“世界咖啡式”匯談在企業(yè)決策中的應(yīng)用
——以K企業(yè)為例

高 倩

(中國石油大學(xué)勝利學(xué)院 文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 東營 257000)

“世界咖啡式”匯談在企業(yè)決策中的應(yīng)用
——以K企業(yè)為例

高 倩

(中國石油大學(xué)勝利學(xué)院 文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 東營 257000)

“世界咖啡式”匯談方式逐漸廣泛運(yùn)用于企業(yè)管理,能在管理問題診斷、運(yùn)營模式改良、生產(chǎn)流程優(yōu)化、內(nèi)控體系改善等方面發(fā)揮積極有效的作用,尤其擅長解決會議冗長、效率低下的問題。此方式通過團(tuán)隊組建、下發(fā)課題任務(wù)、分桌研討、互換研討、復(fù)位研討、成果發(fā)布等標(biāo)準(zhǔn)化步驟幫助企業(yè)完成科學(xué)的決策過程。

世界咖啡式;集體智慧;匯談;引導(dǎo)師

朱尼特·布朗和戴維·伊薩斯在他們所著的《世界咖啡:創(chuàng)造集體智慧的匯談方法》一書中指出了“World Cafe”即“世界咖啡”的概念,這是被彼得·圣吉所推崇的著名的會議模式,其主要精神就是“跨界——不同專業(yè)背景、不同職務(wù)、不同部門的一群人,針對數(shù)個主體,發(fā)表各自的見解,互相意見碰撞,激發(fā)出意想不到的創(chuàng)新點(diǎn)子。世界咖啡讓參與者從個人風(fēng)格、學(xué)習(xí)方式和情感智商所有這些慣用的評判人的方式中解放出來,使人們能夠用新的視角來看世界,讓人們進(jìn)行深度匯談,并產(chǎn)生富于創(chuàng)造性和行動力的新思維。

自1995年發(fā)起以來,全世界已有數(shù)以萬計的人參與世界咖啡式匯談,或在容納1 200余人的賓館舞廳,或在只有十幾人參加的溫暖的客廳?；萜展驹?jīng)通過多次世界咖啡匯談,召集不同部門的員工、不同行業(yè)的專家,分別對降低安全事故進(jìn)行討論。結(jié)果是,整個公司的事故率下降了大約33%[1]。

因此,將“世界咖啡式”匯談方式廣泛運(yùn)用于企業(yè)管理,能在管理問題診斷、運(yùn)營模式改良、生產(chǎn)流程優(yōu)化、內(nèi)控體系改善核心能力提升等方面發(fā)揮積極有效的作用,尤其擅長解決會議冗長、效率低下的問題。

一、“世界咖啡式”匯談改變企業(yè)的心智模式

世界咖啡式匯談是一種集體的對話方式,適用于創(chuàng)造共識和解決問題,強(qiáng)調(diào)尊重和鼓勵每個與會者獨(dú)特的見解。對話的進(jìn)行由咖啡桌主持人引導(dǎo)6～9人的幾個小團(tuán)隊匯談,且不斷移動參與者至不同桌次,以交換、分享與散播不同角度、不同心境的想法。經(jīng)過關(guān)鍵問題的引導(dǎo)與溫馨會談氣氛的營造,能夠使與會者有更深的共識及解決問題的方法和有效的行動[2]。

世界咖啡式匯談引入企業(yè)管理中,能夠從如下幾個方面改變企業(yè)思維甚至決策方式:

(一)以“趣味性探討環(huán)境”替換“企業(yè)傳統(tǒng)會議空間”

在實際操作世界咖啡式匯談時,會將地點(diǎn)布置的溫馨、放松,充分激發(fā)與會者的參與感,一改傳統(tǒng)會議空間的嚴(yán)肅、緊張氛圍。用創(chuàng)造性的方法設(shè)定新型學(xué)習(xí)環(huán)境,用“旅行者”角色扮演的形式更換探討交流的團(tuán)隊、桌次、環(huán)境,使得匯談過程中,參與者最大限度地相互交換認(rèn)識、相互啟發(fā)。這樣的探討環(huán)境有助于持續(xù)引爆參與者的“HIGH點(diǎn)”,保證參與者全力以赴地投入到匯談主題中去。

