開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理——以蘇州工業(yè)園區(qū)建屋發(fā)展集團有限公司為例

姜繼芹

（蘇州工業(yè)園區(qū)建屋發(fā)展集團有限公司，江蘇蘇州，215028）

開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理至關(guān)重要，不僅關(guān)系企業(yè)自身發(fā)展，還關(guān)系到城市建設(shè)和民生問題。本文以蘇州工業(yè)園區(qū)建屋發(fā)展集團有限公司為例，從健全檔案分類體系、完善檔案管理體制機制和規(guī)范檔案管理過程三個方面，對規(guī)范檔案管理工作進行探討。

建屋集團隸屬于新建元控股集團有限公司，是江蘇省最大的綜合性房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)之一，一直以來致力于打造優(yōu)秀的開發(fā)商企業(yè)品牌，其所涵蓋的項目范圍不僅包括新城花園、東湖大郡、中央景城等20個高檔住宅小區(qū)，還先后為園區(qū)多家世界500強企業(yè)建成近百萬平方米的廠房；在城市綜合體上，開發(fā)了建屋紫金東方、建屋樂活城等項目；在園區(qū)“二次創(chuàng)業(yè)”的號召下，建成了建屋2.5 產(chǎn)業(yè)園和建勝信息產(chǎn)業(yè)園；在養(yǎng)老體系完善上，運營了區(qū)內(nèi)首家老年公寓項目——樂齡公寓。作為業(yè)界翹楚，建屋集團在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理實踐上也不斷進行了有益探索。

一、建立完整的檔案分類體系

房地產(chǎn)企業(yè)一般具有管理密集、項目性強、時間性強等特點。開發(fā)區(qū)作為政府重點支持發(fā)展的經(jīng)濟區(qū)域，在金融財稅政策和土地政策等方面給予了大力扶持，在體制機制建設(shè)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面也更為完善。開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)企業(yè)檔案一般包括房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、建設(shè)工程檔案和使用管理檔案三大類，事實上，權(quán)屬檔案只占據(jù)一小部分，更多的是建設(shè)工程檔案和使用管理檔案。權(quán)屬檔案主要用于證明房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的去向和歸屬，具有嚴(yán)肅性和證據(jù)性；建設(shè)工程檔案主要以房地產(chǎn)項目為單位歸檔，具有科技檔案的特點，專業(yè)性較強且涉及檔案格式眾多，不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案（原生電子檔案、數(shù)字化掃描副本等）、CAD圖紙檔案、照片檔案、音像檔案等；使用管理檔案主要指企業(yè)日常事務(wù)管理中形成的檔案，包括行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)管理類、物業(yè)管理類、廣告宣傳類、法律文件等。一方面涉及部門或單位眾多，縱向上主要涉及上級檔案行政管理部門、集團子公司等，橫向上主要涉及設(shè)計單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、物業(yè)公司等；另一方面涉及檔案門類眾多，包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、合同檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、實物檔案等。

建屋集團2012年歸檔了400多卷文書檔案、800多卷基建檔案、400多卷會計檔案、100多卷專門檔案，此外還有少量的設(shè)備儀器檔案、聲像檔案和實物檔案。集中統(tǒng)一管理數(shù)量如此龐大、種類如此繁多的檔案，必然需要建立完整科學(xué)可行的檔案分類體系。建屋集團根據(jù)企業(yè)自身特點，編制了《電子文件檔案分類方案及保管期限表》并通過園區(qū)檔案館審核，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、工程技術(shù)管理類、建設(shè)檔案、業(yè)主檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、照片檔案、光盤檔案和實物檔案共11個一級類目，每一個一級類目又細分為若干二級類目，全面覆蓋了檔案形成領(lǐng)域，以此作為其部門文件材料歸檔管理的依據(jù)。管理數(shù)量最多的是城建檔案，集團檔案室特別編制了《建設(shè)項目電子檔案文件歸檔范圍和保管期限表》并通過園區(qū)檔案館審核，以規(guī)范城建檔案的管理工作。

