基于高校教務(wù)系統(tǒng)中教室資源的信息化管理

俞啟祥

【摘 要】教室是高校教學(xué)活動(dòng)的主要場(chǎng)所，傳統(tǒng)的教室管理模式難以將教室的使用情況快速地共享，且手工管理容易出現(xiàn)教室沖突等多種問(wèn)題，嚴(yán)重影響到教學(xué)活動(dòng)的正常進(jìn)行。本文主要分析了如何解決教室信息閉塞，建立教室資源管理系統(tǒng)，以此為中心整合各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)教室資源的使用信息做系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，科學(xué)地管理和分配教室資源。

【關(guān)鍵詞】高校教室 信息化管理系統(tǒng) 資源

教室是高校教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)設(shè)施，不僅承擔(dān)著課程教學(xué)的任務(wù)，而且是學(xué)生日常學(xué)習(xí)生活、會(huì)議、培訓(xùn)、社團(tuán)活動(dòng)的重要場(chǎng)所。高校招生規(guī)模不斷增加，不僅課程教學(xué)需要占用大量的教室，而且各類講座、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)也需要使用部分教室資源。目前我校在教室管理中，管理手段比較落后，教室利用率不高，難以高效地統(tǒng)籌和分配教室資源。本人結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)設(shè)計(jì)教室信息管理系統(tǒng)，整合與其相輔助的系統(tǒng)，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)合理地管理和分配教室資源，并且對(duì)系統(tǒng)在教室管理的應(yīng)用提出一些設(shè)想。

一、高校教室管理存在的問(wèn)題

1.教室的使用和管理不統(tǒng)一

我校教室的使用大致分成兩類，一類是公共教室，供全校所有年級(jí)學(xué)生使用，由教務(wù)處統(tǒng)一管理，除了滿足正常的課堂教學(xué)安排外，無(wú)課程安排的教室可作為學(xué)生自習(xí)教室或者提供給學(xué)生開展社團(tuán)活動(dòng)或者講座；另一類是專用教室，教務(wù)處根據(jù)各院系需求分配給學(xué)院使用，由學(xué)院根據(jù)自己的教學(xué)需要自行決定。在教室的使用管理上，除教務(wù)處對(duì)教室的使用進(jìn)行管理外，教室配置的多媒體設(shè)備，設(shè)備的日常管理及維護(hù)則由現(xiàn)代教育技術(shù)中心管理，而教室其他的日常維護(hù)，如清理衛(wèi)生、教室設(shè)備的安全保障等相關(guān)的工作由其他的部門分別管理。

2.管理手段落后

目前，我校教室管理仍然采用傳統(tǒng)的方式，以手工登記的形式對(duì)教室使用情況進(jìn)行集中管理。教室借用的手續(xù)比較煩瑣，教室的使用需要多個(gè)部門的簽字審批，審批成功后還需將審批結(jié)果反饋至各個(gè)管理部門，整個(gè)教室申請(qǐng)的流程較長(zhǎng)，而且需要花費(fèi)一定的時(shí)間成本。手工操作不僅辦事效率低，也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，教室重復(fù)出借，導(dǎo)致使用上的沖突。

3.教室的使用信息共享難

在當(dāng)前的管理模式下，各個(gè)管理部門在管理教室中產(chǎn)生的教室信息很少在各部門間共享，導(dǎo)致教室信息的利用率不高，教室的設(shè)備出現(xiàn)故障后，無(wú)法及時(shí)通知相關(guān)的任課教師和學(xué)生調(diào)整上課地點(diǎn)，影響教學(xué)秩序。同時(shí)，每個(gè)學(xué)期的課程上課安排以及期末的考試安排中，因?yàn)榻淌业氖褂们闆r無(wú)法共享到各院系，使得課程安排和考試安排工作均需要由教務(wù)處管理員完成，不僅增加了工作人員的工作量，也增加了工作壓力，同時(shí)使得整個(gè)工作的進(jìn)度變長(zhǎng)，效率極低，浪費(fèi)有限的人力資源。