(二)以“互動氛圍”碰撞“多元思維”

在群策群力、充分互動的環(huán)境下探討現(xiàn)實問題的解決思路,可以有效提升團(tuán)隊成員對于探討主題的貢獻(xiàn)度,充分調(diào)動全員的主觀能動性,碰撞出多元思維。

(三)以“務(wù)實高效的過程”修正“冗繁拖沓的決策”

“解決問題、注重實效”是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營和持續(xù)改進(jìn)的重要目標(biāo)。然而,面對問題,企業(yè)的解決過程往往冗繁而不具實效。世界咖啡式匯談過程有一套既定的流程和方法,具有全過程的可控性,能改善會議過程冗長拖沓不能達(dá)成有效決議的現(xiàn)象。

二、“世界咖啡式”匯談操作步驟及要點(diǎn)

(一)操作步驟

為清晰、簡要地呈現(xiàn)操作步驟,這里以18人匯談為例,分為3桌,每桌6人參與,實施過程按如下六個步驟(見圖1):

圖1 “世界咖啡式”匯談步驟

1.團(tuán)隊組建

參與匯談的3桌人員即為三個團(tuán)隊,每桌選出桌長1名,其他5名成員的角色為“旅行者”。桌長組織成員通過抽簽,將本桌6人再分為三個小組,見圖2所示。其他桌組織構(gòu)成圖與下圖類似(注:每桌桌主自動成為各桌A組成員)其中,桌長職責(zé)為:組織本桌旅行者進(jìn)行議題討論;整理旅行者想法,形成書面記錄;最終進(jìn)行討論成果的發(fā)表。旅行者職責(zé)為:就議題充分參與探討;將本桌探討出的成果傳遞分享給兄弟桌。

圖2 桌一組織構(gòu)成

2.引導(dǎo)師下發(fā)課題任務(wù)

由引導(dǎo)師發(fā)布匯談主題、目的、意義、背景資料,并提出明確的探討目標(biāo)。

3.第一輪分桌研討

實施第一輪分桌研討,由桌長記錄本組討論出的觀點(diǎn)。

4.第二輪桌成員互換研討

“旅行者”開始“旅行”,并傳遞本桌觀點(diǎn)。在這一輪中,每桌A組保持不動,每桌的B、C兩組的“旅行者”參與到其他桌的研討中去。本輪各組旅行者的走向見圖3,各桌桌長負(fù)責(zé)匯總新“旅行”到本桌來的“旅行者”對該主題的觀點(diǎn)。

圖3 桌成員互換路徑

5.第三輪復(fù)位研討

“旅行者”回到原來的桌次,并根據(jù)從其他組分享到的觀點(diǎn)進(jìn)行總結(jié),可能會產(chǎn)生新的啟發(fā),也可能會修正原先的觀點(diǎn)。與此同時,三名桌主負(fù)責(zé)匯總最終本桌的討論結(jié)果。

6.成果發(fā)布

由桌主代表做總結(jié)陳述,發(fā)表各桌的最終觀點(diǎn)。如果這一主題的研討目標(biāo)是開放式的,要求集思廣益,三位桌主最終的分享可以各自闡述,自由發(fā)表;如果研討目標(biāo)要求最終達(dá)成一致,即決策型的研討,三位桌主需要在成果發(fā)表后再進(jìn)行一輪磋商,整合三桌觀點(diǎn),最終達(dá)成共識。

(二)操作要點(diǎn)

具體組織“世界咖啡式”匯談時,應(yīng)注意如下關(guān)鍵點(diǎn),保證順利實施。

(1)明確匯談目標(biāo)。組織者應(yīng)當(dāng)明確匯談目標(biāo),根據(jù)目標(biāo)邀請相關(guān)人員參與,并圍繞目標(biāo)實現(xiàn)安排適當(dāng)?shù)膮R談地點(diǎn)。

