淺談人事檔案材料的收集與整理

劉紅芹

在新的形勢下，檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范有效，這將直接影響著人事檔案的質(zhì)量。

1??人事檔案材料收集中存在的突出問題

1.1??人檔分離。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，棄檔不用的人員越來越多。一些單位對檔案管理不夠重視，人檔分離情況愈加嚴重。

1.2??材料在內(nèi)容和形式上雷同。一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況，嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

2???人事檔案材料收集

2.1??主動收集。作為檔案員，應(yīng)密切注意單位人事檔案材料產(chǎn)生的信息，主動爭得各部門（單位）的工作配合，對應(yīng)收集歸檔的材料要做到應(yīng)收盡收、及時歸檔。建立一定的上交制度，避免材料形成時間過長，未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。

2.2??重點收集。新時期人事檔案材料收集的重點主要有：廉政材料、業(yè)績材料、誠信材料，反映管理水平、工作能力、個性特征、道德操守、生活作風、心理素質(zhì)、身體狀況等方面的材料。人事檔案材料收集歸檔工作，要本著實事求是的原則，另外在干部人事檔案里還應(yīng)增加個人信用方面的內(nèi)容，使干部人事檔案不再“千人一面”，實際工作中，要著重收集反映干部思想政治、工作實績、品德作風、業(yè)務(wù)能力、學識水平等材料充實檔案，成為用人單位廣納賢才的依據(jù)。

2.3??追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要經(jīng)常關(guān)注單位個人基本信息，經(jīng)常對檔案進行清查，隨時掌握所有人員的變化情況。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，將缺少的材料進行認真登記，并下發(fā)《催交材料通知書》，限定時間，要求相關(guān)單位將所缺材料按工作制度及時補交，避免時間過長或人員流動造成檔案材料無法收集歸檔。

3??整理檔案材料

3.1??材料鑒定。材料形成要規(guī)范準確，真實有效。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。內(nèi)容不實，字跡不清，不能反映干部歷史面貌、德才情況和現(xiàn)實表現(xiàn)的材料，不能歸入檔案;如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系完善手續(xù)。

3.2??技術(shù)加工，分類準確，編排有序。高標準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，切實做到整齊劃一，歸檔材料左邊應(yīng)留出2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。特別情況，例如對折皺、破損的材料進行裱糊。如內(nèi)容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細，裝訂整齊。通過以上整理，使每卷檔案達到完整、精練、真實、條理、方便利用，對應(yīng)歸檔的材料，要進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應(yīng)分別情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，由主管負責人審查批準簽字，統(tǒng)一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀干部人事檔案材料。

3.3??及時、準確做好目錄，錄入計算機。要隨時有效地保存有效檔案。對于常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，做好編排有序、分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。通過規(guī)范有效整理，每卷檔案應(yīng)達到完整、真實、實用。

4??檔案員的職業(yè)素養(yǎng)

4.1??人事檔案工作政策性強，檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，要作風正派、腳踏實地、責任心強。

4.2??檔案管理工作人員要不斷學習人事工作方面的新政策、新知識，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理等知識和技能。要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要有較好的協(xié)調(diào)能力、溝通能力，具有極強的工作責任心，保證工作順利開展。必須掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，能熟練操作計算機并合理運用于實際工作中。

4.3??人事檔案工作的保密性強，檔案管理人員要切實加強自身職業(yè)道德的修養(yǎng)。遵守干部人事檔案工作有關(guān)法律規(guī)定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。要切實做好防火和安全保密工作，加強對檔案材料的管理。不得擅自處理或銷毀檔案材料。對按規(guī)定剔除的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審查批準后區(qū)別情況予以處理。做好人事檔案借閱、借出、接轉(zhuǎn)記錄和整理檔案記錄。認真恪守職責及人事檔案管理相關(guān)規(guī)定。

（作者單位：河南大學學報編輯部??來稿日期：2015-04-17）