二、健全檔案管理的機制體制

1.健全檔案管理的機制

開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)對其所形成的檔案進行一站式和一體化管理。一是集團應(yīng)逐步完善網(wǎng)上查檔和網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理的一站式體系建設(shè)；二是集團與分公司的檔案應(yīng)實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，分公司定期向集團公司檔案室移交檔案；三是集團應(yīng)對集團內(nèi)各部門所形成的檔案進行一體化管理，各業(yè)務(wù)部門定期向集團檔案室移交檔案；四是檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)文檔一體化管理。建屋集團建立了完善的檔案管理機制，集中統(tǒng)一管理集團各部門形成的文書檔案、城建檔案及其它專業(yè)檔案，集中統(tǒng)一管理現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件。

2.健全檔案管理的體制

（1）機構(gòu)設(shè)置

2007年2月，建屋集團成立了綜合性檔案室，隸屬于集團總裁辦，對各種門類和載體的檔案進行集中保存、統(tǒng)一管理和提供利用。2013年，為適應(yīng)時代發(fā)展需求，進一步規(guī)范檔案管理工作、優(yōu)化檔案服務(wù)，集團綜合性數(shù)字檔案室應(yīng)運而生。集團檔案室主要保管現(xiàn)行文件和對公司仍有利用參考價值的半現(xiàn)行文件，包括住宅、商業(yè)、酒店及公建配套等工程項目中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、電子文件等不同載體的城建檔案，以及文書、會計等專業(yè)檔案和照片、視頻、實物等載體檔案，并定期向園區(qū)檔案館移交檔案，接受其監(jiān)督指導(dǎo)。

（2）制度建立健全

根據(jù)企業(yè)自身檔案工作實際，建屋集團逐步完善了檔案全過程規(guī)范管理的制度。在紙質(zhì)檔案方面，建屋集團制定了檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定和銷毀制度等；在電子檔案方面，建屋集團制定了電子文件歸檔管理制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度、電子檔案移交接收制度、電子檔案利用制度、電子檔案鑒定制度、數(shù)據(jù)安全保密制度等，將文件資料歸檔工作納入單位規(guī)章制度中，并根據(jù)上級檔案館要求和檔案工作現(xiàn)代化管理要求及時健全和完善。

（3）人員配備和管理

建屋集團的檔案信息化工作設(shè)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，并根據(jù)檔案工作實際需求，配備了專職檔案員和兼職檔案員（集團每個業(yè)務(wù)部門配備一名兼職檔案員）。集團對檔案員實行分層管理，企業(yè)層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排檔案工作，明確崗位職責(zé)和分工，并進行年度考核；部門層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)積累文件，并對文件質(zhì)量負(fù)責(zé)；操作層檔案員負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對文件質(zhì)量負(fù)責(zé)，其中兼職檔案員負(fù)責(zé)配合專職檔案員的工作。集團領(lǐng)導(dǎo)不僅注重檔案員專業(yè)素養(yǎng)和計算機技術(shù)水平的提升，定期組織專兼職檔案員參與檔案信息化技能培訓(xùn)，不斷加強其對企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作和形成文件的了解，還重視全員檔案意識的培養(yǎng)和增強，定期組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的活動，并要求撰寫心得體會和活動小結(jié)。

（4）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在硬件建設(shè)上，建屋集團擁有獨立檔案庫房和專用辦公用房，配備了檔案柜、密集架等專業(yè)檔案裝具和檔案用品，配備了計算機、服務(wù)器、打印機、復(fù)印機、掃描儀、光盤刻錄機等檔案管理專用設(shè)備，配備了庫房溫濕度控制系統(tǒng)、安防監(jiān)控系統(tǒng)和安全設(shè)備等；在軟件建設(shè)上，建屋集團檔案系統(tǒng)采用高性能、大容量、運行穩(wěn)定的服務(wù)器操作系統(tǒng)，使用性能與擴展能力強的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，服務(wù)器安裝了具有防病毒防入侵功能的殺毒軟件和硬件防火墻，配備了具備對檔案目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的采集、加工、管理和利用等基本功能的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)；在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，建屋集團采用園區(qū)檔案館虛擬網(wǎng)絡(luò)，并通過紀(jì)要通道方式連通電子政務(wù)網(wǎng)與同級數(shù)字檔案館，實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享。