二、高校教室資源管理的解決方案

系統(tǒng)整合結(jié)構(gòu)圖如圖1所示

1.構(gòu)建教室資源管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)教室分配接口

（1）建立教室基本信息

記錄學(xué)校教室的基本信息，如座位數(shù)，可容納考試人數(shù)，是否配置多媒體設(shè)備，教室的使用權(quán)限，教室配備的其他設(shè)備信息。

（2）建立教室使用狀態(tài)信息

按照教學(xué)時(shí)間每天上午8：00-12：00，中午12：00-2：30，下午2：30-6：30，晚上7：00-10：00，每周7天，每個(gè)學(xué)期20周，每一間教室設(shè)置時(shí)間標(biāo)志，記錄是否在用，保證每個(gè)時(shí)間點(diǎn)均能有數(shù)據(jù)記載。

（3）設(shè)計(jì)教室分配接口

設(shè)計(jì)系統(tǒng)接口，使用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，為請(qǐng)求使用教室的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。系統(tǒng)根據(jù)使用時(shí)間、使用人數(shù)、設(shè)備要求等信息提供滿足條件的教室，確認(rèn)教室借出后對(duì)教室的使用狀態(tài)進(jìn)行更新。

2.整合教務(wù)管理系統(tǒng)，使用統(tǒng)一接口申請(qǐng)教室資源

教務(wù)系統(tǒng)中的排課系統(tǒng)與教室的使用密切相關(guān)，教務(wù)處排課人員或者院系的排課人員使用教務(wù)系統(tǒng)中的排課系統(tǒng)。在排課過(guò)程中，排課系統(tǒng)將課程上課的信息，如上課周數(shù)，星期幾，某幾節(jié)課程，是否單雙周上課，需要多大的教室，是否需要多媒體設(shè)備或者語(yǔ)音設(shè)備，通過(guò)教室資源系統(tǒng)的接口發(fā)送申請(qǐng)教室的請(qǐng)求，教室資源系統(tǒng)依據(jù)申請(qǐng)條件篩選滿足課程安排的教室反饋至排課系統(tǒng)，排課人員根據(jù)要求選擇教室，排課系統(tǒng)選定教室完成后，教室資源系統(tǒng)自動(dòng)記錄被選教室的使用狀態(tài)。

考試安排系統(tǒng)與排課系統(tǒng)一樣，均需要大量使用教室資源。教務(wù)處考試安排人員或者院系的考試安排人員使用教務(wù)系統(tǒng)中的考試安排系統(tǒng)，考試安排的過(guò)程與排課的過(guò)程類似，也是由考試安排系統(tǒng)向教室資源系統(tǒng)發(fā)送申請(qǐng)教室的請(qǐng)求，考試安排人員選定使用的教室后，教室資源系統(tǒng)自動(dòng)記錄被選教室的使用狀態(tài)。

3.建立教室借用系統(tǒng)與調(diào)課系統(tǒng)

為了滿足各類講座、社團(tuán)活動(dòng)能夠更方便地使用教室，需建立教室網(wǎng)上借用系統(tǒng)。在校師生使用該系統(tǒng)在網(wǎng)上自助申請(qǐng)活動(dòng)或者講座的教室，教室資源系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)定提供滿足申請(qǐng)要求的教室，申請(qǐng)人可自行選定，提交申請(qǐng)后，根據(jù)審批流程逐級(jí)審批申請(qǐng)單，審批通過(guò)后，申請(qǐng)人可直接在線查閱并使用教室，管理部門在線根據(jù)審批結(jié)果開放教室和教學(xué)設(shè)備。