(2)創(chuàng)造宜人環(huán)境。組織者應(yīng)盡量提供一個熱情的、安全的、人性化的匯談環(huán)境,營造開放、融洽的匯談氛圍。

(3)選題相關(guān)性強(qiáng)。注意選擇探究與參會者相關(guān)性強(qiáng)的問題,作為問題的利益相關(guān)者,會更有迫切解決該問題的欲望,參與度和積極性會更高。

(4)鼓勵充分參與。鼓勵每個人有意義的參與并且有輸出的觀點(diǎn)。

(5)整合不同觀點(diǎn)。糅合、聯(lián)系不同的觀點(diǎn),鼓勵不同的觀點(diǎn)并且探究不同觀點(diǎn)的相互聯(lián)系。

(6)內(nèi)化團(tuán)隊觀點(diǎn)。參與者要充分聆聽、洞察問題并加深對問題的理解,在所有參與者的觀點(diǎn)和激情的共鳴中出現(xiàn)的團(tuán)體觀點(diǎn)內(nèi)化。

(7)團(tuán)隊智慧顯性化。接受并分享共同的發(fā)現(xiàn),將團(tuán)體的共同智慧顯性化。

三、“世界咖啡式”匯談實例

(一)實例背景

K企業(yè)是一家中型石油裝備制造企業(yè),現(xiàn)有員工8 000余人,成立于2001年。隨著業(yè)務(wù)和人員規(guī)模的擴(kuò)大,2013年初,K企業(yè)的客戶滿意度逐年降低,干部對管理力不從心,內(nèi)部員工對K企業(yè)牢騷滿腹。經(jīng)K企業(yè)管理層分析,以“三低”(效率低、責(zé)任心低、協(xié)同度低)為代表的大企業(yè)病是阻礙K企業(yè)發(fā)展的元兇,必須要采取有效措施根除“病根”。

(二)實例闡述

2013年5月起,K企業(yè)各部門迅速行動,組織各部門員工對于企業(yè)發(fā)展中存在的“三低”問題展開大討論,其中,人力資源中心采用了“世界咖啡式匯談”方式,較為深入的探討了該問題,實施過程如下:

(1)團(tuán)隊組建。本次匯談由人力資源中心企業(yè)文化部組織,邀請了人力資源體系核心員工36人(人力資源體系共計83人)參與匯談。參與者被分為三桌,每桌12名成員,并推選出各桌桌主,同時,將各桌二次分為三個小組。

(2)引導(dǎo)師組織匯總歸類、優(yōu)化分級、提煉問題,確定匯談主題。引導(dǎo)師利用頭腦風(fēng)暴法,組織三桌列舉出人力資源中心開展工作過程中出現(xiàn)的“三低”問題共計38項。以“保留相關(guān)性問題、剔除重復(fù)性無效性問題”為原則,引導(dǎo)師帶領(lǐng)參會者將38項問題歸納合并為18項。隨后,三組分別對18項問題按照緊急度、重要度的原則進(jìn)行排序,最終將優(yōu)先級水平靠前9個問題列為匯談的總目標(biāo),請與會者拿出具體舉措解決如下三個維度九個方面問題:協(xié)同度低(資源整合能力弱、主動協(xié)同意識低、內(nèi)部信息共享低);責(zé)任心低(分工授權(quán)不明晰、管理者缺位、客戶意識弱);效率低(標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不足、授權(quán)不到位、計劃性差)。

鑒于問題較多,引導(dǎo)師宣布:本次匯談優(yōu)先討論“協(xié)同度低”這一維度的三個突出問題的解決舉措。

(3)第一輪分桌研討。三桌各自開展了30分鐘的高效討論,并記錄各桌對資源整合能力弱、主動協(xié)同意識低、內(nèi)部信息共享低三個問題如何解決的認(rèn)識。

(4)第二輪成員互換研討。按照桌主原位不動、“旅行者”定向挪動桌次的原則進(jìn)行成員互換,確保每桌都具有其他兩桌的代表成員,三桌成員充分交換上一輪各桌的匯談成果。