三、規(guī)范檔案收集、保管和利用過程

（1）規(guī)范檔案收集

建屋集團檔案室加強對文件資料，特別是電子文件歸檔的日常監(jiān)督與指導(dǎo)，按照歸檔文件整理規(guī)則結(jié)合集團實際情況，詳細界定電子文件資料歸檔范圍和保管期限，通過多種渠道對具有保存價值的電子文件及時歸檔，且歸檔的電子文件應(yīng)符合國家和省市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。值得一提的是，2014年園區(qū)檔案館向各局辦提供的“虛擬檔案室系統(tǒng)”完成了與“園區(qū)管委會OA系統(tǒng)”的對接，自2014年1月1日起，各局辦文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作通過OA 系統(tǒng)和虛擬檔案室的管理模式來完成。因此，企業(yè)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)也應(yīng)加快與企業(yè)OA 系統(tǒng)的無縫連接，實現(xiàn)文檔一體化管理，成為檔案形成收集的主要平臺。

（2）規(guī)范檔案保管

建屋集團注重對電子檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲，一方面采用先進技術(shù)實現(xiàn)檔案室的物理隔離，即內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)隔離，另一方面嚴(yán)格遵守《園區(qū)文書檔案歸檔文件數(shù)字化要求和步驟》，使得存儲的電子檔案管理軟件、文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、電子文件格式、電子文件載體檔號、電子文件命名和紙質(zhì)文件掃描符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；注重建立電子檔案安全保管和備份制度，一方面注重數(shù)據(jù)安全的保密，如采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)安全措施、妥善保管并定期更改檔案室系統(tǒng)賬號密碼、設(shè)置檔案條目和全文的網(wǎng)上查詢利用級別、設(shè)置用戶網(wǎng)上查閱權(quán)限、嚴(yán)禁涉密檔案的網(wǎng)上查詢、與檔案人員簽署檔案保密協(xié)議等，另一方面注重電子檔案的安全備份，如定期將已規(guī)范命名的電子文件歸檔保存在高質(zhì)量的光盤或磁盤中，制作3套拷貝，一套封存保管、一套專供查詢使用、一套移交給園區(qū)檔案館保管，同時將電子文件拷貝至批量掛接時設(shè)置的目錄文件夾內(nèi)以供利用，并加強相應(yīng)技術(shù)保護，建屋集團所有電子檔案數(shù)據(jù)采用蘇州工業(yè)園區(qū)檔案中心網(wǎng)絡(luò)在線備份方式，本地存儲、移動硬盤、光盤共3套保存，對于屬國家、集體秘密的電子檔案，采用市委保密局配發(fā)的專用保密存儲介質(zhì)——保密U盤保存；注重定期檢測和維護檔案系統(tǒng)與電子檔案信息，并采取相應(yīng)措施保證數(shù)據(jù)有效性。

（3）規(guī)范檔案利用

企業(yè)檔案提供利用服務(wù)的方式主要分為包括檔案閱覽、檔案外借、檔案復(fù)制、檔案展覽等在內(nèi)的基礎(chǔ)型服務(wù)和包括檢索、編研、咨詢、定題等在內(nèi)的情報型服務(wù)。建屋集團一方面建立了檔案借閱利用效果臺賬，通過檔案利用效果登記表詳細登記紙質(zhì)檔案的借閱信息，通過虛擬檔案室系統(tǒng)詳細登記電子文件的借閱條目。另一方面還注重對電子檔案的信息加工，一是編制了集團公司大事記、集團公司基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、集團公司機構(gòu)沿革匯編、集團公司檔案利用成果匯編、集團公司發(fā)文匯編等編研材料；二是建立了符合標(biāo)準(zhǔn)的室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫（其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化后與目錄數(shù)據(jù)庫進行有效掛接）、媒體數(shù)據(jù)庫（包括音頻視頻檔案數(shù)據(jù)庫和照片檔案數(shù)據(jù)庫）和專題數(shù)據(jù)庫（包括文書檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、特載檔案數(shù)據(jù)庫和專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫等），以實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效檢索，從而使得集團和分公司之間的數(shù)字檔案資源實現(xiàn)跨區(qū)域共享。

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