任課教師由于各種原因，如生病、出差等，需要辦理調(diào)課，傳統(tǒng)的方式是填寫調(diào)課單，各院系審批，最后由教務(wù)處審批并分配教室。為了提高教學(xué)服務(wù)效率，建立網(wǎng)上調(diào)課管理系統(tǒng)供教師網(wǎng)上申請(qǐng)調(diào)課以及補(bǔ)課。提交申請(qǐng)后，根據(jù)審批流程，學(xué)院教學(xué)負(fù)責(zé)人以及教務(wù)處管理人員逐級(jí)網(wǎng)上審批，完成對(duì)教師調(diào)課的申請(qǐng)。審批通過(guò)后，調(diào)課系統(tǒng)自動(dòng)向教室資源系統(tǒng)提交調(diào)課信息，并且釋放原來(lái)已安排課程的教室的使用狀態(tài)。補(bǔ)課時(shí)，老師可以在系統(tǒng)上根據(jù)時(shí)間自行申請(qǐng)補(bǔ)課，并且申請(qǐng)教室。

4.融合各個(gè)系統(tǒng)信息資源，提供數(shù)據(jù)查詢

整合排課系統(tǒng)、考試安排系統(tǒng)、調(diào)課系統(tǒng)、教室借用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，采集教室借用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行分類，提取使用教室而舉行的各類活動(dòng)、講座信息，以及課程安排信息、教師調(diào)課信息、考試安排信息。學(xué)校師生可以通過(guò)使用PC或者智能手機(jī)在線查詢各間教室各個(gè)時(shí)間段實(shí)時(shí)的使用情況。

5.系統(tǒng)應(yīng)用擴(kuò)展性的設(shè)想

不僅教學(xué)使用的教室可以通過(guò)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)校的其他辦公場(chǎng)地、會(huì)議室也可以按照上述的方式進(jìn)行管理或者融合統(tǒng)一管理，并且可以開放符合條件的會(huì)議室供更多的師生交流學(xué)習(xí)之用，這樣更能提高學(xué)校辦公資源的利用率。

將設(shè)備的使用管理納入教室資源管理系統(tǒng)中，讓設(shè)備數(shù)據(jù)與教室管理系統(tǒng)、排課系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，可以實(shí)時(shí)向各個(gè)管理部門推送設(shè)備使用情況，讓設(shè)備維護(hù)部門能夠及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)，或者因設(shè)備故障等原因提前通知上課班級(jí)或任課教師做教學(xué)調(diào)整。

圖1 系統(tǒng)整合結(jié)構(gòu)圖

表1 各時(shí)間段各使用率的教室占有比例

上午 下午 晚上

使用率 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下

2013年 33% 50% 17% 0% 30% 70% 0% 13% 87%

2014年 38% 59% 3% 0% 34% 66% 0% 24% 76%

表2 各類活動(dòng)教室使用申請(qǐng)次數(shù)

周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 合計(jì)

2013 84 354 162 152 182 140 182 1256

2014 142 443 131 164 167 298 295 1640

三、結(jié)語(yǔ)

筆者所在的學(xué)校在使用該系統(tǒng)后，由于教室借用審批流程的精簡(jiǎn)，師生使用教室的申請(qǐng)不斷增加（表1），而且教室的使用率有所提高（表2），任何的教室申請(qǐng)流程以及使用情況均可實(shí)時(shí)查詢，審批人員的審批過(guò)程并未占用大量時(shí)間。由于教室的使用信息完全共享，每個(gè)學(xué)期在課程安排以及考試安排中，教務(wù)處人員以及院系教務(wù)員均可同時(shí)進(jìn)行，不僅減少教務(wù)處工作人員的工作量，并且加快了整個(gè)工作的進(jìn)度，大大降低手工方式產(chǎn)生的錯(cuò)誤。實(shí)時(shí)的教室使用查詢也更方便地了解各間教室的使用情況以及使用目的。完善的數(shù)據(jù)也為教務(wù)部門更好地分配教室和管理教室提供了有力的依據(jù)。管理系統(tǒng)改變了原本的管理方式，為學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)生活的開展提供了有力的保障。

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