(5)第三輪復(fù)位研討。所有參會者回到原先的桌次,帶回新的觀點(diǎn),融入新的認(rèn)識和看法,啟發(fā)碰撞出新的觀點(diǎn),對原先本桌的成果進(jìn)行修正。

(6)成果發(fā)布。三桌桌主將各桌匯談的成果匯總后發(fā)布。

隨后,人力資源總監(jiān)在最終環(huán)節(jié)帶領(lǐng)與會人員對上述34項行動舉措進(jìn)行梳理歸納,制定了下一階段為摒棄“協(xié)同度低”這一問題的具體行動計劃(詳見表1)。在2014年下半年,人力資源中心以該次活動的成果為綱,優(yōu)化落地了具體舉措,在K公司下半年部門滿意度排名中由第24位上升至第5位,改革效果卓越。

(三)實例分析

從K企業(yè)的世界咖啡式匯談的組織過程中發(fā)現(xiàn)了幾個關(guān)鍵問題,可以作為后續(xù)組織該類活動時的具體建議:

(1)歸納、邏輯思維能力較強(qiáng)的引導(dǎo)師是該類活動的關(guān)鍵人物。引導(dǎo)師的核心作用貫穿于活動實施的全過程,從前期匯談資料準(zhǔn)備、組織團(tuán)隊建設(shè)、設(shè)計活動流程、歸納匯談主題、控制活動關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、總結(jié)分析成果等。

(2)組織者對世界咖啡式匯談的運(yùn)作方式必須熟悉,可提前安排預(yù)演,對可能發(fā)現(xiàn)的問題提前預(yù)判,保證活動組織的全過程運(yùn)行順暢,達(dá)到預(yù)期效果。

表1 協(xié)同度低應(yīng)對措施(綱要)

(3)匯談地點(diǎn)可安排在公司之外,以一種開放、無壓力的氛圍作為活動的引爆點(diǎn),激發(fā)匯談?wù)吒叩膮⑴c度和更新奇的體驗感。

(4)類似的匯談活動建議輪換引導(dǎo)師,從中發(fā)現(xiàn)人才,儲備培養(yǎng)更多能勝任此類項目的引導(dǎo)師,有利于K企業(yè)向其他部門乃至全公司推廣該類方式。

四、結(jié) 論

隨著世界咖啡式匯談方式在國內(nèi)企業(yè)管理領(lǐng)域不斷被應(yīng)用,它對企業(yè)員工在工作和實踐中,即非正式學(xué)習(xí)的情況下,對員工的各方面的學(xué)習(xí)能力、團(tuán)隊之間交流分享理念都能起到很好的促進(jìn)和幫助。本文所進(jìn)行的工作,就是對世界咖啡式匯談方式從基本步驟、操作要點(diǎn)、操作流程等方面做簡化梳理,并配以實例,通過實例操作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)一步總結(jié)完善該類活動實施的要點(diǎn)。

從企業(yè)的成功實踐中發(fā)現(xiàn),無論是運(yùn)用集體智慧來培養(yǎng)建設(shè)性關(guān)系,還是達(dá)到合作性學(xué)習(xí)的目的,以及對關(guān)鍵性問題進(jìn)行思路發(fā)掘,“世界咖啡”式匯談方式都可以拿來運(yùn)用?？梢灶A(yù)見,將該方式作為一種教育教學(xué)手段也將會有廣闊的研究和應(yīng)用前景。

[1] 朱尼特·布朗,戴維·伊薩斯.世界咖啡:創(chuàng)造集體智慧的匯談方法[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2010(3):22-23.

[2] 于輝.世界咖啡屋[J].施工企業(yè)管理,2012(8):102.

[責(zé)任編輯] 巴永青

2015-06-26

高 倩(1984—)，女，山東沾化人，中國石油大學(xué)勝利學(xué)院文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院助教，主要從事會計教學(xué)研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.03.026

F270-05

A

1673-5935(2015)03- 0091- 04