Excel在實驗室質(zhì)量管理工作中的應(yīng)用

劉宏清, 田 文, 龔 芳, 魏 想, 廖復(fù)東

(湖北省地質(zhì)局 第七地質(zhì)大隊,湖北 宜昌 443100)

Excel在實驗室質(zhì)量管理工作中的應(yīng)用

劉宏清, 田 文, 龔 芳, 魏 想, 廖復(fù)東

(湖北省地質(zhì)局 第七地質(zhì)大隊,湖北 宜昌 443100)

利用Excel宏語言(VB)編寫程序,應(yīng)用于檢測原始數(shù)據(jù)的后期處理、審核和輸出,以及檢測報告的打印管理,既提高了數(shù)據(jù)處理的可靠程度和處理速度,又減少了重復(fù)勞動,提高了工作效率。

數(shù)據(jù)處理；Excel應(yīng)用；質(zhì)量管理

Excel作為一款功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件,已在實驗室分析數(shù)據(jù)處理和質(zhì)量管理方面得到開發(fā)利用,并積累了一些寶貴經(jīng)驗[1-5]。本文利用Excel應(yīng)用程序中的宏語言(VB)進(jìn)行二次開發(fā),用于實驗室日常生產(chǎn)和質(zhì)量管理,如分析數(shù)據(jù)的處理、審核、傳輸及檢測報告的打印輸出等,程序編制和運(yùn)行符合實驗室管理規(guī)范的要求[6-8],取得了較為滿意的效果。

1 Excel功能設(shè)計

宏語言作為Excel的附加功能必須依托于Excel應(yīng)用程序之上,VB應(yīng)用程序的效果能否實現(xiàn)首先取決于表格的功能設(shè)計是否合理。實驗室日常工作中經(jīng)常涉及數(shù)量龐大的結(jié)果數(shù)據(jù)：一是原始記錄中數(shù)據(jù)的記錄、處理、審核、輸出；二是檢測報告中數(shù)據(jù)的錄入、校對、打印。本文據(jù)此作出功能劃分,設(shè)計了2類Excel表格,分別用于檢測數(shù)據(jù)處理與報告打印輸出。

1.1 記錄表

依據(jù)常規(guī)分析與儀器分析分別編制記錄表格,并設(shè)計相應(yīng)程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理、審核、輸出。儀器分析方面,利用現(xiàn)代分析儀器本身自帶的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能,將測量文件轉(zhuǎn)化輸出為Excel文件,再進(jìn)行后續(xù)處理。

對于常規(guī)分析如容量法則在應(yīng)用程序中設(shè)計相應(yīng)的模塊和按鈕,并編寫程序代碼,設(shè)計的Excel工作表格式與實驗室原始記錄格式完全一致(圖1),檢測人員僅需在表格中輸入基本信息后,點擊不同按鈕,并在彈出的對話框中進(jìn)行選擇和簡單的數(shù)字輸入,就能直接完成數(shù)據(jù)處理、審核、輸出等功能。

1.2 報告打印工作簿

根據(jù)本實驗室主要工作內(nèi)容,建立報告打印工作簿和工作表,分別用于記錄和存儲數(shù)據(jù)清單、檢測報告、檢驗信息等。

圖1 容量法分析記錄表Fig.1 The record sheet of volumetric analysis

1.2.1 數(shù)據(jù)清單

用于錄入和存儲報告基本信息和結(jié)果數(shù)據(jù),其中基本信息包括報告編號、送樣單位、送樣時間、分頁符、檢驗類別、送樣號、分析號等,左起1～7列依次手動錄入,從第8列起為檢測項目與結(jié)果數(shù)據(jù)存儲區(qū)域,由記錄表經(jīng)審核無誤后直接導(dǎo)入。根據(jù)工作屬性和內(nèi)容的需要可同時建立多個數(shù)據(jù)清單表,如Sheet 1-Sheet 7(圖2)。

在表格設(shè)計上,第9行為標(biāo)題行,第10行為結(jié)果表示方式(如%、10-6、mg/L等),第11行及以后區(qū)域用于存儲報告信息,第1～8行則用于存儲報告篩選的有關(guān)條件函數(shù)及信息,該區(qū)域經(jīng)設(shè)定隱藏后不影響數(shù)據(jù)清單的日常管理。

圖2 數(shù)據(jù)清單Fig.2 Data list

1.2.2 檢測報告

共建立3個工作表(sheet 17-sheet 19),分別用于輸出結(jié)果數(shù)據(jù)、檢驗信息、報告封面,并以Excel表格形式打印輸出。

1.2.3 檢驗信息表

用于存儲來樣狀態(tài)、檢驗方法、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)、檢驗人員、儀器設(shè)備、溫濕度等檢驗相關(guān)信息,運(yùn)行報告打印程序時直接調(diào)用選擇(sheet 11)。

1.2.4 打印信息表

用于存儲報告打印相關(guān)信息。包括:報告編號、發(fā)送時間、來樣狀態(tài),以及檢驗時間、人員、設(shè)備、環(huán)境溫濕度等相關(guān)信息(sheet 10)。初次運(yùn)行報告打印程序后即自動保存,再次調(diào)用程序時提示本批次報告已打印,如繼續(xù)打印可直接調(diào)用相關(guān)信息。

