信息化背景下高校兼職檔案員培訓工作探析

付玲

摘要：文章從高校兼職檔案員培訓工作的主要特點入手，分析了培訓工作存在的主要問題、原因及信息化背景下面臨的機遇，提出要在進行有針對性地分組培訓基礎上，完善傳統(tǒng)的面授培訓，搭建空中課堂進行網(wǎng)絡自學，充分利用即時培訓，并將培訓與考核、反饋相結(jié)合等對策建議。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;兼職檔案員;培訓

中圖分類號：G640文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2015）03-0298-01

高校兼職檔案員負責高校各部門待歸檔文件材料的收集、整理、立卷、移交等，為高校檔案館提供最基本的檔案資源，對保證檔案的完整性、系統(tǒng)性具有決定作用。信息化背景下，如何加強這支隊伍的培訓工作，直接關(guān)乎高校檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學化能否實現(xiàn)。

1、高校兼職檔案員培訓工作特點

高校兼職檔案員的培訓主要由各高校根據(jù)本單位實際情況自行開展，與檔案專業(yè)培訓比較具有如下特點：

第一，從培訓目標看，高校兼職檔案員培訓是為了兼職檔案員的業(yè)務行為規(guī)范、準確，從而提高工作效率，減少工作失誤。

第二，從培訓對象看，高校兼職檔案員具有自己的本職工作，一般都未受過檔案專業(yè)方面的教育。

第三，從培訓內(nèi)容看，兼職檔案員的培訓內(nèi)容相對淺顯且單一，側(cè)重于基本理論的介紹、檔案業(yè)務工作方法與技術(shù)的傳授，主要圍繞如何進行整理、組卷等實際操作展開，起點較低，課程內(nèi)容基本屬于入門培訓或初級業(yè)務培訓。

第四，從培訓師資看，兼職檔案員的培訓一般由檔案部門負責人或檔案員來講授，很少外請檔案專業(yè)教師，因而崗位培訓師資力量薄弱。

2、高校兼職檔案員培訓工作存在的問題

當前，各高校兼職檔案員培訓工作主要存在以下幾方面問題：第一，培訓時間較少。高校一般都在每年春季組織全校兼職檔案員開展一次集中培訓，時間不超過半天。第二，培訓內(nèi)容陳舊。由于歸檔工作的核心內(nèi)容比較穩(wěn)定，因此每年培訓都圍繞歸檔的基本理論、歸檔環(huán)節(jié)、歸檔要求等展開。內(nèi)容陳舊，年復一年，少有變化。第三，培訓形式單一。高校兼職檔案員培訓大都采取集中講授形式，互動較少，效果不佳。第四，培訓缺少反饋。高校兼職檔案員培訓流于形式，曲終人散。兼職檔案員吸收多少知識不清，講授人員授課存在什么問題不明。第五，培訓成果難以鞏固。兼職檔案員隊伍變換頻繁。面對新的兼職檔案員隊伍，培訓只能從頭開展。

3、信息化背景下高校兼職檔案員培訓工作面臨的機遇

雖然高校兼職檔案員培訓工作存在諸多問題，但計算機、網(wǎng)絡等信息化技術(shù)和工具的普及，為高校兼職檔案員的培訓工作帶來了前所未有的機遇與便利。

第一，現(xiàn)代化辦公條件為檔案業(yè)務培訓時間、場域、方式和手段帶來了諸多便利。電腦、投影儀、網(wǎng)絡的普遍使用，使培訓更便捷、生動，大大增強了培訓的效果。更可以將需要實際操作的培訓安排在機房，兼職檔案員可以在培訓現(xiàn)場對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有直觀快捷的認識并實地操作，真正實現(xiàn)了即學即用。

第二，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的使用使歸檔與培訓工作實現(xiàn)了協(xié)同推進。高校紛紛研發(fā)使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，兼職檔案員只能提高自身的歸檔能力和素質(zhì)，獨立組卷，最終完成歸檔工作。而且專職檔案員在審查檔案過程中提出的反饋信息也提高了兼職檔案員的歸檔能力和素質(zhì)。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用本身也是對兼職檔案員的一種成效顯著的培訓。

第三，移動互聯(lián)網(wǎng)為日常培訓中專兼職檔案員的互動搭建了良好的溝通平臺。專兼職檔案員可以通過電腦、手機中的QQ群、微信群等現(xiàn)代化、高效率的即時通訊。而且這種多點通訊有利于兼職檔案員之間相互啟發(fā)與影響，對培訓起到了事半功倍的效果。

4、信息化背景下加強高校兼職檔案員培訓工作的對策建議

高校檔案館在信息化背景下，更應積極應對，做好兼職檔案員培訓，提高培訓效果。

第一，做好兼職檔案員分組工作。由于兼職檔案員隊伍構(gòu)成復雜，為了增加培訓效果，提高培訓效率，有必要對兼職檔案員進行分組。從未進行過歸檔的兼職檔案員自然分成一組，這里稱作新組。將有歸檔經(jīng)歷和一定的歸檔知識但還不能很好完成歸檔工作的兼職檔案員分成一組，這里稱作老組。

第二，完善傳統(tǒng)的面授培訓。培訓工作主要包括需求分析、編制培訓課程、實施培訓等。首先，做好需求分析。培訓需求分析要注意解決實際問題，切莫搞成理論知識普及。老組的需求分析要做到實處，通過自我測評、問卷調(diào)查或日常溝通，摸清兼職檔案員具備的歸檔能力，總結(jié)提煉歸檔工作中存在的主要問題，進行需求分析。其次，制作培訓教材。教材要具有即學即用特點，注重實際應用性，以問題為中心進行設計。根據(jù)新組、老組的區(qū)別，設計不同的培訓教材。最后，完善培訓安排。這里包括培訓時間、場地、類型等。培訓時間由原來的每年半天按需要增加，以達到預期效果。注意培訓場合的選擇。

第三，搭建空中課堂進行網(wǎng)絡自學。針對檔案人員文化程度高、中青年人員多等情況，充分發(fā)揮網(wǎng)上培訓覆蓋面廣、共享性好、靈活性強等優(yōu)勢，在檔案信息網(wǎng)上開辟學習園地進行自學，內(nèi)容包括歸檔指南、系統(tǒng)操作指南、常見錯誤分析等。兼職檔案員可以根據(jù)需要自行學習，提升兼職檔案員業(yè)務能力。

第四，利用現(xiàn)代通訊工具開展即時培訓。創(chuàng)新開展新媒體培訓途徑，通過郵件、qq群、微信群等新媒體增加在線溝通，充分利用在線培訓的便捷，對兼職檔案員的業(yè)務進行指導，又對其消極的歸檔心態(tài)進行紓解，幫助其解決困難，這必將對歸檔工作及培訓心理起到積極作用。

第五，增加培訓評估和意見反饋環(huán)節(jié)。增加培訓評估和意見反饋環(huán)節(jié)。對于傳統(tǒng)培訓，以考促學，嚴肅培訓紀律，增加現(xiàn)場考核。同時受訓人員在線或培訓后填寫培訓反饋表。授課人員根據(jù)反饋不斷改善培訓工作。

（作者單位：大連海事大學檔案館）

參考文獻：

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