子催辦、電子查辦、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、收文待辦、收文跟蹤等子過(guò)程在國(guó)家電子公文處理辦法中給予明確定義，發(fā)文流程要對(duì)電子擬稿、電子審稿、電子簽發(fā)、電子繕印、電子校對(duì)、電子蓋章、電子登記、電子分發(fā)、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、發(fā)文待辦、發(fā)文跟蹤等子過(guò)程給予明確定義；以隨需應(yīng)變?yōu)閷?dǎo)向，重視公文處理的技術(shù)創(chuàng)新。在手寫板、手寫屏、平板電腦上進(jìn)行批閱，類似紙質(zhì)文件的批示習(xí)慣。在批示效果上相對(duì)于以往手寫批示軟件有極大改觀，無(wú)論在哪種硬件上批示，都能全真顯現(xiàn)字跡的筆鋒。

2.4 蹤跡歸檔保全，封存歷史真實(shí)

該項(xiàng)歸檔工作之所以難以開(kāi)展，主要是因?yàn)槲募姆N類非常多，而且很復(fù)雜。以書生電子公文系統(tǒng)為例，書生電子公文的格式包括GW格式和GW2格式。GW格式的文件是在書生電子公文系統(tǒng)中由書生加密卡加密生成的密文格式的電子公文，屬于特殊（即非通用）電子文件格式。

2.5 做好制度創(chuàng)建工作

我們都知道，制度本身有著明顯的長(zhǎng)效性以及根本性特征。假如脫離制度的話，任何發(fā)展都將是無(wú)意義的。當(dāng)前國(guó)家已經(jīng)頒布了一系列的法規(guī)條例，用以指引工作開(kāi)展。由于系統(tǒng)本身非常繁瑣，所以在具體的開(kāi)展工作的時(shí)候還要積極地研究。

2.6 不斷統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前我們國(guó)家還沒(méi)有生成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，這在一方面表示事情自身很繁瑣，同時(shí)還表示著我們的研究力度要加強(qiáng)。由于缺少標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致當(dāng)前的系統(tǒng)呈現(xiàn)出多種多樣的特點(diǎn)。所以，要積極地開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)研究工作。確保其能夠早日完善，加以合理的使用。

2.7 注重安全，保證運(yùn)作穩(wěn)定

對(duì)于電子公文來(lái)講，它的安全可以分為處理過(guò)程的安全和歸檔后的安全。其安全方法有制度的以及技術(shù)的兩點(diǎn)，技術(shù)方面的安全是當(dāng)前工作的關(guān)鍵內(nèi)容也是一大難題。

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