2 VB程序基本功能的實現(xiàn)

2.1 數(shù)據(jù)處理與審核、輸出

以容量法測定磷礦石中P2O5為例,在記錄表中建立2個命令按鈕(圖1)和1個功能模塊(圖3),單擊不同的按鈕進(jìn)行選擇并輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù),以實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量審核、結(jié)果輸出等不同功能。

2.1.1 表格初始化

單擊“樣品”按鈕,在彈出的對話框(圖4)中輸入樣品總數(shù)即可完成表格初始化并自動編號,手動輸入新的分析號、取樣量、滴定體積等原始數(shù)據(jù)。

2.1.2 結(jié)果計算

輸入原始數(shù)據(jù)并確認(rèn)無誤后單擊“開始”按鈕,彈出數(shù)據(jù)處理窗體(圖3),在對話框輸入標(biāo)定數(shù)據(jù),程序會自動計算并在窗體中顯示滴定度,單擊“計算”即可自動完成運(yùn)算及修約過程并在表格中顯示結(jié)果數(shù)據(jù)。

圖3 數(shù)據(jù)處理窗體Fig.3 The window for data processing

圖4 樣品總數(shù)輸入框Fig.4 The dialog box for sample numeber

2.1.3 質(zhì)量審核

單擊“審核”,程序自動判定重復(fù)分析樣品及質(zhì)控樣是否符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求。

2.1.4 數(shù)據(jù)傳輸

運(yùn)行“審核”后,如質(zhì)量合格且在數(shù)據(jù)清單打開的情況下,單擊“輸出”則程序自動依據(jù)檢測項目與分析號將結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)清單相關(guān)區(qū)域；如數(shù)據(jù)清單未打開則程序?qū)⑻崾疚创蜷_并中止數(shù)據(jù)傳輸；如結(jié)果數(shù)據(jù)有超差則程序自動終止,超差樣品號碼及結(jié)果數(shù)據(jù)自動顯示在記錄表右側(cè)區(qū)域,待抽檢合格后再進(jìn)行相關(guān)操作。

2.1.5 退出程序

單擊“退出”,即可退出程序。關(guān)閉記錄表時,根據(jù)提示選擇是否保存,如需保存以供下次調(diào)用,單擊保存后程序自動將記錄表內(nèi)容存儲至Sheet 3的相關(guān)空白區(qū)域,再次調(diào)用時經(jīng)復(fù)制合并到記錄表中,可繼續(xù)進(jìn)行質(zhì)量審核、結(jié)果輸出等操作。

2.2 檢測報告打印與輸出

依據(jù)報告打印工作簿,利用Excel宏語言編制了2個應(yīng)用程序,分別用于報告維護(hù)與打印輸出。其中維護(hù)程序僅在每年度建立打印工作簿時調(diào)用一次,調(diào)用后輸入當(dāng)年的年號即可完成報告編號及時間信息的更新。檢測報告的日常打印輸出則通過調(diào)用打印程序?qū)崿F(xiàn),因調(diào)用頻率高,可通過設(shè)定快捷鍵來實現(xiàn)程序的快速調(diào)用。

通過調(diào)用打印程序,并在彈出的對話框中完成檢驗相關(guān)信息的選擇,可自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選、格式設(shè)定、打印輸出、信息儲存等功能,并能通過再次調(diào)用程序復(fù)現(xiàn)所有報告信息。

2.2.1 數(shù)據(jù)清單信息輸入

根據(jù)檢驗工作內(nèi)容選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)清單表(Sheet 1-Sheet 7),手動錄入報告編號等基本信息,由記錄表導(dǎo)入檢測結(jié)果。對于每一批次檢測任務(wù)而言,除送樣號、分析號之外的信息僅需輸入一次,運(yùn)行打印程序后即可自動完成填充。如需在報告中標(biāo)注項目名稱或作簡要說明,可在報告編號中添加批注,批注內(nèi)容將在檢驗信息的備注欄予以體現(xiàn)。

2.2.2 檢測報告輸出

啟動打印程序,在彈出的對話框中(圖5)輸入待打印的報告編號,單擊“確定”進(jìn)入報告份數(shù)設(shè)置界面,可設(shè)置1份或多份(默任設(shè)置為1份),設(shè)置完畢后單擊“確定”,程序自動搜索打印信息表以判斷該批次報告是否簽發(fā)；如未簽發(fā)則從Sheet 1-Sheet 7中篩選出該批次報告相關(guān)信息,并根據(jù)篩選結(jié)果彈出相應(yīng)的提示框(圖6-圖9)。

