報(bào)表軟件生成檔案管理臺(tái)賬的方法

金 鳳

（泰州市黨史方志檔案辦公室，江蘇泰州，225300）

一、問題背景

在檔案管理過程中，為了確保館藏檔案的有效管理，經(jīng)常需要生成各種各樣的統(tǒng)計(jì)表。然而，館藏?cái)?shù)據(jù)的不斷增加以及客觀上統(tǒng)計(jì)格式要求的多變，造成純手工統(tǒng)計(jì)方式以及簡單數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)方式效率嚴(yán)重低下。特別是要分全宗統(tǒng)計(jì)的臺(tái)賬資料，如案卷目錄標(biāo)簽、案卷目錄統(tǒng)計(jì)表、館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表以及館藏所有全宗卷內(nèi)相關(guān)表格的統(tǒng)計(jì)制作等。這類統(tǒng)計(jì)表共同的特點(diǎn)是一個(gè)全宗需要制作一張表。由于綜合檔案館全宗數(shù)量多，這項(xiàng)工作需要很大的工作量，極其消耗時(shí)間和精力。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出錯(cuò)，則需要花費(fèi)很長的時(shí)間來修改前后累計(jì)數(shù)，給工作增加了很多麻煩。

二、設(shè)想思路

能否利用已有的數(shù)據(jù)庫資源，達(dá)到一次性生成所有報(bào)表的目的，從而減少工作量？優(yōu)化設(shè)想如圖1，將需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)抽象為數(shù)據(jù)集，將統(tǒng)計(jì)的過程抽象為報(bào)表模板，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果抽象為目標(biāo)報(bào)表，那么我們每做一次報(bào)表的過程就是做好報(bào)表模板，需要統(tǒng)計(jì)不同的臺(tái)賬資料時(shí)，只需修改數(shù)據(jù)集，就能一下生成不同的報(bào)表。

在此過程中，我們需要借助于一個(gè)報(bào)表設(shè)計(jì)模板，即報(bào)表軟件。報(bào)表軟件在統(tǒng)計(jì)分析領(lǐng)域廣泛運(yùn)用，但在檔案界似乎用得不多。目前已有的報(bào)表軟件的種類很多，有FineReport 模板設(shè)計(jì)器、華表模板設(shè)計(jì)器、MyExcel和cognos 等，在這里不再贅述。這類軟件共同的特點(diǎn)是采用分層思想，數(shù)據(jù)源與模板設(shè)計(jì)分開。

三、方法介紹

下面我們以FineReport模板設(shè)計(jì)器為例，詳細(xì)介紹一種基于報(bào)表軟件生成《館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》的方法。該方法可以基于數(shù)據(jù)庫一次性生成所需報(bào)表，大大提高工作效率。

圖1 優(yōu)化設(shè)計(jì)思路

表1 館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式

從表1可以看出，《館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》是一個(gè)分全宗統(tǒng)計(jì)的報(bào)表，也就是說，一個(gè)全宗需要一張表。同一全宗內(nèi)需要按年代和保管期限分別統(tǒng)計(jì)案卷數(shù)量。通常制作這類表格的做法是先設(shè)計(jì)好表的格式，然后再利用數(shù)據(jù)查詢語句，一個(gè)全宗一個(gè)全宗地填寫相關(guān)數(shù)據(jù)。以泰州市檔案館為例，共有館藏檔案309 個(gè)全宗，這也就是說即使復(fù)制粘貼，也要操作309次，再加上數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和填寫，查詢語句的修改等等，這項(xiàng)工作一般都要花費(fèi)一個(gè)月甚至幾個(gè)月才能完成。

其實(shí)，通過觀察不難發(fā)現(xiàn)，整個(gè)報(bào)表是基于兩個(gè)數(shù)據(jù)源。一個(gè)是館藏案卷級(jí)目錄，另一個(gè)是全宗名冊。表中的全宗號(hào)、年代以及本年的卷冊數(shù)可從館藏案卷級(jí)目錄中獲取，而全宗名稱則來源于全宗名冊。

所有的數(shù)據(jù)源都找到后，我們可以借助于FineReport 模板設(shè)計(jì)器，將整個(gè)設(shè)計(jì)過程分為四步操作，見圖2。

1.導(dǎo)入數(shù)據(jù)

源數(shù)據(jù)，指需要分析統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，格式可以是文本、數(shù)據(jù)庫、XML、EXCEL 等各種格式的數(shù)據(jù)文件。源數(shù)據(jù)往往不是可以直接使用的數(shù)據(jù)，有時(shí)需要經(jīng)過抽取、傳輸、轉(zhuǎn)換和加載。數(shù)據(jù)導(dǎo)入體系結(jié)構(gòu)提供對(duì)數(shù)據(jù)的流動(dòng)和控制的程序及服務(wù)，從而將數(shù)據(jù)裝載進(jìn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫。

本例中所用到的源數(shù)據(jù)為館藏案卷級(jí)目錄和全宗名冊，格式分別是DBF 和EXCEL 格式。采用工具抽取到Access 數(shù)據(jù)庫中，將數(shù)據(jù)歸集到數(shù)據(jù)集市，方便以后的統(tǒng)計(jì)和分析，一次操作，以后就不需要重復(fù)處理數(shù)據(jù)，分析和查看就可不關(guān)心底層數(shù)據(jù)情況；生成不同的數(shù)據(jù)報(bào)表時(shí)，就可以不關(guān)心后面的操作，直接修改數(shù)據(jù)集。

圖2 報(bào)表設(shè)計(jì)過程

圖3 定義數(shù)據(jù)集

2.設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)集

各種各樣的數(shù)據(jù)集中到數(shù)據(jù)庫中，如果只是用簡單的數(shù)據(jù)庫查詢語句來生成報(bào)表，只能生成一些簡單的報(bào)表，且不能重復(fù)使用，每次重新查詢，都要重新寫語句，格式變化也要進(jìn)行較大的修改。現(xiàn)在我們的目標(biāo)是一次設(shè)計(jì)，以后不再設(shè)計(jì)查詢語句，這需要建立報(bào)表軟件與數(shù)據(jù)庫的鏈接。首先定義數(shù)據(jù)庫的鏈接，數(shù)據(jù)庫選擇Access，驅(qū)動(dòng)器選擇，sun.jdbc.odbc.JdbcOdbcDriverURL，URL 指向數(shù)據(jù)源的MDB 文件。定義數(shù)據(jù)集的操作如圖3。

生成的《館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》需要使用兩個(gè)數(shù)據(jù)集：館藏案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)集和全宗名冊數(shù)據(jù)集。分別設(shè)計(jì)SQL語句如下：

館藏案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)集：

SELECT A.全宗號(hào),A.保管期限,A.歸檔年代

count(A.案卷號(hào))as 案卷數(shù)

FROM［館藏案卷級(jí)目錄］A

group by A.全宗號(hào),A.終止日期,A.保管期限

order by A.全宗號(hào),A.終止日期

全宗名冊數(shù)據(jù)集：

SELECT*FROM［全宗名冊］

3.設(shè)計(jì)報(bào)表模板

根據(jù)模板數(shù)據(jù)集，結(jié)合館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式，設(shè)計(jì)報(bào)表模板。

其中全宗號(hào)，縱向擴(kuò)展，來自于館藏案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)集的全宗號(hào)；全宗名稱來自于全宗名冊數(shù)據(jù)集的字段3，依賴于全宗號(hào)，并設(shè)置過濾館藏案卷級(jí)目錄的全宗號(hào)等于全宗名冊的字段2；同一全宗號(hào)中的檔案按年代匯總，年代縱向擴(kuò)展，來自于館藏案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)集的歸檔年代；永久本年卷冊設(shè)置為依賴于歸檔年，分組匯總求和館藏案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)集的案卷數(shù)，過濾篩選數(shù)據(jù)集保管期限=“永久”，累計(jì)設(shè)置公式：=G6［A6:-1］+ F6，即擴(kuò)展的上一行的永久累計(jì)加本行的永久本年；下面長期和短期的做法類似于永久。合計(jì)即永久+長期+短期，合計(jì)本年的公式為：=F6+J6+N6，累計(jì)的公式為：=G6+K6+O6。

4.生成目標(biāo)報(bào)表

模板數(shù)據(jù)集和報(bào)表模板設(shè)計(jì)好以后，就可以使用設(shè)計(jì)器預(yù)覽，修改格式，最終導(dǎo)出成需要的格式，可以是EXCEL、WORD 和PDF格式，還可以設(shè)置成需要打印的格式。每個(gè)全宗擴(kuò)展，同一全宗中，按年代分永、長、短三類分組匯總卷冊數(shù)，并累計(jì)，如表2展示。

表2 館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表

四、總結(jié)推廣

該方法最大的優(yōu)點(diǎn)是簡單高效，最顯著的特點(diǎn)是能一次性生成多張報(bào)表，最重要的工具是報(bào)表軟件。使用該方法制作的報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，格式統(tǒng)一，一次操作以后直接使用，大大提高了館藏檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的效率。該方法能避繁就簡，將檔案管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)中解脫出來，在制作檔案管理各種臺(tái)賬的過程中可以得到廣泛運(yùn)用。