圖5 報告編號對話框Fig.5 The dialog box for report number

圖6 報告打印消息框Fig.6 The message box for report printing

圖7 數(shù)據(jù)缺失提示框Fig.7 The prompt box for missing data

(1) 如報告已簽發(fā)則提示已打印,可視工作需要重復(fù)打印、重新打印(如增項)或取消打?。?/p>

圖8 錯誤信息提示框Fig.8 The prompt box for error

圖9 檢驗信息設(shè)置窗體Fig.9 The window for test information settings

(2) 如數(shù)據(jù)清單中缺乏檢驗結(jié)果數(shù)據(jù),則提示未檢驗并要求退出程序,待導(dǎo)入結(jié)果數(shù)據(jù)后再次調(diào)用打印程序；

(3) 如數(shù)據(jù)清單中缺乏選擇的報告編號,則提示錯誤并中止程序,要求檢查數(shù)據(jù)清單信息及輸入的報告編號,確認(rèn)無誤后再次調(diào)用打印程序；

(4) 如報告未簽發(fā)則彈出檢驗信息窗體,根據(jù)原始記錄信息按對話框提示進(jìn)行選擇以完成相關(guān)檢驗信息輸入,確認(rèn)無誤后單擊“確定”即可實現(xiàn)檢測報告的快速打印。

在調(diào)用程序的每一中間環(huán)節(jié),單擊“取消”按鈕即可退出程序并返回到Sheet 1工作表。

2.2.3 重復(fù)作業(yè)

調(diào)用程序后,每一批次報告打印完畢,程序自動返回到圖5界面,準(zhǔn)備下一批次報告打印,報告打印完畢,單擊“取消”按鈕即可退出程序并返回到Sheet 1工作表。

2.2.4 打印信息儲存

調(diào)用打印程序過程中,打印信息即可自動實現(xiàn)儲存功能,再次調(diào)用程序可復(fù)現(xiàn)報告所有信息。

3 結(jié)語

利用宏語言對Excel進(jìn)行二次開發(fā),增強(qiáng)和拓展了Excel的功能。程序操作簡單,不需安裝,易于維護(hù),避免了大量的重復(fù)錄入工作,降低了工作強(qiáng)度,提高了工作效率。經(jīng)過多年生產(chǎn)實踐,證明程序基本功能滿足檢測人員和質(zhì)量管理人員的需要。

當(dāng)然,本程序只是部分實現(xiàn)了實驗室管理工作的功能要求,對于中小實驗室來說,如何結(jié)合自身實際進(jìn)行LIMS開發(fā)與建設(shè),仍是今后一段時期的重要工作內(nèi)容。

致謝:在VB應(yīng)用程序的設(shè)計、編寫與改進(jìn)過程中,承中國石油集團(tuán)安全環(huán)保技術(shù)研究院劉玉龍博士長期給予關(guān)注與指導(dǎo),在此謹(jǐn)致衷心感謝！

[1] 李松,吳淑琪,羅代洪,等.LIMS在我國地礦行業(yè)實驗室的應(yīng)用現(xiàn)狀[J].巖礦測試,2012,31(5):775-779.

[2] 張培新,江冶,高孝禮.Excel97在多目標(biāo)地球化學(xué)調(diào)查分析質(zhì)量管理中的應(yīng)用[J].巖礦測試,2002,21(3):207-211.

[3] 劉玉龍,劉宏清,陳萍,等.儀器分析數(shù)據(jù)處理接口程序[J].巖礦測試,2006,25(3):291-293.

[4] 劉玉龍,繆德仁,王蘇明.氣相色譜分析數(shù)據(jù)處理接口程序[J].巖礦測試,2008,27(6):467-469.

[5] 劉玉龍,王蘇明,劉菲,等.EXCEL在氣相色譜-質(zhì)譜檢測中的應(yīng)用[J].巖礦測試,2011,30(1):116-120.

[6] 胡建平,孫陽.Excel宏在地質(zhì)樣品分析數(shù)據(jù)快速處理中的應(yīng)用[J].巖礦測試,2008,7(6):463-466.

[7] GB/T15481—2000,檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求[S].

[8] DZ/T0130—2006,地質(zhì)礦產(chǎn)實驗室測試質(zhì)量管理規(guī)范[S].

(責(zé)任編輯：陳文寶)

Application of Microsoft Excel in the Laboratory Quality Management

LIU Hongqing, TIAN Wen, GONG Fang, WEI Xiang, LIAO Fudong
(SeventhGeologicalBrigadeofHubeiGeologicalBureau,Yichang,Hubei443100)

A few Excel applications based on the Macro(VBA) were completed. These programs have been applied to original data processing in routine analysis,quality contronl and data transmission,along with printing management of testing report,and have ramarkably improved the reliability and efficiency of data prosessing. The results show that they can greatly improve work efficiency,reduce duplication of work.

data processing;Excel application;quality management

2014-02-17；改回日期：2014-05-16

劉宏清(1967-),男,高級工程師,工業(yè)分析專業(yè),從事巖礦分析與實驗室管理工作。E-mail:Laoba3185103@126.com

O213.1； TP39

A

1671-1211(2015)01-0081-04

數(shù)字出版網(wǎng)址:http://www.cnki.net/kcms/detail/42.1736.X.20141224.0951.006.html 數(shù)字出版日期:2014-12-24 09:51